一份让你效率翻倍的年终总结

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回顾 2019

韶光易逝,岁月难追,一转眼 2019 就匆匆的画下了句号。

上半年在北京上海来回中来回漂泊度过,见过凌晨六点的北京,也见过午夜一点的上海,不止一次的一日辗转两千公里,早上五点从家出发去机场,晚上十二点到达高铁站然后打车回家。

匆匆的从魔都赶回家,差点没有赶上高铁,幸好遇到了老司机

出差仍然不忘记在酒店熬夜写文

从前东家离职后发出的感慨,庆幸历尽山河,仍觉人间值得。

下半年的第一天离开了家乡,来到了广东。

今年是认知提升的一年,离开了一个熟悉的地方,注定会带来一些全新的体验,技术栈获得了一些更新,比如,Skywalking,云原生,vert.x,收获良多,这些我都会在博客中一一去写出来给大家伙分享。

但是我觉得今年给我带来的最大改变并非技术上的某项具体的技能,而是一个不仅程序员可以用到,其他职业都可以用到的一项使自己 work life balance 的技能——GTD

也许你知道怎么改变世界,却不知道一个下雨的下午该做些什么?

程序员 GTD 的道与术

说来惭愧,下半年的重心基本上都集中到了这个上面,《搞定(一)》,《搞定(二)》,《搞定(三)》阅读了三遍以上,以及参考了网上一些 GTD 的资料,加上自己的不断实践和改善,配合着一些现代化的工具总算是摸索出一套自己的使用模式。虽然消耗了大量的精力和时间,但是我觉得对于我未来的改变是十分巨大的。

工具准备(非广告)

  • 滴答清单
  • 印象笔记(有道云笔记,Onenote也可)

为什么会选择这两个工具呢,原因比较简单,在设备的兼容性和同步上来说,这两个软件是我用过的软件中做的最好的两个了~

概念了解

  • GTD:GTD 这个名称于《搞定》一书的原名简写《Get Things Done》,它确切的来说是一种行为管理的方法
  • GTD 的原理简述:大脑是用来思考如何做事情的,不是用来记事情的,脑容量是有限的,人的精力也是有限的,记得太多,就会做的太少。所以我们需要塑造一个第二大脑去帮助我们去记住我们需要做的事情,我们要做的是去完全相信我们的第二大脑,然后找出一个事情,并完成它(Get Things Done)。

Collect(收集)

GTD 的第一步是收集我们所有杂乱的现实事务和盘旋在我们脑海中的想法到 Inbox,作为游戏玩家,我更喜欢称之为「仓库」,遇到的所有的事情都集中到这个「仓库」中来。

这一步的关键是:一定要清空!清空!清空!你必须完全相信你的系统,它才会有价值(记住这句话,后面会经常出现)

作为一个程序员,我是怎么做的呢?

  1. 收拾办公桌上的无用的东西(虽然一般情况下,桌面上没有什么无用的东西),然后把抽屉中的统统拿出来,放到一个大盒子中(某宝上很多,也很便宜),我一般用的是租的公寓里面给的一个放衣服的篓子,把东西一股脑的丢进去的感觉真的很爽,试过一次你就会爱上这个感觉~(看过《断舍离》应该不会陌生这一块儿)

  2. 现实世界的收拾干净以后,下面就是虚拟世界的了,作为程序员,我一般会去禅道/jira,邮箱,Confluence/Git,钉钉,微信,短信等通信协同工具中去收集一些未完成的事项,然后顺手把电脑和手机上不经常用的软件删掉,存在价值的东西就把位置记录好,写入到滴答清单中的收集箱(不能改名字,可恶!

这里要表扬一下滴答清单的收集的便利性,简洁的 UI和一些很走心的小功能,比如 Siri 快速添加任务,自动识别输入的日期,重复任务可以选择农历(这个用来记录亲人的生日真的超赞)

  1. 第三步是清理大脑中的一些事情,我一般会制作一个提醒清单作为滴答清单的目录项,每次收集的时候都会按照这个去捋一遍,这里我是把日常事务分成了四种:工作生活个人技术(这里由于保持对技术的热爱,把技术单独分出了一类,用来整理自己的不足和要学习的技术)

