如何用7Ps框架开好会议 | IDCF

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会议是职场中常见的团队协作活动,也是进行决策、传递信息、达成共识的重要工具。相信屏幕旁的你也经常组织和参与各种大大小小的会议。可是,你真的会开会吗?

“这还不简单,将人拽到一起,说一下主题,订1个小时,再弄个线上会议室,不就结了?”

“要不要提前准备一下,会上遇到问题怎么办?”

“不用,能有啥问题,到时再说呗。”

这么说也没有错。可是听起来不太对,问题在哪里呢?让我带你进一步分析一下。前文讲到,任何能解决问题的方法,它必定有可以工作的隐藏假设和论据在支撑。

那么,上述看似不合理的对话中,你认为有哪些隐藏的假设前提呢?

答案是:

TA(假设会议的组织者)

  • 对会议的主题、涉及的问题域十分清楚
  • 对参会的人很了解
  • 当会上遇到问题时也能有效应对

因此,当要开会的时候,组织者只要约好干系人的时间订好会议室,那么会议就可以无须准备,成功的达成目的。

换句话说,当你对所要开的会的方方面面处于明确认知的时候,按上述做法可以达成开会的目的。

可是,现实中的会议有多少是这样的呢?现实中的组织者是否对会议都具备这样的认知水平?事实上,我们所见到的版本大多如下:

“下周大家找个时间一起开个会讨论一下。”

“开会了,开会了。”

“…….”

“关于这个话题,我们再组织另一个会议讨论一下吧。”

“这个会议到底是干什么的?”

“叫我来开会,我需要干什么?”

“讨论了半天我们解决什么问题?”

“Xxx总不在,这件事我们不清楚做不了决策。”

“原来客户想要的是这个,会前根本不知道。”

“下次把内容提前发出来,会上直接讨论就行,不用耽误大家的时间。”

你看,这就是理想和现实的对比写照,也是你和“别人家的孩子”的差距,也是为什么一提“会议” 就会被吐槽低效、过程混乱、浪费时间、不解决问题。

什么原因呢?据不完全统计,99%以上的低效会议都是组织者的锅。

职场中我们常有一些错综复杂的问题需要通过会议进行风暴和分析,还会面对不同层级的各种干系人需要去促成共识和达成决策。对会议的组织要求就会更高。

那么,如何开好会呢?

分享一个敏捷会议7Ps框架给你,帮你建立对会议的系统性认知,搞定高效会议。

一、什么是7Ps 框架?

它是一个规划和准备会议的工具,包括会议的7个关键要素。会议的组织者可以在会议准备阶段作为自检清单使用。7Ps框架由James Macanufo设计[1]。

二、7Ps指什么?

  • Purpose-目的: 为什么要开会?作为组织者,你需要能够清楚且简洁地陈述会议的目的,给参与者明确的上下文以及为什么他们需要参加这次会议。如果讲不清楚,那么你需要重新思考这次会议的必要性是什么,是否有必要继续开。很多会议其实是补偿会议,完全不需要开。
  • Product-产出物: 在会议期间产生哪些具体的工件?它会做什么,它将如何支持会议目的?如果会议并没有具体的产出物,那么也许你应该考虑的是一次团建而非会议。
  • People-人员,角色: 谁需要参加会议。会议中他们的角色是什么?他们在所讨论主题中的角色是什么?比如哪些问题由A同学回答,哪些信息由B同学补充,哪些决议需要C同学提供资源支持。清晰梳理清楚这一部分会议就成功了一大半
  • Process-流程: 会议的Agenda是什么?在会议的有限时间内分为几步。
  • Pitfall - 陷阱: 此次会议有哪些风险?我们如何应对?例如,如果话题超出范围,如果某个重要的决策者临时参与不了?如果超时?如何资料不完备等?如果主持人的电脑或网络突然失效了?怎么办?
  • Preparation-准备: 会议前是否要有参与者了解上下文提前阅读的材料?有没有需要提前完成的调查问卷或作业?
  • Practical concerns - 物料场地等后勤工作: 包括物料、场地、设备、时间、地点、午饭等等。

在这7个关键要素中,对会议的成功和建立认知影响最大的两个要素是Purpose和People。Purpose是会议的原因,当问题定义清楚,方案是更容易的事。People指与我何干,当把利益关系定义清楚,参会者的定位就会清晰,就会自然遵循你设计的系统的规则行事。

三、如何使用7Ps框架

7Ps框架是一次好会议的设计框架,也可以作为开会前的自查清单。在设计时,可以采用由Romain画的7Ps Canvas作为会议设计的模板,帮你结构化的梳理和呈现会议的准备工作。

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在这里给大家使用7Ps的一些tips:

  • 计划总会发生变化。7个元素之间相互影响,当其中一个元素发生过变化时,其它几个维度也需要进行调整。比如参与人发生变化,需要依次调整时间、流程等内容。
  • 用金字塔结构去构建7Ps,Purpose为中心思想。因此,要尽量用一句话去收敛Purpose,并依次找到你的论据,设计你的逻辑链路。流程自然也就有了。
  • 会议中要让7Ps可见,线上会议则可以用白板的方式写下会议的事项,避免跑题。

下面的脑图是使用7Ps准备会议的一个示例图,你也可以设计这样的脑图模板,每次会议启动前来填充这些信息就可以了。

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四、7Ps框架有多好?

“在准备战斗时,我总是发现计划没有用,但是计划又是必不可少的。”

——德怀特·艾森豪威尔

每次会议都应制定计划。好的计划确实不一定能保证取得好的结果,但计划的过程可以帮助你建立对事的系统性认知,7Ps框架就是这样一个帮你对会议建立系统性认知的框架。你的认知越清晰,会议成功率就会越高。

从模型分类的角度,7Ps框架是结构化模型,7Ps是会议成功的7个关键要素(7Ps也被称为要素类模型)。它包括人、事、物的结构,又包含会前、会中、会后的时间顺序设计。因此,7Ps不仅可用于会议,还可以用于计划活动,比较灵活又容易记忆。

你可能会问,每次都这样设计有些麻烦,可能需要耗费太多的时间在设计上,还不如直接开呢?

大脑会想尽一切办法拒绝思考,而为了解决问题所要消耗的思考和认知构建时间在一定程度上是等效的。如果你不在会前设计,那就会在会中和会后补偿。只不过越往后,你的补偿倍数越高,补偿的就不仅仅是你一个人的时间,是几个人甚至几十个人的时间浪费。

所以,在你的下一个会议来临之前,不妨实践一下7Ps。即使只有一点点时间,感受一下它对你的认知的影响以及对你的会议的影响。欢迎留言和微信分享使用心得。

小模型大用处,试一下吧。

[1] 参考书籍-《Game Storming》

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来源:Thoughtworks商业洞见

作者:禚娴静

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