【线上圆桌整理 - 微软】后疫情时代现代化办公新趋势

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本次分享将结合微软在后疫情时代全球的洞察和生产力趋势变化,介绍现代化办公的挑战和机遇,尤其是技术如何更好的赋能而不是“内卷”职场人。

内容源自微软(中国)Microsoft Teams 高级产品市场经理 段旭东在视频会议下半场圆桌上的分享。

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首先非常开心有这样一次机会和大家做交流,我是段旭东,来自微软中国。我负责Teams的产品市场的工作。我相信我们今天的观众中不是有所有人都听过Teams,说得通俗点Teams是一款类似于钉钉的产品。

但是在全球看,Teams现在有越来越多的用户,截止到三月份我们全球有1.45亿的日活,基本上全球财富的500强企业都是Teams的用户。在国内如果您有外企工作的朋友或者是有出海企业的朋友,估计他们十有八九也在用Teams。

因为Teams确实具有全球化部署全球使用的优势,所以会成为很多企业的选择,简单的介绍下Teams。今天主要和大家聊一下从微软在经历的这样一个疫情的洗礼之后怎么样去看现代化办公。

曾经在网上有一句话,他们说如果说起生产力的话,大意就是说,如果微软说第二谁也不敢说第一,这不是微软自己说的,这句话是苹果说的。我相信大家也都认可这句话在生产力这个角度,微软经过40多年的积累有非常强大的一些积累和经验。但是随着疫情的到来我们看到,其实我们对于现代化办公这个命题又有了一些重新的思考。

所以今天主要想围绕后疫情时代现代化办公一些新的趋势和大家做一些分享,那么这里面最核心的一点是想聊一聊一个新的话题,叫混合办公。那么混合办公,我知道对于我们做技术的人来讲的话,提到混合想到的就是公有云部署、私有云部署还是混合部署。这里的混合办公其实很简单,指的就是我们希望我们看到越来越多的企业正在用一种更灵活的方式,允许他的员工不一定非要到办公室办公,他可以在任何他只要能接入互联网,可以在任何他觉得能工作的地方办公。

举个例子,大家可能在新闻上也看到过微软在疫情后,也就是大概在去年的五六月份就已经在正式宣布我们的每一位员工,不需要经过任何的审批就可以有至少一半的时间远程办公,比如拿我来举例,其实我自己确实至少有一半时间不用去公司,我可以在家或者我甚至找一咖啡厅,只要我觉得我自己舒服,能够高效办公的地方就没问题,那么这是某一家公司的行为还是一种趋势呢?这是今天我想和大家分享和探讨的。

我们很多朋友经常说在中国我们非常有幸啊,很早就控制住了疫情,可以是我们只有不长的一段时间体验了远程办公,但是在疫情控制以后,大多数公司基本上都要求员工必须要回到公司办公,我相信这基本上是,可能今天来的听众必须每天要做的事。不管周一到周五是什么样的工作制总之你需要到公司,但是这种方式是不是必须的,我们是不是有更好的方式呢?

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那如果大家可以想象一个场景,就是如果说我们的办公真的可以更灵活,对于我们刚才看到的视频里这个主角来说,如果他的公司告诉他我允许你像微软一样至少有一半时间你可以远程办公,甚至更多,你可以在我允许的情况下,有更高的比例远程办公,大家觉得另外一家公司我给他提20%的薪水他会去吗,条件是必须每天去公司。

我觉得这个其实是我们现在面临的一个一种新的趋势,那就是技术还有办公模式其实已经某种意义上颠覆式的改变了我们工作的一种模式,让我们看到了一种新的可能性,其实我确实不一定非要去办公室,但另外一个层面当我们真的大量的采用了这样的远程技术,刚才几位老师包括领导老总大神都分享了一些会议室,包括加密相关的一些技术解决方案,我们看到越来越成熟的方案允许我们这么做的时候,他也会给我们带来更多新的挑战。那哪些是我们可以用技术来解决哪些也许是要更高维度来解决,这些实际上是微软在过去的一年,不停的通过调研和客户的交流已经自己在做研发的时候所思考的,也是今天我想和大家分享的一个重点。

