企业为什么需要一套采购管理系统?

对于生产制造等类型的企业,如批发业,仓储业,零售业,电脑及配件,需要管理的设备种类比较繁杂,在传统的管理模式中,商品、设备采购,大部分的数据采集都是由专门的员工负责数据的收集整理及记录,采购人不是在采购上,就是在去采购的路上。这种模式效率往往比较低,容易出错,不利于管理人查阅分析数据。

传统采购中,采购团队需要打电话、接发邮件来执行采购工作,一边接收各个工厂车间需求人员的邮件、电话提报的采购需求,一边是进行供应商筛选、询比价,挑选到合适的供应商,打电话向供应商下单,下完单之后还要应付采购需求的追单,到货时间、对账等等,及其依赖人工。

传统采购的不利


所有采购信息由员工记录,如果是多个采购人员,这种方式采购信息不集中,效率低,容易出错,不便于企业管理人查阅分析和管理采购信息,及时做出调整;采购信息可能会涉及多个部门,各部门的采购信息零散,信息不集中,采购灵活度不够;采购数据分散在各个系统里,需要人工导出整理统计,既麻烦又不利于领导查询与决策等。

采购管理是如何解决以上问题的?


员工通过采购管理系统可以随时随地在线录入供应商信息,可提交采购申请,管理人可对各个部门的采购申请进行审核,给出指导意见。

采购数据关联采购订单,可对采购订单全盘审查,各项数据进行汇总,集中处理。

自动统计应付待付金额,避免员工统计的失误,所有的付款记录都会被系统记录下来。

企业应用采购管理系统的作用


提升采购人员的工作效率,对采购管理起到监督和控制的作用,推动企业实现降本增效,降低合规风险,企业可以根据采购数据,进行已销订购,从而提高库存周转率。自动生成采购及采购订单报表,对款项和返点等数据进行精准记录,能实时跟踪到采购历史,为将来的采购工作提供价格依据。

采购管理人仍然是需要考虑采购时间,数量,流程,供应商质量,员工需求等等一系列问题,如果想顺利完成采购工作,采购体系人员自身也要要苦练内功,踏实提升专业技能,开拓视野,不断提升战略洞察能力和管理能力。

而企业也应该积极促进企业采购管理向数字化转型,以数字化、流程化的采购管理提高工作效率,节省时间、金钱和人力成本。

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