在gmail中使用邮件模板功能

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写在前面

gmail没有邮件模板的功能,虽然有一个类似的功能可以达到模板的效果,但是在gmail的帮助文档里面并没有提及,所以才有了这篇文章。

问题复现

工作中经常有些格式固定,内容相似的邮件是需要重复发送的,比如日报周报之类的。对于这种情况我们一般会很容易想到用邮件模板来避免复制粘贴,但是对于gmail来说,很遗憾不支持邮件模板功能,那怎么办呢?别急,方法总是有的。

问题解决

普通方案

在gmail中虽然没有邮件模板功能,但是有一个与之类似的功能,叫:预设回复。这个功能的描述是这样的:

预设回复(模板)
使用写邮件工具栏中的按钮存储常用邮件以创建回复模板。您也可以使用过滤器自动发送回复模板。

恩,如此看来,这个功能可以作为邮件模板来使用,那我们来看看怎么用。

step 0 开启预设回复(模板)功能

设置 -> 高级 -> 预设回复(模板)-> 启用

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step 1 创建模板

写邮件 -> 更多选项(右下角的三个点) -> 预设的电子邮件回复 -> 新建预设的电子邮件回复(保存项下的) -> 输入模板名

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step 2 使用模板

写邮件 -> 更多选项(右下角的三个点) -> 预设的电子邮件回复 -> 点击模板名字(插入项下的)

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step 3 管理模板

gamil的模板管理很不友好,没有专门的界面管理模板,只有在预设的电子邮件回复选项下有插入保存删除三个功能。

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  • 插入就是往邮件体内应用模板
  • 保存可以新建模板也可以覆盖原有的模板
  • 删除可以删除模板(废话)

如此,问题得到解决。但是我们还有另一种解决方案。

极客方案

问题的解决方法往往不止一个,我们还可以辅以chrome插件来解决这个问题。最终可以实现类似在sublime中插入code snippet那么方便的操作:按个快捷键就能插入模板,甚至是带有变量的模板
我们用到的插件叫做:Gorgias Templates 使用文档

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插件的基本用法就不多说了,这个上手很容易,值得一提的是他对邮件模板的拓展和模板变量的使用。

邮件模板拓展

普通方案中我们的邮件模板只是把邮件体和主题做成了模板,并不包含收件人信息,而通过这个插件,我们可以把邮件主题收件人甚至抄送密送都在模板中设置好,这点不可谓不方便。
方法是在新建模板的时候点击Show more fields来展开更多项,进行配置。

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模板变量

模板变量,有点模板引擎的感觉,通过模板变量可以使我们的模板(包括收件人、主题等)更加灵活简单。

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目前支持的变量有:

  • 邮件主题(subject)
  • 收件人(to)
  • 发件人(from)
  • 抄送(cc)
  • 密送(bcc)
  • 日期(date)日期格式化支持momentjs传参
  • 随机项 (choice)
  • 邮件域名(domain)

通过这插件我们基本可以实现这样的一个模板:

  • 收件人固定
  • 主题带有动态日期
  • 邮件内容固定

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而整个过程中我们要做的就是配好模板,在使用地方按下快捷键,操作就是这么流畅。

总结

极客方案虽酷,但是也不是没有缺点,我们来对比一下两种方案。

方案 邮件体 + 主题模板 收件人 + 抄送 + 密送模板 变量模板 同步
普通方案 支持 不支持 不支持 免费
极客方案 支持 支持 支持 付费
*极客方案中提到的这个插件导出模板免费,但是导入需要付费,这操作真是6啊

所以,其中利弊各自权衡吧。
[完]


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enjo · 3月29日

很好! 自从使用了模板发邮件快的飞起~ 感谢博主的分享😎

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