背景

随着公司业务的快速发展,以及业务线的快速扩张,项目不仅多同时也越来越复杂,且还有较多项目涉及到跨团队跨域协作。在此大前提下,技术层定期统一组织业务类立项宣讲筹备会,以便做好资源冲突的规避,同步资源信息和项目信息,确保项目按计划及时完成交付。

创业公司常遇问题

大部分创业公司在快速成长中都会遇到一些问题,如项目的资源分配、信息对齐、项目管理 都遇到不同程度的问题。具体痛点可分为:

1)项目涉及跨域,信息不对齐。对于部分项目涉及跨域,但各域之间的沟通较少,对于项目的信息,各方都理解不一致,比如优先级、计划时间、产品方案、技术方案 等,这些情况都不利项目推进

2)需求还是项目无法确认,以及优先级问题。因没有统一的业务立项会与流程,而是各域各自域内确认是项目还需求,但由于各域情况不同,对于项目的认定标准也在较大差异,出现在 A 域 按项目进行,在 B 域按迭代需求走的情况,故而优先级也较难统一,无法进行项目排期

3)项目资源无法确保,影响项目计划。因对项目的信息不对齐,加之优先级问题,使得项目资源较难确保

4)各块牵头人不明确,项目推进困难。由于没有统一立项与流程,且各域对项目标准不互通,使用项目较难确定如 业务负责对接人,产品负责对接人,技术负责对接人。故在遇到问题时,往往会出现无法牵头处理,或 到了谁最痛谁为处理的情况

解决思路

为解决以上问题,由技术部统一牵头定期组织 独立项目筹备宣讲会,并制定宣讲会流程,在全域推广运行。

独立项目宣讲筹备会:由于技术部牵头,业务/产品 自主填报 待立项信息,并参加每周两一次集中的项目立项宣讲会。目的是希望通过规范、集中 的对于项目 背景、收益、方案 等相关信息的介绍,以便来确认是否可以立项通过,并按项目来进行推进。

接下来将具体介绍立项标准、会议流程 相关信息:

1)立项标准

由于各域情况不同,无法确认一个统一的立项标准,将会由各域 根据各自发展情况与特点确定立项的基线和标准,达到业务迭代和项目之间的平衡。确认后,将在全司各域宣传,以便各方都对各域立项的标准进行了解。

如 A 域立项标准:

情况一:业务提报的需求或项目,满足以下任意两个条件,即可申报独立项目

  • 新业务模式或新功能
  • 跨业务线数量≥2 条
  • 投入资源预估≥150 人日

情况二:进入交易版本排期的需求,满足以下任意两个条件,可转申请独立项目

  • 跨版本数量≥3 个
  • 跨业务线数量≥2 条
  • 投入资源预估≥150 人日

“跨业务线”说明

  • 如:A 域、B 域、C 域,即为“跨业务线”
  • A 域 a 线、A 域 b 线、A 域 c 线,即为“同业务线”(A 域业务线)

B 域立项标准:

  • 对方案完整性要求较高(即不适合放在迭代中进行跨版本拆分)
  • 研发工作量预估超过 100 人日,相关方涉及 3 个以上业务域

综合来看各域立项标准主要围绕:工作量较大、是否跨外域、是否 0-1 功能、是否明确的高收益四个方面进行设置。

2)确认各对应负责人

针对项目中主要三方负责人(业务方、产品方、技术方)需要在项目发起时逐层进行确认,即发起时,先确认业务方负责人,再由业务负责人联系产品侧进行产品对接负责的确认。立项通过后,技术承接方需要安排对应的技术负责来推进项目技术侧相关事宜。

三方负责人主要工作内容:

业务方负责人 :需要在业务层做好项目信息对齐,如跨域 ,需要牵头以项目完整性为目标进行业务层信息处理与对齐。

产品方负责人: 需要在产品层做好项目的产品方案对齐与输入,如产品方案有问题,需要主动牵头来推动与跟进处理,以确认产品方案按时按质交付。

技术方负责人 :需要以项目为维度进行技术侧事宜推进与对齐确认,确保项目按计划要求高质量交付。

总体来看,需要各负责人以项目为维度打破各自边界,来对项目进行推进并按计划节奏高质量交付项目。

3)由项目宣讲人对前期信息做对齐

项目宣讲人可以是业务或产品或技术。项目宣讲人,需要对于立项前信息进行收集对齐确认。项目信息如项目背景、目标、MRD 待相关信息。

4)项目宣讲人进 独立项目筹备宣讲表 按表格信息进行登记

收集好信息,按独立项目筹备宣讲会 要求进行登记,必填写项为:项目名称、项目背景与目标、项目价值、业务域、发起人、宣讲人、MRD、产品:

5)组织  独立项目筹备宣会

  • 会议周期情况,会议每两周组织一次,需要提前公示在 登记中,并通过邮件群发各方。

  • 会议组织者(PMO)会根据项目周期时间要求及 独立项目筹备宣讲表登记 信息组织会议
  • 参会人员,CTO、项目宣讲人、涉及业务域技术负责人,其他可选人员为发起人、产品、业务
  • 创建立项通知群,即将各宣讲人拉群,对项目相关流程与注意事宜进行同步

  • 转发会议给到宣讲人及对应业务域技术负责人
  • 确认立项登记信息是否齐全或有误,对于登记信息进行必填项检查,并将 MRD 转发给对应业务域 技术负责人进行确认是否有问题。为提高会议效率 需要根据各 MRD 内容多少,给到预估宣讲时长,宣讲时长需要控制在 3-5 分钟
  • 会议进行时,按各项目登记顺序,以及预估宣讲时长进行逐个宣讲

6)同步  独立项目筹备宣会结果

宣讲会完成后,组织者需要登记各项目宣讲情况及结果,并通过邮件、飞书群通过各方。

总结

通过规范立项流程与统一安排立项会,有效避免各方因信息不对齐或优化级或无法跟进等相关问题,进一步提升项目交付效率与质量。

通过立项标准建立,让各域都清楚与明确哪些需要立项,哪些不用立项。

通过立项流程的统一,让各域更清晰知道如何进行立项,以及立项需要哪些信息,而不是之前各立项内容都不一致而引起的歧义。

通过各方负责人制度,明确各负责人对应职责,使得项目问题有人推进,过程有人跟踪。

通过以上方案的落实,可以更好的确保项目高质量及时交付。


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