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神奇表单:一键双向从表格转换表单

维格星球

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小到在部门群里收集团建聚餐的意见,大到调查整个社区人员的疫苗接种情况,还有诸如科创比赛项目信息、活动人员信息汇总等,我们在生活和办公场景中经常会碰到信息收集的需求。

但是,信息收集偏偏不是随随便便发个表给人填写就能完成的事情,它是一件技术活。

不信?思考以下这些技术要点,你是否能够解决:

  • 如何将 Excel 表格,无需拖拽自动生成收集表或表单?
  • 如何让尽可能多的目标人群填写上交?
  • 如何确保收集到的信息数据准确如愿?
  • 如何在收集信息的同时,保障数据安全?
  • 如何从收集到的海量信息,不用二次处理,在一个平台自动生成数据分析?

在线表单工具千千万,好用的却永远稀缺。让你的小脑瓜先停止思考,没必要对比寻找能一一攻克的解决方案。

因为在 vika 维格表的「神奇表单」面前,这都不是事儿~

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vika 维格表「神奇表单」演示图

什么是神奇表单?

在开始正式介绍之前,我们先补充一个概念:究竟什么是「神奇表单」?

神奇表单,是一种基于维格表中的维格视图,自动匹配、快速生成的信息收集应用。它可以用来快速收集信息,并自动汇总收集结果到表格中进行整理和分析,用在比如产品需求收集、人员信息收集、销售进度收集等实际业务上。

神奇表单.gif

值得一提的是,神奇表单的字段与数据结构,与所选的「维格视图」保持一致。

也就是说,一张神奇表单对应着一个维格视图。你可以在一张维格表里,通过不同的视图,去创建不同的神奇表单,从而完成多种业务场景。

至于神奇表单有多神奇?多好用?怎么用?让维卡比带你一探究竟~

神奇表单的神奇之处

一键生成,双向互转

只要有一张表格,你就能一键转化生成用于收集信息的在线表单。

而通过表单收集到的信息,又会实时回流到表格之中进行汇总,实现表单表格的双向互转。

神奇吗?要不怎么叫做「神奇表单」呢。

一键生成表单.gif
神奇表单可一键生成

神奇表单虽然也是在线表单工具,却在逻辑结构上与传统表单有本质上的不同,或者说创新。

看看传统表单,就更神奇了

传统表单通过不同组件进行组合,它的填写与后期进行汇总分析做成表格的过程是割裂的,相当于你要做 2 次设计:组件与问题搭配 & 统计表格搭建。

传统表单.gif
传统电子表单样式

而对于神奇表单而言,不存在这样的问题,表格就是它的信息储存器:

👉 每张神奇对应一个表格视图;
👉 神奇表单的每个问题与表格的每一列,无论是内容还是顺序都一一对应。

表单与表格各元素前后统一,填写与汇总实时一步到位,引起舒适。

对应视图.gif

神奇表单制作

简单两步,掌控全局

假设现在有这样一个场景:

公司的行政或者人事想制作一个员工名册,需要收集员工的详尽信息进行汇总整理,那要如何用神奇表单来解决?

只要简单两步,就能完成神奇表单的制作:

第一步:依据需求,设计表格

首先,我们新建一张维格表。

接着规划列举这个员工名册中应该包含的信息点,为其匹配相应的维格列数据类型,比如文本、数字、电话等,包括支持照片、证件等附件上传。

拓展知识:你可以利用神奇表单进行资料文件的收集和归档,这张汇总的维格表就相当于一个已经分门别类且自带详细描述的云盘文件夹和数据库,十分强大。

附件.gif

第二步:选择视图,一键生成

表格设计好之后,即可一键生成神奇表单。在 vika 维格表中,有 3 种神奇表单的自动生成方式:

  1. 左侧工作目录上的「+」—— 即新建维格表的位置;
  2. 作为视图展现的一种形式,在新增视图的位置找到入口;
  3. 维格表视图中也有「神奇表单」的按键入口。