    工作:我分成了业务需求,技术研究,项目管理,其他四个类别

    生活:我分为了娱乐,健身,日常,旅行,家庭,假期五个类别

    技术:这个的话就不再细聊了,这个针对性比较强 ~ 每个人都会有自己的理解

    个人:主要分为了学历,博客,英语,认知四个类别~

    我通过对这些类别下的东西进行回想和收集到滴答清单,可以让自己的大脑保持一个空空如也的状态。

第一步收集到「仓库」的步骤到这里就告一段落了,切记以下几点建议:

  1. 一定不要觉得事情小,就把这件事情放到脑子里面,你 必须 完全 相信 你的 第二大脑(请一字一句的读这句话三遍!!!),做一件事情之前不要去你的大脑中去找,而是要去你的第二大脑中去找。
  2. 不要在收集的时候尝试去完成这些事情,这是血的教训!!!如果你在收集的时候尝试去完成这些事情,你一定会慢慢的偏离原有的方向,打乱收集的节奏是非常致命的!!!

Process(明确意义)

第二步 GTD 通常被叫做处理,我更喜欢叫这一步为:「问自己」,当我们看到「仓库」中密密麻麻的材料的时候,肯定觉得头皮发麻,发麻很简单,快刀斩乱麻!

  • 第一步很简单,问自己第一个问题:这是什么?对我有什么意义?这里需要有一个思考的过程,要去思考这件事对于我们的意义,然后把意义写到我们的这一步是你能否真的去相信你的 GTD 系统的关键。那么该如何去思考呢?问自己下面四个问题:

    • 我希望的结果是什么?
    • 我决心实现完成它吗?
    • 下一步该怎么做?
    • 为了向这个目标迈进,接下来我要做哪些事?
  • 第二个问题:可以采取行动吗?这里的可以采取行动是指这个待办事项是不是一个动词,还是说像资料那样是一个名词。

    • 答案为 no ,问自己第二个问题:是不是垃圾?

      • 答案为 no,直接删除,或者丢掉垃圾箱
      • 答案为 yes,问自己第三个问题:是不是电子版?

        • 答案为否,放到书架或者一个自己可以方便取放查阅的地方
        • 答案为是,放到印象笔记,(如果是电子书也可以直接上传附件哟)
    • 答案为 yes,再问自己第四个问题:是否现在采取行动?采取什么样的行动?这里需要注意,关键词是现在,一定要把握现在这两个字

      • 答案为 no,可以把这些事项放到一个叫做印象笔记——愿望清单的地方中去,比如想去的城市,想买的东西,想做的事情,想看的书,想学的技能等等
      • 答案为 yes,到这里,你可以确定你现阶段(一般是指最近一周)需要做的事情有这么多,现在你需要问自己问自己下一个问题:是否由自己完成?

        • 答案为 no,放到一个印象笔记——等待回复清单中去即可
        • 答案为 yes,如果是自己完成的话,进行判断,是否可以一步完成,这里的一步是指一个动作,比如:打开网页搜索广州志愿者相关信息

          • 如果不能一步完成,放到印象笔记——项目清单中去
          • 如果可以一步完成且两分钟内可以完成,就立即去完成它,如果不能,就放到印象笔记——下一步清单中去。这里我特别推荐两分钟内可以完成的事情,就立马去完成它,因为你的很多事情都是可以在两分钟内完成的。

到这里,我们的第二步就算是告一段落了,我们「仓库」中的材料经过我们的处理分别进入了印象笔记中的几个笔记中去:

  1. 项目清单
  2. callback(等待回复清单)
  3. 材料库(印象笔记和随时可以查阅的存放资料的地方)
  4. 愿望清单
  5. 下一步行动清单

第二步有几个需要注意的点:

  1. 不要尝试去在问自己的同时去完成那些两分钟之内无法完成的事情
  2. 回答问题的时候一定要对自己诚实,诚于心,诚于己。

Organize(组织整理)

经过第二步的几个问题之后,我们的待办事项被分类到几个清单之中,但是如果想让我们的系统起到一个良好的作用,仅仅做到第二步是远远不够的,接下来我们就需要对刚刚分类到清单中的事项进行进一步的处理,使之可以变为可执行的,具体明确的行动。

  1. 首先,我们需要对下一步行动清单进行进一步的划分,如果我们承诺了在某个时间点之前或者某段时间之内要完成某件事情,那么我们需要把它加入到我们的印象笔记——日程表中,这里还请注意,日程表是神圣的,不能随意添加的,如果添加到日程表中,我们就一定要去完成这件事情
  2. 然后,我们在这一步要对我们的项目清单中的项目进行挨个的项目规划(这个也许会耗费你很久的时间,但是请保持足够的耐心),找出每个项目的下一步行动,放到印象笔记——下一步清单中去。

