回顾远程办公这一周

 约 9 分钟

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编者按:

今天是「远程办公周」的最后一个工作日,这 5 天来,不知道大家都在忙些什么工作,进展是否顺利,状态又如何?

这几天,阿里巴巴集团飞天大学的直播群很热闹,各个事业部的管理者纷纷亮相,做了一系列极其精彩的内部分享,Teambition 团队也应邀参加了,分享题目是「享受远程办公的时光」。直播当天线上观看量就突破了 2 万 ,小伙伴们的评价是:如沐春风,还有人做了脑图笔记共享给大家,算得上是飞天大学近来最受欢迎的直播课之一。

提到远程办公,大部分团队感受到的是有点焦虑,或者有点茫然,大概极少有人会用「享受」这个词,这是我们在这个特殊时期,想要表达的一种缓和的感觉。分享的副标题是「必要的方法,和值得的尝试」,作为一个专门做协同工具、专门研究协同方法的团队,想给大家真诚地提供一些不一样的视角。

以下是节选内容,原文收录在 [远程协同知识库](点击文字即可进入),前往知识库查看完整文章。

享受远程办公的时光

必要的方法,和值得的尝试

作者:齐俊元, Teambition 创始人兼 CEO


首先我们要探讨的是,远程办公时,什么变化了?

对于所有人来说,是大家不能坐/站在一起,日常的「办公室默契」被打破了。比如急忙走到工位前交代的事情,大家都会默认是比较紧急的;相关领域的同学总是坐在一起,走到那个片区问一下,就能找到某件事的负责人。
对于管理者来说,是不能「看见」大家在工作。实际上,远程期间大家的工作节奏可能并没有发生太大变化,但平时管理者能够看见大家在工位上,当面找个人,拿个及时反馈很容易,现在看不见了。 
对于个体来说,没有指定办公位置、没有通勤时间、可以不用换工作装,工作习惯的微小变化,考验我们是否能够顺利进入工作状态。
把这些变化汇合到一起,就是远程办公的核心命题:

  • 做好协同 - 大家不在一起,协同怎么做好?
  • 做好管理 - 看不见员工在做什么,管理究竟该怎么做?
  • 做好自己 - 工作环境发生了变化,怎么把自己的工作做好?

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必要的方法

围绕上述问题,我们先来谈谈必要的方法。
第一点,做好协同
什么是协同?是一群人实现共同目标的过程。做好协同的关键是让大家「一张图、一颗心、一场仗」(On the Same Page),这里的核心手段是保持信息透明和同步
如何在远程期间,保持信息的透明和同步呢?首先,是要实时共享团队任务,借助 Teambtion 看板我们很容易实现这点。远程期间,一个非常好的实践是,我们每天早上开晨会的时候,可以用共享屏幕的方式,把看板共享出来,对着看板来讨论。就好像大家平时在办公室,围着墙上或者白板上用 N 次贴贴出来的物理看板,是类似的。此外我们还要注意的是,在远程期间要主动去了解伙伴的工作安排,这样有利于产生后续的互动。

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其次,是要建立信息传递的规则。相信大家这几天都遇到一个不小的挑战:钉钉的消息完全炸掉了,拉了很多群,群里的消息刷得很快,还有很多的线上会议和电话,这里就有一个改善协同效率的要点,我们需要基于上下文,做好关于具体工作的沟通,尽可能让一件事情的沟通发生在同一个地方。这样做的好处是,如果中途有一个同学新加入进来,或者是后续我们去追踪这个事情,就可以有一个清晰的、由始至终的脉络。使用 Teambition 来围绕具体任务做协同,把关键讨论沉淀在某一个任务里,是一种比较好的方式。

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第二点,做好管理
远程办公时,有意识地加强团队共识、改善决策效率、澄清责任范围,会对冲团队在脱离办公室默契时的不适——并且,你会惊讶于,原来这些工作平时也应做得更好
说到加强团队共识,最重要的是对目标达成共识,然后围绕这个目标定义出关键结果,再层层拆解到具体工作。(点击进入完整文章,查看具体的拆解示例)这里会有一个挑战,假如我是一个研发同学,当我收到「验证系统稳定性并作出关键改造」这样一个工作任务,怎么才能够很快的知道这是从哪个目标拆解下来的?如果每件事情我们都要去问,效率也很低,这个时候线上工具就可以给我们很好的一个帮助。推荐一个技巧,可以把看板切换到表格视图,这样每一个子任务都能层层往上追溯到目标。