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首先看从远程会议的时长来讲的话,不仅是在中国,大家可以想象一下在全球,我们在Teams上看到的远程会议远程沟通的这种增长的数量都是几何数量级的,都是非常非常高的,尤其是今天即使到了今天也许只有很少数的国家可以像中国这样比较自由的到办公室工作,很多国家甚至很多跨国的业务都只能依赖远程。不仅仅是出差减少了而且是我们有很长很多时间真的不能去公司上班,或者在一些国家和地区他们叫倒班式,比如中国台湾地区目前就是倒班的一种模式。

另外维度如果我们看到这种数据,你还会发现这是一个完全信息过载和信息爆炸的时代,大家可能都有这样的一种体验,不管是你在工作里去沟通还是哪怕你私人生活里你的微信,那当然可能我们每个人用的沟通平台不一样,不管是您的钉钉微信还是腾讯会议等等,你都会发现你已经严重的信息过载,海量的信息朝你铺面而来,每天你都会可能会被手机电脑追着转。

所以大家可以看到这里面很有意思的一个数字,就是我们看到我们的会议的时间增长2.5倍,平均会议的时长也被大大拉长而且另外一个数字没有列到这,是有60%的会议没有提前预约直接就抄起电话或者抄起电脑打给你的。所以实际上在技术快速迭代下我们享受了他的便利,同时也带来了巨大的挑战,如果说技术在短期内不能够很好解决这些问题的话,我相信不管是远程办公或者混合办公对于任何一个企业要去真的采用的话都是一个非常大的挑战。

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另外我们也从全球维度做了一些调研,这是微软和第三方公司在全球几十个国家针对超过3万家企业和客户做的一个调研,大家可以看到我们很多时候,从基层员工的角度来看,我们觉得在远程或者混合办公的时候,我们觉得其实蛮挑战的,比如说我有的同事,实习生的朋友,他就说我在家我甚至没有一个安静的地方办公,因为我可能和别人合租的房子,开摄像头我觉得特别的不方便我家特别乱,但是我的领导理解不了这一点。

大家可以从这张图上看到,上面蓝紫色的部分显示的是大家觉得感觉不错蒸蒸日上没问题能处理,下边是感觉到很挣扎,这样人群的比例。其实越是成功的人士或者企业领导,他们的适应力很强,我相信这个大家比较容易理解,而对于新生代的员工,对于单身的人士尤其职场新人来说,在应对数字爆炸、远程办公、混合办公的模式其实非常有挑战,这就造成一个问题就是领导不知道下属的苦。所以当我们在谈远程办公的时候,领导说我不管你在哪里,给我交活就可以了,我可以随时24小时追杀你,但是对于基层员工对于这些我们z世代也就是00后甚至是95后的员工,这并不是一种非常好的体验。

所以大家也能经常在媒体热搜上看到各种很高的跳槽率,或者对于今年最热的这些热词躺平、内卷的一些讨论,我相信都与这个相关,其实我们已经取得了一定成功获得一定社会地位的企业领导也好或者决策人也好,其实真的不能设身处地的理解新的年轻人他们到底需要什么,他们需要什么样的一种办公模式,怎么样才能和他们更好的协作,这一点也是我们看到不仅是在中国也是在全球的一种挑战和洞察。

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再往后看也很有意思,就是在全球的范围内来看,大家都发现经过疫情原来我们不一定非要去办公室上班,我们完全可以在家甚至非常灵活的去办公,当然大家对于是否去办公室办公还是一种很纠结的心态,在家呆久了闷久了也需要去办公室见见其他同事去社交一下,当然也不希望像以前一样完全到办公室。

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如果看下页图更有意思,有41%,这一页报告来自于领英,也是微软旗下一个全球的拥有超过4亿注册用户的都是职场专业人士的社交媒体平台。他做过的统计就是有41%的用户由于受混合办公的影响,开始真的考虑我只要疫情稍微好转我就要去找一份新的工作能更好的让我进行远程的办公。大家可以看到这是一种实际上不可逆转的趋势,不管在国际上还是在国内,那如果这是一种不可逆转的趋势的话,我们回头再来看技术再来看流程的管理理念,是不是已经跟上了这样的一种转折,我相信离那步差的还很远,即使包括微软自己,其实我们也是在一条探索的路上,当然我们可能实践的早了一点,但是我们会从中有自己的一种体会也会有很多经验分享给我们的客户。

