回顾远程办公这一周

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编者按：

今天是「远程办公周」的最后一个工作日，这 5 天来，不知道大家都在忙些什么工作，进展是否顺利，状态又如何？
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这几天，阿里巴巴集团飞天大学的直播群很热闹，各个事业部的管理者纷纷亮相，做了一系列极其精彩的内部分享，Teambition 团队也应邀参加了，分享题目是「享受远程办公的时光」。直播当天线上观看量就突破了 2 万 ，小伙伴们的评价是：如沐春风，还有人做了脑图笔记共享给大家，算得上是飞天大学近来最受欢迎的直播课之一。

提到远程办公，大部分团队感受到的是有点焦虑，或者有点茫然，大概极少有人会用「享受」这个词，这是我们在这个特殊时期，想要表达的一种缓和的感觉。分享的副标题是「必要的方法，和值得的尝试」，作为一个专门做协同工具、专门研究协同方法的团队，想给大家真诚地提供一些不一样的视角。

以下是节选内容，原文收录在 [远程协同知识库]（点击文字即可进入），前往知识库查看完整文章。

享受远程办公的时光

必要的方法，和值得的尝试

作者：齐俊元， Teambition 创始人兼 CEO

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首先我们要探讨的是，远程办公时，什么变化了？

对于所有人来说，是大家不能坐/站在一起，日常的「办公室默契」被打破了。比如急忙走到工位前交代的事情，大家都会默认是比较紧急的；相关领域的同学总是坐在一起，走到那个片区问一下，就能找到某件事的负责人。
对于管理者来说，是不能「看见」大家在工作。实际上，远程期间大家的工作节奏可能并没有发生太大变化，但平时管理者能够看见大家在工位上，当面找个人，拿个及时反馈很容易，现在看不见了。 
对于个体来说，没有指定办公位置、没有通勤时间、可以不用换工作装，工作习惯的微小变化，考验我们是否能够顺利进入工作状态。
把这些变化汇合到一起，就是远程办公的核心命题：

• 做好协同 - 大家不在一起，协同怎么做好？
• 做好管理 - 看不见员工在做什么，管理究竟该怎么做？
• 做好自己 - 工作环境发生了变化，怎么把自己的工作做好？

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必要的方法

围绕上述问题，我们先来谈谈必要的方法。
第一点，做好协同。
什么是协同？是一群人实现共同目标的过程。做好协同的关键是让大家「一张图、一颗心、一场仗」（On the Same Page），这里的核心手段是保持信息透明和同步。
如何在远程期间，保持信息的透明和同步呢？首先，是要实时共享团队任务，借助 Teambtion 看板我们很容易实现这点。远程期间，一个非常好的实践是，我们每天早上开晨会的时候，可以用共享屏幕的方式，把看板共享出来，对着看板来讨论。就好像大家平时在办公室，围着墙上或者白板上用 N 次贴贴出来的物理看板，是类似的。此外我们还要注意的是，在远程期间要主动去了解伙伴的工作安排，这样有利于产生后续的互动。

其次，是要建立信息传递的规则。相信大家这几天都遇到一个不小的挑战：钉钉的消息完全炸掉了，拉了很多群，群里的消息刷得很快，还有很多的线上会议和电话，这里就有一个改善协同效率的要点，我们需要基于上下文，做好关于具体工作的沟通，尽可能让一件事情的沟通发生在同一个地方。这样做的好处是，如果中途有一个同学新加入进来，或者是后续我们去追踪这个事情，就可以有一个清晰的、由始至终的脉络。使用 Teambition 来围绕具体任务做协同，把关键讨论沉淀在某一个任务里，是一种比较好的方式。

第二点，做好管理。
远程办公时，有意识地加强团队共识、改善决策效率、澄清责任范围，会对冲团队在脱离办公室默契时的不适——并且，你会惊讶于，原来这些工作平时也应做得更好。
说到加强团队共识，最重要的是对目标达成共识，然后围绕这个目标定义出关键结果，再层层拆解到具体工作。（点击进入完整文章，查看具体的拆解示例）这里会有一个挑战，假如我是一个研发同学，当我收到「验证系统稳定性并作出关键改造」这样一个工作任务，怎么才能够很快的知道这是从哪个目标拆解下来的？如果每件事情我们都要去问，效率也很低，这个时候线上工具就可以给我们很好的一个帮助。推荐一个技巧，可以把看板切换到表格视图，这样每一个子任务都能层层往上追溯到目标。