    那么在这里如何去制定一个项目计划?答案就是自然规划法

    1. 定义目标和原则

      做一件事情,一定要知道,我为什么要去做这件事情,这件事情对于我的意义在哪,对于我的成长或者说我的人生来说有什么意义,知道自己要的是什么,才能更好的去实现,也不会从内心去抗拒这件事情,才会真正的用心去做这件事情。

    2. 展望结果

      展望结果很简单,我需要完成这件事情到哪种程度,为过程鼓掌,为结果买单,只有当你真正明白了你要做的事情最后会达成一个什么样的效果,你才会有方向,会下意识去往这个结果靠拢。

    3. 头脑风暴

      对于你想要的结果,你有什么想法都可以大胆的写出来,必须要写出来,不要让他存于你的脑海之中,一定要尽量全,不用在乎对错,不用在乎是否切合实际,写出来就好。

    4. 组织整理

      把脑海中的想法进行组织整理,这一步可能没有经验的人会感到困惑,不知道如何做起,那么没关系,你只需要列出一个大概的先后顺序就行了,随着事情的推动和发展,你会慢慢的去完善你的项目规划。

    5. 明确下一步的行动方案

      下面就是最后一个步骤,下一步我该去做什么,比如说,我要学习 vert.x,可能我需要做的就是打开 Google,去查找一些官方文档和 demo,这一步的关键点在于一定要是可执行的一个动作,而不是很空泛的一个名词,比如:学习 vert.x,这样的下一步动作不会给你任何的帮助,反而会让你再去花时间去思考,到底如何去学习,其实思考的这一过程,应该放到这一步中去做,而不是事情到跟前了,再去思考如何去做。

  3. 接下来,我们需要考虑的一个问题是,我们对于我们人生目标的愿景,原则,价值观,这个的话就仁者见仁智者见智啦,没有的同学可以在以后的实践中慢慢的补上,我的人生目标很简单~ 就是让世界因为我而有一点点不一样~
  4. 然后,我们可以去做最后一步,把印象笔记中清单转移到滴答清单,有些人可能会有疑问,为什么不直接写到滴答清单中去,因为滴答清单中是通过种类来划分的,我们必须有一个总控的机制去保证我们的事情不会有所遗漏。

    那么,我们该怎么去迁移呢?

    1. 首先,我们从空间和场景上来定义两类标签。

    2. 然后在导入清单中事项的时候注意将这些标签给附带上,通过我们上一步的人生长期目标短期目标以及价值观和愿景来给出对应的优先级(这些都可以在滴答清单中很方便的设置)

  5. 然后我们在滴答清单的智能清单中进行设置,这样就可以获得一个与情景相关的清单~

  6. 这里我们也可以把一些重复性的任务进行录入,支持农历重复也是我支持滴答清单的重要原因之一

  7. 我们的项目清单如果可以划分为多个确定的步骤,可以使用滴答清单的子任务功能进行设置~

  8. 印象笔记——日程表中的任务迁移到滴答清单,并设置好时间和对应的提醒,并将优先级设置为第一优先级

  9. 最后一步,把等待回复清单中的事项也同样分类添加到我们的滴答清单,最好可以在清单前用等待标签来标识,这样有便于我们去查找和自定义智能清单去管理。

这一个流程完成之后,我们印象笔记中的清单除了将来也许清单和材料清单之外的都已经转移到了我们的滴答清单中来,也许你会觉得这个过程很繁琐,但是如果你用 GTD 的思想去做这件事,我们每次要做的下一步行动其实都是非常简单的

Review(回顾)

吾日三省吾身,为人谋而不忠乎,与朋友交而不信乎,传不习乎?

