在家办公也能高效率！青云QingCloud 远程办公经验谈

2020 年伊始，新型冠状病毒突如其来，全国人民众志成城打起了一场没有硝烟的战争。为配合全国防疫工作，不少企业都选择在家远程办公。相关数据显示，春节结束后的第一个工作周，就有超过两亿职场人在家办公。在家办公确实在很大程度上缓解了疫情的压力，但反过来也增加了企业管理的难度，让很多没有远程办公经验的企业束手无策。

实际上，远程办公在科技公司中早就习以为常，青云QingCloud 就是其中身经百战的一个。青云的员工一半以上都是研发工程师、架构师等技术岗位，有着十分浓厚的工程师文化；青云的员工遍布北京、上海、深圳、武汉、成都等 19 座城市，多数团队都需要异地协同办公。

基于此，青云QingCloud 在远程办公方面积累了很多成熟经验，希望能够在这个特殊时期分享给大家，为更多企业提升效率、恢复生产贡献自己的一份力量。

高效的团队管理

面对未知的远程工作环境，不少企业管理者最大的担心是团队管理和工作效率问题，认为在线远程办公“无法监督员工”，员工会“顺其自然”地懒惰、拖延、摸鱼。

其实换个角度思考问题，企业在这个特殊时期，最重要的是提升组织效率和团队凝聚力。

首先我们需要正视远程办公面临的一些问题：比如，因为无法面对面，管理和沟通效率会有所下降；缺少集中办公的工作氛围，员工心态上容易滑入懒惰的温床，难以专注高效地工作；员工身处不同的工作空间，不确定的干扰因素过多，项目协同和时效把控变得异常困难。

针对以上问题，结合青云QingCloud 多年远程办公的经验，给大家三个简单有效的解决方案：

1、管理者需要调整心态

“看不到≠不放心”，传统监管不可取，管理者应注重培养员工的自驱力，通过明确的目标和目标拆解增强员工对工作的认同感和使命感。

此外，也需要多一些真诚的“小套路”，例如，开工“仪式感”要足，约定时间一起上线，分享假期收获和工作规划；关注员工的身心健康，增加工作以外的沟通，确保员工有一个积极的工作心态；

2、工作进度管理需要更细粒度

工作规划、任务分派、节点汇报，都需要明确第一责任人并由专人跟进，有进展第一时间同步消息，有紧急事件直接 1v1 电话沟通或者安排电话会议，做到“件件有落实，事事有回音”；团队成员的汇报与总结尽量以书面渠道展开，避免口头低效率传达；

3、建立例会和日报制度

形成早会（当日工作规划）、晚会（当日回顾盘点）和日报（当天文字工作总结）制度，这样一来就使得组织内信息公开透明，成员间更“啰嗦”，团队就更牢固，还能防止工作“撞车”。

一些必备的工具

疫情拐点未至，全国复工潮来临，远程办公还将在相当长的一段时间内成为常态，选择合适的协同办公工具不仅能降低沟通成本，还能提高远程办公效率，帮助企业打造人性化的协作流程，并且兼顾信息安全，防止核心数据外泄。

结合青云QingCloud 在远程办公工具使用上的经验，我们列出会议沟通、文档协同、项目管理等多种办公场景下必备的工具及其部署方法：

及时通讯工具

a. 微信：对外 IM 沟通工具，大多数人的首选，及时性较高；

b. 易企聊：对内IM沟通工具，青云QingCloud 旗下数字办公品牌 workly.ai 推出的企业级 IM 应用，内嵌公司架构和OA系统，可以快速定位沟通对象，无需添加和管理好友，也可秒级启动“一对一”和“一对多”的协作沟通管道；能够独立部署，数据安全有保障；

会议视频软件

小鱼易联、Zoom，语音流畅度较高，也可实时共享屏幕，画面清晰度较高，保障了会议效率和参与度。

文档协同工具

a. 石墨文档：信息协作实时同步，还可并行编辑文档，追踪修改记录，即时共享给每位参与者，提升了文档协同编辑的效率；

b. Anybox 企业网盘/内容协作平台：同样来自 workly.ai，专有部署更安全，上传、下载不限速，可以一键定向分享，还可以以共享链接大范围广播传递，且支持对每个文件不同的权限策略，既能高效传递文档又安全可靠；

项目管理工具

a. Tower：功能比较全面，适应业务部分不同类型的需求，如市场部专项营销，可采用看板模型，搭建任务清单等，像日常长效工作，可采用瀑布流式，按照时间顺序记录核心信息；

b. GitHub、Gitlab、Trello、Jira、Wiki：研发和产品部门一般会通过 Gitlab 和 Github 进行代码管理和协同，采用 Trello 进行任务管理，通过 Jira 进行 bug 管理，利用 Wiki 搭建起内部的信息和知识分享平台；

内部管理工具及配置

青云QingCloud 倡导应用的云化部署，公司内部管理工具 OA、Email 系统，包括以上提到的 Anybox 和易企聊都部署在 QingCloud 公有云上，一方面可以解决在家办公通过公网访问的需求，另一方面，方便 IT 部门根据需要快速扩容系统，更好地应对远程办公带来的变化；

远程网络工具及配置

部署在专属内网环境下的财务系统、研发测试系统，需要保障高效且安全地登录，直接通过公网搭建访问通路难以保障持续稳定的访问质量。

青云QingCloud 通过光格网络 SD-WAN 提供的专线服务无缝对接到公有云专属 VPC，再通过 VPC 将各终端用户接入进来，在过程中完成身份认证、权限配置等管控配置。这一方案带来的最大帮助在于对接入网络访问质量的优化和弹性控制，保障了访问 VPN 内网通畅和信息安全。

自我管理小贴士

远程办公环境下，员工需要克服孤独感，以强大的自律克服懒惰和倦怠，希望以下四个小贴士能够帮到大家：

1、调整生物钟，轻松切换状态

上午 8 点按时起床，晚上 11 点按时上床，充足的睡眠带来充足活力，可实现工作和生活状态的轻松切换；

2、坚持自律生活，平衡工作与生活

刷牙洗脸换掉睡衣，合理运动提高体力，用尽量正装的“仪式感”唤醒办公状态。按照以前的日常习惯，合理安排工作和生活事项，不冲突，不重叠，分清优先级，方可事事有条不紊；

3、打造一个舒适安静的工作台

屏蔽电视声、聊天声、做饭声等等，与家人沟通好不可以接近办公区域，包括喊吃饭服务。每天都把工作台收拾整洁，干净又安静的环境有利于精力专注；

4、感同身受，互相理解

在不熟悉的远程办公状态之下，员工难、老板难，也就难免各自不满，在此期间，一定要相互理解，培养与同事的默契，以工作成绩获取上司的认可。

归根结底，远程办公最重要的是增强团队中每个人的参与感、认同感和信任感，培养员工自驱力。当下正值疫情特殊时期，青云QingCloud 希望借此经验分享，给那些远程办公初体验的企业带去一点帮助。