其次，改善决策效率。这两天相信大家已经感受到了，为了要一件事，先拉个群，然后又不停拉新的人进群，每当有新的人进来，之前的结论就会被修正，绕了一大圈，最后已经不知道这个事最后谁能拍板，也不知道结论是什么，其实不光是在远程办公期间，平时这问题可能也存在。这里我推荐大家按照某个决策模型，通过定义清楚决策链路上的各个角色，来改善做决策的效率。DACI 就是一个比较易于实践的模型，这其中包括了负责人（Driver），负责拿到最终决策，他未必是决策人，但是要推动、拉通所有人，拿到结果并且同步给大家；决策人（Approver），必须是唯一的，有权拍板做决定；贡献人（Contributors），在决策过程中，能够贡献事实和观点；最后是知情人（Informed），越多越好，越广泛越好，我们所做的决策越重要，当然就应该让更多人知道。
最后，澄清职责范围。我们有多个项目，多条业务线，因此要对各个业务线、产品线、项目群中的核心角色进行定义和公示，写到公开文档上，定期去更新维护，这样大家就可以根据这样一个简单的角色清单，很容易地找到核心接口人。作为管理者，必须要去设定好这样的机制，做到信息的极大化共享。但是，公示是不是意味着，我们就不能中途换人呢？当然不是，我们应该拥抱变化，决策人选可以随时变化，但要及时通知到大家，我们永远要选最合适的人，而不是为了流程正义用一个不合适的人。 

第三点，做好自己。
因为相信，所以简单。在协同中，让伙伴们更容易了解自己的工作计划和状态，有效地支持好自己参与的工作，及时同步工作进展等，这些主动行为都是在做更好的自己。
通过一些很小的举动就可以实践起来，比如，在 Teambition 上主动共享自己手上的工作任务，主动去看一看团队里都新增了哪些事情，是不是需要自己协助；在钉钉上更新一下自己的工作状态，比如告知伙伴你正在「会议中」，也是好的方式。

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值得的尝试

接下来，是我的一些个人建议，可以在远程期间尝试一下。

第一点，给自己建立一个「办公空间」。是要在脑海中，找到每天工作的目标感。
收拾一下桌子，进入书房，关上音乐，这些都只是前奏，真正的办公空间在我们脑海中，是要构建起一天的目标感，用英文表达，就是 sense of purpose。给自己几分钟时间，想清楚一天的工作要实现什么目标，找到感觉了，再开始工作。

第二点，逃离 9am-6pm。没有了通勤的时间消耗，你会不会在启动工作前来一杯咖啡，多一点思考？
我们很可能有一个这样的误区：我在家也是 9 点开始办公，那就睡到 8 点半，然后起来抓紧开始办公。如果是这种情况，通行时间的减少就非常的没有意义了，而且当我们恢复正常要去办公室的时候，生物钟又被打断，这是非常糟糕的。所以我建议大家还是保持正常的作息时间，但是把通勤的时间用来好好给自己做一杯咖啡，然后去找自己心灵里面的办公空间。

第三点，ASAP-Free，思考一下：你真的需要即时回复吗？
在远程期间，我们经常可能会有一个习惯：迅速发个 Ding，紧接着去打个电话；如果是在办公室，场景是你滑着椅子就过去，要一个即时反馈。其实，我们通常是把「及时反馈」误解成了「即时反馈」。及时反馈，是指该反馈的时候给反馈，但我们现在全部把它变成了「即时反馈」，也就是第一时刻就要拿到反馈。 
其实我们可以借远程这个机会去考虑一下，我们所要的即时反馈，是不是真的和我们的需求匹配？如果可以的话，是否可以让协作的同事，有一个更好的节奏去处理他的工作，接受有一些事情，TA 可以晚一点给反馈，一来他更深思熟虑，二来他也许可以用书面给你一个反馈，给你更详细的答案，三是给你响应的时候，已经准备好了一些相关的资料。
ASAP-Free 是一个非常好的实践，当远程结束，回到办公室，你也可以继续养成并且保持这个习惯。

在家，在办公室，在任何地方，不要着急，找到目标感，找到状态，享受自己的工作。

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END

以上是选编内容，如果喜欢，前往 [远程协同知识库]（点击文字即可进入) 浏览完整文章。