如果说前面的三步是我们创建我们自己的 GTD 系统中的一个开始,那么剩下的这两步就是我们让我们建立的这个系统保持活性和有效性

回顾是我们 GTD 系统保持活性的一大法宝,这个就要看个人贵在坚持了,如果我们辛辛苦苦搭建的系统没有定期的去回顾,去维护,那么我们的系统可能在有效一段时间之后,很快的就会恢复原样,那么我们应该怎么去维护去回顾我们的系统呢,这里又要引入一个新的概念——五万英尺理论

  1. 跑道——行动,也就是我们当前需要为推动项目而进行或者正在进行的下一步行动,是需要执行的单次行动

    • 一般参考的清单是滴答清单中的日程表下一步行动清单
    • 每天进行多次,只要我们疑惑下一步做什么的时候去看这个清单即可
  2. 1万英尺——项目。我们想实现的结果,一般来说是指需要分步执行,我们想要在一年内完成。

    • 参考清单是全部项目的总清单,以及在上一步制定的对应的项目规划,这个时候我们在印象笔记的总览就起到了很重要的作用,可以很方便的去帮助我们做总览~
    • 每周回顾的时候进行这个层面的回顾,或者当我们查看下一步行动但是不明确的时候去回顾和查看
  3. 2万英尺——关注和职责范围。生活或工作中必须维持在一定标准之上,使生活正常运转的重要区域。

    • 这个没有具体的清单让我们去参考,需要我们去创建,我们要做的是你看到这里的时候,现在把这件事情记录到你的「仓库」,然后可以参考易效能时间管理提倡的:健康、家庭、事业、学习、财富、休闲、社交、效能,这几个方面去思考和考虑,维护一篇笔记,然后下次进行回顾的时候去和当前的情况做对比。
    • 回顾频率一般是一个月一次,或者当我们的工作,家庭,个人方向发生重大变动的时候
  4. 3万英尺——具体的长短期目标,为了实现我们的愿景(理想蓝图),我们在今后的一年希望实现什么。

    • 这个一般可以参考你的年度计划和年度目标,如果你还没有制定你的年度目标,那么趁着2020年的到来,让我们一起为新年加油,制定新年计划吧~
    • 回顾频率一般是每个季度进行总结和调整
  5. 4万英尺——愿景,愿景一般来说是指3-5年的一个需要达到的目标和规划。

    • 2020年是新十年的开始,我们可以趁这个机会来开始制定我们的个人五年计划,这里也许会苦恼没有方向,没有一个详细的目标,没关系,我们需要的是一个方向,只是大概绘制出我们的人生的方向,可以在根据实际情况去调整。
    • 回顾频率一般是一年一次,或者当我们觉得有必要进一步明确和指明方向,协调努力,激发动力的时候
  6. 5万英尺——宗旨和核心价值观,我们人生的原则和目标所在,这是一个十分抽象的概念,需要我们在实践中去慢慢体会

    • 一般来说可以参考自己的人生规划,人生规划其实和五年计划一样,随着我们的成长会不断的发生调整
    • 频率不定,一般是一年以上,或者当我们觉得有必要进一步明确和指明方向,协调努力,激发动力的时候。

现在我们知道了六个层面的回顾频率以及回顾什么东西,那么接下来我来重点说一下每周回顾该怎么去做,一周的时间不长不短,适合我们不断的去成长,调整方向,如果初学者没有能力去做到每年回顾,季度回顾,那么每周回顾一定要做好!

每周回顾

  1. 保持清爽,一周的时间下来,我们可能积累了不少的事情放在「仓库」中等待我们去处理,我们要做的就是简单的进行一次 Collect 的操作,保持我们的环境和大脑清爽。
  2. 保持最新,检查我们的下一步行动清单,日程表,等待清单,项目清单,查看未完成的事项,以及马上要进入工作的事项,做好准备,把项目清单中需要的做的下一步行动挪到滴答清单中,每周更新我们的清单,每周都是一个全新的开始。
  3. 创造,check 我们的愿望清单,看看下周是否有可以达成的愿望,拿出来放到项目中,进行自然规划法后放入到各个清单中去。

    这一步的重点就两个字:坚持,坚持去做回顾,前面不要在乎对错,试错总是有代价,但是一周的时间我们可以承受这个代价,关键在坚持下去,就会拥有一个崭新的自己。

Do(执行)

终于到了我们的最后一步,也是最关键的一步,执行,我们的系统打造的再完美,如果我们不去执行,一切都是白搭,那么我们该怎么去执行呢?