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如果说这种混合办公正在成为一种新的常态,但是我们也希望看到越来越多的国内的企业都开始去重新思考这样一种办公模式的话,我们应该怎么样来做。

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今天想和大家分享的三个维度就是,人、空间、流程。这里面都会谈到,因为今天的主题是音视频的会议,其实大家知道在每个人的一生里面有超过70%甚至80%是在开会吗,取决于你是不同的角色,这个比例非常高。所以我们待会会花很大比例讲从微软来看我们需要什么样新的空间,需要什么样的会议模式,什么样新的流程。

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首先从人的维度。这个很好理解,我们刚才说混合办公这样一种很新的非常好的一种新模式要去落地,首先是管理。

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管理里很重要是说你公司有什么样的政策和一些理念来支撑你接下来所有的一些措施。这是一些比较有代表性的企业,因为有的朋友会说,其实你看一下微软这样的企业甚至Google或者是一些科技型的企业当然可以远程办公,因为你就是做技术,可能是IT或者是互联网,那么传统的行业就不可以。

但是大家看全球其他的一些巨头,比如联合利华,快销的巨头,福特,汽车行业多少年的一家老牌企业,完全谈不上高科技的这样一个行业,传统的行业也可以或者也在积极探索如何更好的让员工去远程办公。那么联合办公将会去把混合办公变成他们标准的常规化的一种模式,很快就会在全球落地,福特会允许他超过3万名员工有选择的进行在家远程办公。还有Dropbox,在美国的一家非常成功的互联网公司,他们会重新去设计他们所有的办公场地,从而允许他的员工不管在哪里都能更灵活的工作。在微软我刚才谈到我们有这样的政策,同时我们也在不断的有更多的探索来更好的,在很多挑战里支持员工进行远程的混合以及混合的办公。

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当然在人的层面,这块我会很快的一带而过,我相信今天没有HR,如果HR的话,经常是聊其实这件事要HR一起做。因为远程办公第一步,其实一般来说都会考虑到,我们谁需要远程办公需要远程多久,如果他远程的话他在哪里办公,他是否有足够的这些条件,比如说他的这个工作场所的环境是怎样的,办公设备是怎么样的是否足够安全等等都要考虑进去,但是至少从政策和人员管理上一定是要有一个管理层的顶层设计。

这点也是我们正在逐步影响更多的客户决策层,我们希望国内很多我们的友商的企业去和我们一起讲这样一个故事,去把这样的科技和新的工作范式工作模式带给我们的客户让他们知道全球已经在朝这个方向走,如果你不这样做你在死去机会,失去吸引更多人才的机会,失去让你更好的将本增效的机会,所以现在他应该是你的所有的工作优先级里面非常重要。所以这是第一块人的部分,我就比较快速的带过去了。

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我们今天主要讲会议讲协作,我们刚才听了其他老师的分享,都非常好,但从另外一个层面,我们的沟通已经不仅限于以前传统的会议室或者是办公室,比如说共享的空间,这个在好多年前就开始非常热,以及我们可能从以后重新定义的空间。

从微软角度来看,以后的这种协作空间,会议室只是其中一种,他很简单,它是一种非常有目的性的协作空间,他根据我们不同的工作种类不同的类别,重新设计我们在哪里工作,以及我们工作和协同的方式。大家可以看到这张图里面放了一些场景,那其实在很多科技型的企业大家去参观的时候你会发现,他不是以前像生产线那样格子间一样工位一排一排,而是有大量开放式的空间,不需要一定在工位上工作,只要带着笔记本可以在任何地方工作,再比如大家可能也有在媒体资料上看过,微软新推出的像surface hub 2s一款大屏的产品,他自带一个电池。比如说我们有三个人的小组讨论还有人远程参与很简单,你推着带着电池的大屏,50寸自带一个便携的支架,推着那个大屏可以到任何一个位置随时拉一个远程的会议,到开放空间的角落里就可以进行这样的协作。

