头图

前额皮质如何影响我们的工作效率

LigaAI

写在前面:

工作效率=工作量/时间,这其实只是个定义式,并不决定我们的工作效率。在实际工作场景中,影响我们工作效率有很多方面:工作的环境、工作的难度和复杂度、自己对工作的熟悉程度,心智模型…这些其实都跟我们的大脑有关。

本期内容,来自于 LigaAI 的内部分享。让我们一起走进大脑的工作舞台,来看看影响工作效率的因素到底有哪些?


大脑的工作原理

我们常常会问:怎样才能提高工作效率?有很多效率工具,为什么要选择这一款?它为什么能提高我们的工作效率?以上问题与大脑的工作原理离不开关系。

前额皮质

决策和解决问题的能力程度上依赖于大脑中一个叫前额皮质的区域,它是人类大脑进化后半段发展起来的主要区域,占大脑体积的4%-5%。前额皮质是大脑思考的核心,进行有意识活动的区域。

活动的大脑舞台

用舞台活动的比喻来解释前额皮质里有意识的思维活动,我们把前额皮质想象成一个小舞台,看看正在做竞品分析的同学的大脑舞台是什么样子的?

舞台上的内容是产品同学正在关注的信息,舞台外的内容是产品同学的内心世界的一些想法和记忆:对需求的理解、分析竞品的方法等…有时二者会组合在一起,有时它们会分开工作。一旦舞台外的信息登上舞台,我们就要注意了!

举个栗子:当你要理解一个概念或新想法时,就会把舞台外的信息带上舞台,并观察它们与内心世界其他信息的互动。

产品同学在研究竞品时,会边研究竞品边联想有关用户体验的知识,并把与用户体验相关的记忆“请”上台。如果这段记忆很“久远”,大脑就会开始搜索,这个过程会让该同学被其他“记忆”打断,从而忘记自己正在研究的竞品的信息。

当“外部干扰源”(消息通知)登上注意力舞台后,你的注意力会被当前信息所吸引。如果抑制不住想处理当前信息的冲动,其他相关信息也都会出现在舞台上,所关注的竞品信息就都会被“挤”下去。

经过一番思考和决策,你终于处理好了当前信息,此时你需要把与当前信息有关的其他信息全部清理出去,把与竞品相关的信息“请”回来。

由于某个想法没有记牢,我们还要搜寻一番。’ 把那个被撞飞的“信息”给找回来 '这个过程需要回忆和联想。与在解决bug之前“布置舞台”相比,重新布置“舞台”消耗了一定的时间和精力。

临近中午,“该吃饭了”这条信息要登上舞台。

“中午吃啥”、“粿条”等信息会对你当前的工作造成干扰,因为你的工作还没有做完。但抑制和防止分心是需要能量的,而自己现在很饿…一番抗争失败后,你快速收尾手头上的事,开始思考去哪吃和吃什么的问题了。

外部干扰源(邮件、消息通知等)和内部干扰源(吃啥、做法等)会干扰我们的工作节奏,直接影响到我们的工作效率。高效用脑、提供工作效率,我们需要掌握一些方法。

根据上边的例子,我们总结为以下4点:

有意识的思维活动依赖前额皮质

理解、决策、回忆、记忆、抑制这五项功能构成了有意识思维的主要部分。它们组合起来,能帮我们完成制订计划、解决问题、与人沟通等其他任务。对每一项功能的“使用”都需要大量调用前额皮质、海量的大脑资源。

思维活动十分耗能

相比自动的大脑功能,比如保持心跳和呼吸,有意识的心智活动消耗燃料的速度要快得多。

大脑舞台需要大量的能量才能运作,就好像灯光离舞台很远,你需要打开很多盏灯,要把灯全都调到最亮,才能看到舞台上的演员。

决策和控制冲动的能量有限

我们用于决策和控制冲动等活动的能量是有限的,当这些能量用完时,我们就没有能量用在下一个活动上了。

舞台空间很小

大脑一次能够处理的概念是有限的。尽管你可以一次记住不止一件事,但在这种情况下,人们对每件事的记忆都会有欠缺。

明确且具有说服力的证据表明,人们的注意力只能集中在一件事上,没有直接证据表明人们可以把注意力长时间地同时放在多件事物上。

因此在同一时间内,脑海中的东西越少越好。理想状况是,一次只试图理解一个新概念。

看到这,我们大致知道工作中常提到的工作效率到底是怎么一回事了,现在让我们来回答文章开头的问题:是什么影响我们的工作效率?