  1. 首先我们要去执行我们日程表上的事务,这个是第一重要的。
  2. 然后我们要根据当前的时间,地点,精力,可用时间的长短去选择事务进行完成。
  3. 临时的事务如果不超过两分钟的话,立即执行,超过两分钟丢到「仓库」,把手头工作做完之后再去看这个问题(特别重要的事情除外,比如生产事故)
  4. 我们在前面制定了一些由标签组合的自定义智能清单,我们根据不同的情景,按照清单的优先级去做就可以了。
  5. 在做这些事情之前,我们可以利用手机上的滴答清单去给高耗脑力行动预设一个番茄钟估时,然后在执行的时候启动我们的番茄钟,在防止我们分心的同时也可以去帮助我们去统计我们完成脑力任务这种不好预估时间的任务所需的时间,从而更好的去安排我们在什么时候应该做什么,这是一个反哺的过程。

总结

GTD 的几个步骤到这里就告一段落了,看起来虽然比较繁琐,但是其实有好多方法我们已经在日常的生活和工作中使用了,只不过在这里进行了完善和串联,我们不能管理时间,我们能做的就是管理自己,这是 GTD 也是所有时间管理的关键,如果我们可以管理自己,就掌握了 GTD 的道,术只不过是一种形式,而我上面讲解的只不过是最为简便通俗的一种,可以让从来没有接触过 GTD 的朋友掌握一个入门的方向,每个人的习惯和爱好都不同,但是我们的目标都是一样的,那就是 Get Things Done

展望2020

上面介绍完了,我2019年的最大收获,如果觉得意犹未尽或者有什么疑问和指教,可以关注我的公众号:「Vi的技术博客」或者直接加我 vx:cm_950825 进行探讨。

下面大概说一下今年的方向吧

健康

来到广州之后,体重暴涨了十几斤,希望2020年可以把这十几斤还回去,然后保持住,

博客更新

2019年因为一些个人的原因,博客的更新频率不是很高,这不又停更了好久,2020年的目标是至少每周一更,一年打底完成52篇原创,当然在保证质量的情况自然是多多益善啦

英语

出来之后才发现英语的重要性,2019年已经学习了一部分,2020年要把英语水平提高到和歪果仁正常交流无障碍,可以支持一次全英面试。

家庭

2019年是没有旅游的一年,从年初到年尾,由于各种原因,旅游的计划屡被搁置,2020年至少打卡澳门广州新加坡这三个地方吧~

技术

技术方面的话,因为非科班的原因,今年会更偏向于基础方面,比如计算机网络和算法数据结构这些基础性的知识(主要还是去商汤面试被虐了的原因。。),总之,要学的东西还有很多,要走的路还有很长,共勉吧~

Github

被我拖了两年的打造github项目终于要提上日程了,大概方向的话暂时还没确定,不过已经有几个方案了,农历年后就会开始启动,说不定你们会在 B 站上看到我女装直播撸代码

大概就是这些吧,2020年,希望可以让自己变的更强~ 最后的最后,送给大家一段我超级喜欢的话

无问西东

如果提前了解了你们要面对得人生,

不知道你们是否还有勇气前来,

看见得和听到的,

经常会令你们沮丧,

世俗是这样强大,

强大到生不出改变它们的念头来。

可是如果有机会提前了解了你们的人生,

知道青春也不过只有这些日子,

不知你们是否还会在意

那些世俗希望你们在意的事情,

比如占有多少才更荣耀,

拥有什么,才能被爱。

等你们长大,

你们因绿芽冒出土地而喜悦,

会对初升的朝阳欢呼跳跃,

也会给别人善意和温暖,

但是却会在赞美别的生命的同时,

常常

甚至永远地忘了自己的珍贵。

愿你在被打击时,

记起你的珍贵,

抵抗恶意;

愿你在迷茫时,

坚信你的珍贵,

爱你所爱,

行你所行,

听从你心,

无问西东。

参考资料

《搞定Ⅲ—平衡工作和生活的艺术》

《无问西东》电影台词

絮叨两句

如果你可以坚持看到这一段,那么说明你至少和我一样优秀了,哈哈哈哈,开个玩笑,这篇文章是我半年前就开始构思的,动笔是在两周前,准备了好久,洋洋洒洒写了七千多字,准备了近三十张图,只为了可以帮助我的读者在新的十年可以更高效的挣钱,更高效的生活。

如果对你有所帮助,请你给我一个点赞+关注,也算是对我这两周辛勤耕耘的一个鼓励,第一次求读者大大们,希望可以给个面子哈哈哈,爱你们么么哒。

最后愿我们奔走在热爱中去迎接下一个十年~

本文参与了SegmentFault思否征文「2019 总结」 ,欢迎正在阅读的你也加入。

阅读 380更新于 1月2日

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