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其次,改善决策效率。这两天相信大家已经感受到了,为了要一件事,先拉个群,然后又不停拉新的人进群,每当有新的人进来,之前的结论就会被修正,绕了一大圈,最后已经不知道这个事最后谁能拍板,也不知道结论是什么,其实不光是在远程办公期间,平时这问题可能也存在。这里我推荐大家按照某个决策模型,通过定义清楚决策链路上的各个角色,来改善做决策的效率。DACI 就是一个比较易于实践的模型,这其中包括了负责人(Driver),负责拿到最终决策,他未必是决策人,但是要推动、拉通所有人,拿到结果并且同步给大家;决策人(Approver),必须是唯一的,有权拍板做决定;贡献人(Contributors),在决策过程中,能够贡献事实和观点;最后是知情人(Informed),越多越好,越广泛越好,我们所做的决策越重要,当然就应该让更多人知道。
最后,澄清职责范围。我们有多个项目,多条业务线,因此要对各个业务线、产品线、项目群中的核心角色进行定义和公示,写到公开文档上,定期去更新维护,这样大家就可以根据这样一个简单的角色清单,很容易地找到核心接口人。作为管理者,必须要去设定好这样的机制,做到信息的极大化共享。但是,公示是不是意味着,我们就不能中途换人呢?当然不是,我们应该拥抱变化,决策人选可以随时变化,但要及时通知到大家,我们永远要选最合适的人,而不是为了流程正义用一个不合适的人。 

第三点,做好自己
因为相信,所以简单。在协同中,让伙伴们更容易了解自己的工作计划和状态,有效地支持好自己参与的工作,及时同步工作进展等,这些主动行为都是在做更好的自己
通过一些很小的举动就可以实践起来,比如,在 Teambition 上主动共享自己手上的工作任务,主动去看一看团队里都新增了哪些事情,是不是需要自己协助;在钉钉上更新一下自己的工作状态,比如告知伙伴你正在「会议中」,也是好的方式。

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值得的尝试

接下来,是我的一些个人建议,可以在远程期间尝试一下。

第一点,给自己建立一个「办公空间」。是要在脑海中,找到每天工作的目标感
收拾一下桌子,进入书房,关上音乐,这些都只是前奏,真正的办公空间在我们脑海中,是要构建起一天的目标感,用英文表达,就是 sense of purpose。给自己几分钟时间,想清楚一天的工作要实现什么目标,找到感觉了,再开始工作。

第二点,逃离 9am-6pm。没有了通勤的时间消耗,你会不会在启动工作前来一杯咖啡,多一点思考?
我们很可能有一个这样的误区:我在家也是 9 点开始办公,那就睡到 8 点半,然后起来抓紧开始办公。如果是这种情况,通行时间的减少就非常的没有意义了,而且当我们恢复正常要去办公室的时候,生物钟又被打断,这是非常糟糕的。所以我建议大家还是保持正常的作息时间,但是把通勤的时间用来好好给自己做一杯咖啡,然后去找自己心灵里面的办公空间。

第三点,ASAP-Free,思考一下:你真的需要即时回复吗?
在远程期间,我们经常可能会有一个习惯:迅速发个 Ding,紧接着去打个电话;如果是在办公室,场景是你滑着椅子就过去,要一个即时反馈。其实,我们通常是把「及时反馈」误解成了「即时反馈」。及时反馈,是指该反馈的时候给反馈,但我们现在全部把它变成了「即时反馈」,也就是第一时刻就要拿到反馈。 
其实我们可以借远程这个机会去考虑一下,我们所要的即时反馈,是不是真的和我们的需求匹配?如果可以的话,是否可以让协作的同事,有一个更好的节奏去处理他的工作,接受有一些事情,TA 可以晚一点给反馈,一来他更深思熟虑,二来他也许可以用书面给你一个反馈,给你更详细的答案,三是给你响应的时候,已经准备好了一些相关的资料。
ASAP-Free 是一个非常好的实践,当远程结束,回到办公室,你也可以继续养成并且保持这个习惯。

在家,在办公室,在任何地方,不要着急,找到目标感,找到状态,享受自己的工作。

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END

以上是选编内容,如果喜欢,前往 [远程协同知识库](点击文字即可进入) 浏览完整文章。

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