适量的工作量可以让人保持一定的压力,而适当的压力能让人更好地完成工作。

当过量的工作同时出现在你面前时,则会产生不好的影响:工作效率会降低,人也会更焦虑;
工作被打断时,我们当前关注的信息就会丢失,打断我们的信息会登上大脑舞台。在理解和联想的过程中,我们会被其他干扰信息打断而重复联想和再处理的过程,这对工作者本身就是一种能量和情绪的消耗,自然会降低工作效率。

效率工具的工作原理是?


效率工具:顾名思义,提高工作效率的工具。虽然我们经常使用,未必清楚它们的工作原理。

复杂想法可视化

将复杂想法可视化是有效利用大脑有限资源的方法之一,通过将复杂想法可视化和列出清单的方法,大脑可以专注处理信息而非储存信息。

GTD(Getting Things Done) , 通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来。头脑可以不用塞满各种需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情上。

ProcessOn,飞书的流程图,它们能将自己的想法和逻辑较好地呈现给别人看;

Miro,FigJam,teamind等白板工具也利用了这样的工作效率原理:

1.将自己的想法记到白板上

2.将自己能想到的信息写上去

3.思考他们之间的逻辑关系

比起在大脑里一边思考一边记忆,这种方法要高效得多。

变量越少,决策效率越高

虽然前额皮质能够同时容纳的信息量非常有限,但如果使用组块化和其他技巧,这种对数量的限制就能被大大削减。

以airtable、飞书的多维表格举例,它们均提供了分组的功能,从更高的维度去思考问题,减少同时需要关注的信息。scrum会用到史诗的概念,将产生关联的一些事项组成一个故事。

对产品的管理者而言,做决策时,只需对史诗进行决策,需要同事关注的东西就变少了,决策效率会大大提高。

每次使用大脑资源时,将其分配给重要的事情

首先进行优先级排序是很重要的,几乎所有项目管理软件都提供了优先级的字段。

只有当你减少在非重要紧急项目上的分配时,你的工作效率才会大大提高。

避免被打扰

不断被邮件或短信干扰会降低智力表现。因此,尽可能地避免被干扰,可以让我们免于频繁切换任务而专注于手头的工作,进而提高工作效率。

举个例子,Slack 的通知设定使我们能够在减少干扰的同时还能不错过重要信息。当我们关闭全局通知时,功能设定为只有@到自己的,或提到某个关键词的时候,才会提示跟“我”有关的信息。

当被打扰的频率降低,工作者的出错的频率也会降低;反之,出错的频率就会增加,工作者最后会被困在“无休止”的工作干扰里,工作效率大打折扣。

避免被打扰能保证在降低工作者出错机率的同时又能提高工作效率。

如何选用效率工具?

支持自动化

自行设定自己的默认选择,可以减少自己决策的次数,让自己的精力更加专注于其他任务,对于有规律的任务,可以通过工具提供的自动化功能去自动解决。

有以下两个好处:

1、自动化的条件下,可以自己设定好自动化流程,到期自动执行,避免出错。

2、当设定好自动化后,这件事情就可以离开你的脑海了,集中精力做其他的事情,减少了自己的心智负担。

IFTTT,Zapier上都有可以支持自动化流程的工具。

开放、易集成

一般而言,由于工具的复杂度提高后,上手的难度会变大,因此工具一般只会专注解决一类问题。但一个效率工具并不能解决所有问题。因此,可以支持第三方,跟其他工具组合去解决问题,显得尤为重要。

社区活跃

良好的社区一方面可以让产品更接近用户的需求,另一方面,也可以提供多种多样的解决方案。

Figma 在社区方面就做得比较好:一方面,大家在社区对产品本身进行反馈,另一方面,大家也贡献了很多模板和插件,满足用户多种多样的需求。

写在最后

工作效率的提升需要内外联合。脑科学和使用效率工具的联合“开发”能让我们减少很多不必要的浪费而专注在产出真正有价值的事情上。

LigaAI-新一代智能研发协作平台 从为开发者服务的角度出发,秉持“专注灵感、回归价值、享受成果”的团队信念,为前进路上的开发者保驾护航。


本文参考文献:
[1]《效率脑科学》 戴维·罗克
[2]《稀缺》塞德希尔·穆来纳森

阅读 498

全新的智能研发管理平台。持续产出敏捷开发、机器学习等干货内容ing……

27 声望
5 粉丝
0 条评论

全新的智能研发管理平台。持续产出敏捷开发、机器学习等干货内容ing……

27 声望
5 粉丝
文章目录
宣传栏