所以从整个会议室的设计大家都在想怎么能够让你整个办公空间更有目的性,他不是为了把大家组织在这个地方让你强制进行工作,而是要以始为终,到底要达成什么样的效果到底要激发什么样的创新,不同的团队他需要什么样的协作方式再去看办公空间怎么样设计。

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在这里面会看到其实会议只是其中一部分,我们不仅仅是要看到企业要在工作空间在会议室里进行改造。更重要的是当我们真的允许员工进行更灵活的远程办公的时候,你要给他合适的工具,你要让他更加高效的工作,你要保证说我们每个员工都能有幸福感和成长,这样才能保证你不管在哪里都和你以前在办公室是一样的。

所以这也是Teams我刚开始介绍的时候说有点像钉钉,其实我们也是要把Teams变成一个更加平台化的工具,如果您以后会尝试使用Teams,即时消息和视频会议包括会议室只是他一小部分的功能。他更强的实际上适合微软整个生态体系的各种产品,包括Office全家桶这边所有的Word、PPT、Excel以及可能大家听说过的one note进行了集成和打通。自己正在全力推广的低代码和无代码的平台Power Platform进行了集成和打通,我们希望大家把Teams变成沟通协作和工作的平台,只要在Teams里面就可以完成所有的工作。这样不管你的员工在哪里,不管您在哪里工作,其实有一个工具就可以满足你所有的工作需求,并且他是非常安全的,因为他架构在整个微软的Microsoft 365的安全基础之上。

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如果大家对于Teams稍微有一些了解以及关注微软的话,那么您可能听过我们在今年3月份的时候在全球发布了基于Teams的另外一个重磅级的解决机会,就是提升员工体验的一个套件叫Viva,今天不会花很多时间在这上面,给大家只是简单的有一个介绍,如果感兴趣可以做些研究。

我们虽然在谈通过音视频会议的方式,通过远程协作的方式进行沟通,我在最开始分享信息重点谈到了当我们有大量新技术有大量的信息冲进来的时候实际上是一种信息爆炸。我们作为普通员工非IT的人士,其实很难真的从众多信息里面去找到重点找到自己需要的东西从而让自己更加高效的工作甚至提升整个工作体验,尤其是你还是远程的话你需要怎么样成长,可能你的老板你的领导都不知道。

在这种情况下,微软为了更好的解决这种挑战推出了Viva这样一个套件,它包含了四个主要的功能模块,里面能够帮助企业更好的去了解员工通过你的行为分析,更好的了解员工现在工作的状态,比如他是否有大量时间在工作以外,比如回邮件开会,这证明他其实某种程度上是过载的在工作,同时也会提供一些工具帮助员工在一个平台上快速的知道整个公司在发生什么,比如所类似于wiki这样的工具但更智能。它能把一些非常晦涩难懂的以前员工都不知道什么意思的词通过这种类似标签的方式快速智能化的告诉每一个使用者公司最核心的信息,它也会把微软很多工序整合在一个套件里面,帮助员工更好的成长。

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我们刚才谈到未来到底是什么样的工作和协作模式,这是在微软我们畅想的未来的工作模式,当然还没有彻底落地。今年3月微软Ignite上的一段影片,影片里用到是微软基于Azure云平台的最新虚拟现实或者混合现实的开发平台叫做Mesh再加上HoloLens。视频里主角佩戴的是HoloLens第二代,它可以完全实现不管你在哪里都可以这种模拟的,它已经跳出了我们刚才谈论的音视频的话题,进行这种模拟的像钢铁侠这种科幻电影里一样的一种混合办公以及协同办公的一种理念。

所有我们希望这一天加速到来也希望和我们国内的友商以及所有的客户合作伙伴一起共同推动生态的发展,我相信大家都希望未来能够有这样的方式工作,这样给我们每一个人更多的选择,更高的工作效率和更高的工资生活幸福感。

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