创建方式.gif

神奇表单设置

满足个性化需求,灵活丰富

一般的在线表单在生成之后,能够丰富和调整的地方其实很少。但 vika 维格表的神奇表单却拥有着丰富灵活的个性化设置,从外观美化到权限管控,高频实用。

(1)支持必填项

你可以强制填表人必须回答特定的问题,否则就无法提交表单,避免错过重要信息。

必填项.gif

(2)支持列描述
对应表单中的问题下方会有相应的问题备注或描述,规范作答,省下后期调整统一之苦。

列描述.gif
维格表中的列描述即「神奇表单」

(3)调整与隐藏

随意调整问题顺序与隐藏特定内容,改变对应维格列即可,表单会自动适应。

上传中![调整与隐藏.gif

(4)表单美化
利用封面、LOGO、页面宽度、彩虹标签、表单描述等做表单的个性化视觉展现。

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更换封面及 LOGO

页面设置.gif
调整神奇表单显示效果

表单描述.gif
填写表单描述

(5)权限设置

可管理神奇表单的查看、编辑、管理权限。谁只能看、谁能填、谁能改,安排得明明白白。

权限设置.gif

(6)分享设置

支持「可重复提交」、「仅允许填写一次」、「匿名提交」等选择,满足不同需求。

分享设置.gif

神奇表单处理

信息收集与数据分析一体化

传统表单只提供单一维度的数据展现,难不成你还要导出 Excel 再自己做全局的数据分析?多累。

想要在同一个平台内直接将海量信息进行整理,自动生成数据图表进行分析?看「神奇表单」表演就行了。

批量高效处理数据

你的员工手册可能收集来了上百人的数据,但这些信息感觉挤做一堆。一般可以导出 Excel 文件然后用筛选功能,但是它能筛选的数据类型比较局限,而且想要换一个维度筛选时会不得不覆盖掉之前的筛选结果。

筛选数据.gif

vika 维格表强大的分组筛选功能,配合看板、相册等多维视图形式,能够为你提供信息的多样呈现。一张收集而来的简单员工名册,也能变成部门花名册、员工转正管理看板和照片墙。

视图.gif

数据收集与可视化,实时联动

vika 维格表的图表、统计与指标等小组件,能够轻松组装成可视化的仪表盘,包括饼状图、条状图、折线图等等,让冗余沉闷的数据变成一眼看到关键信息和趋势的图表。

比如这个智能员工手册的仪表盘,很清晰地看到在职员工数、员工成分构成及各部门员工分布情况。

数据可视化.gif

统计图表与维格表之间数据互通,可实时查看到调整和变化。

神奇表单延伸

沟通协作与应用拓展

对于信息收集这一件事,vika 神奇表单确实应对轻松。但它的意义并不仅仅在信息收集这件事情上,对于沟通协作而言,它有很强的应用拓展性。

助力流程管理与需求整理

因为表单的条理性,它不仅可以用来收集信息,也可以有效助力流程管理与需求整理,实现简洁高效的沟通。比如用全面清晰的需求表,来代替产品和开发人员的互相扯皮。

产品需求.gif

团队协作支撑

一个人从收集到产出分析的效率会比小组作业高吗?收集而来的信息做了整理分析后,就这么放着不会再有贡献吗?信息收集只是 vika 维格表的功能运用之一,对于整体而言,vika 维格表是新一代数据生产力平台,能够帮助你和你的团队实现高效的协作与项目管理。

多人实时协作,处理效率翻几番。vika 维格表支持多人协作,每个人既可以利用新建视图整理自己所需的数据信息,也可以直接参与到神奇表单的设计与制作之中来。

多人协同.gif

数据安全,追求细致。涉及协作,数据更加敏感,单个表格的权限设置远不足够。vika 维格表还支持细致到列权限的设置,能不能看?能不能改?都由你决定。

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神奇关联,领域拓展。利用 vika 维格表的神奇关联,实现数据跨表关联,比如任务表与名册关联后,就可对单个人进行任务分配。信息的关联和流动可以拓展更多的领域应用。

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vika 维格表的「神奇表单」既能轻松生成且个性化设置,又能将信息收集与灵活分析一体化,是你处理信息收集任务的高效助力。别犹豫,马上尝试吧~

如果还想了解更多维格表使用小妙招,可以点击这里,预约演示噢~

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维格表,支持 API 的新一代团队数据协作神器。 欢迎登录 vika.cn 体验。
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