当企业在谈论数字化时,我们在谈论什么?

织信informat

做个人/工作管理在我看来是生活的必须项。

从学生时代开始,为了获得更高的分数,更好的学习效率,到工作之后,为了获取更高的劳动报酬,更好的晋升路径,我们都在有目的性的去实现自我价值。尤其是步入职场之后,在现如今的年龄,大部分时间都被工作占据,或者在为了提升工作技能而学习。

以我自己为例,生活被一个成果向的线性路线给贯穿。为了能使生活质量稳步提升,我需要规划好个人管理,也就是工作与学习。在日常的运营工作中,我逐渐养成了「逐级拆分」的思维模式,也就是运营中常说的「北极星指标」,即通过目标拆分方向,到细分执行事项。

前言

最初我的个人管理源自于我的学习习惯,因为阅读量的庞大,导致吸收效率不高,无法得心应手地发挥出书本上的知识,工作之后也因为岗位的原因需要吸纳许多研报来产出相应的工作规划,这时就十分想要一个高效可行的计划。可当时我对于个人管理的认知还处于朦胧阶段,只是有了一个初步的方向,其他全凭摸索。以下是自己探索的一些思路和方向。

工作中的规划实践

因为我的工作岗位是运营,所以经常会接触到新的行业信息和知识,并且需要将其转化成自己的技能储备。我会根据业务进度目标来拆分所需的知识,再细化到每天要阅读且吸收什么,再根据此来产出相应的工作方向和规划,最后会在工作规划执行后记录自己的情况并复盘。

“是否有效?”“方向是否正确?”“该如何计划下一步的工作?”

这些也可以被叫做 「周报」。

除此以外,还需要去安排每天的工作行程,要开什么会,需要提前发邮件给谁等等。

这些就需要有工具去整理并归纳以达到高效的目的。

工作之初,我首先接触并掌握的个人管理内容是信息整理,也可以成为知识管理。

这个时候我选择的工具是笔记类应用,微软家的OneNote。以「工作记录」为例,从第一份工作开始到今天,我会为当前所在公司建一个笔记本,以事项、时间、会议纪要为主要的分类单位进行每天的工作记录。

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截图时间为当前时间,点击光标后自动更新时间

在使用了4年后,我的体会首先是带来了工作复盘的便利性,其次因为许多公司都会要求员工提交周报、月报,甚至是日报。如果有这样一份文档存有记录,月报、半年报其中的工作记录就可以精确到日为单位。特别是某些时候需要临时交付一些内容出来,比如补充上个月的某个项目需求,职级晋升的时候需要列举自己做过什么事,就可以迅速从这些记录中快速提取出所需要的内容。

再来说说复盘,运营岗位中不可或缺的「习惯」。有这份文档就可以回想、看到自己的工作状态、成果,是否陷入了某些运营的牛角尖,是否在规划初期因为某些细节而忽视了全局,是否需要在某些方向再补足一些技能或好好沉淀等等。

这是我对于工作管理方面的初步尝试。

学习、生活中的尝试

在工作方面持续进展的同时,我对于学习及生活方面的尝试也在进行,我需要一款好用的工具来提供解决方案。除了OneNote以外,我还尝试过石墨文档、印象笔记、notion等笔记类应用,来记录阅读学习时随时产生的感想和信息。以及Microsoft To Do、Google Tasks这类基于GTD思维的应用。

使用了以上各类工具后,我发现问题并没有得到很好的解决,我还是会对生活感到迷茫,偶尔会对接下来的方向感到彷徨,甚至觉得自己一无是处。以Notion为例,它很强大很全面自由度也很高,但用了不到一个月我就放弃了,因为我的状态还没有达到有思路、有方向,然后借助工具去实施就行,而是变成了我在适应、学习Notion的产品架构然后来调整自己。接着我就是不断尝试新工具,无法坚持使用就放弃,再尝试下一个。

直到今年的六月份,我觉得不能再这样下去了,然后打开Xmind,细分拆解了自己想解决的问题以及当下正在做的事。有一种张无忌学习太极的感受,“在完全忘记个人管理是什么的时候,才真正领会到个人管理。”转眼间两年过去了,目前终于有了一套成形的个人管理方案。

方案
这是我的思路
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需要注意的是,每个人的生活方式无法复制,所以我的规划只是一个思路,但愿对屏幕前的你能有所启发。

思路

第一步,如上图所示,我的方式是先把个人日常管理的范围给提炼出来,因为我的规划能力还未成体系,在2019年我只能较好处理看书、工作、运动这三个部分。2020年在吸收了许多时间规划、个人价值提升的文章、书籍后,受到启发,继续细化去理解自己日常的生活三大块。到今年2021年,我对于自身的体系有了更为充实的拆分,将一些能够Routine化的事物增加到了「生活」一栏中。

明确了范围,那么我的下一步是给每个范围设定目标,以年为单位进行复盘统计,所以我会大致定下一个全年目标,然后拆分至每个月。

这样的拆分不仅仅在工作上运用得当,对于自身而言也能保证计划的合理推进性。假设我的运动目标是通过健身净增肌到体重150斤,那么我就知道相对于现在而言我每个月至少需要增加1斤肌肉,我就会知道相对于我现在每个月的增肌速率而言,还需要在饮食和重量上提升多少个百分点。那如果我将体重定为160斤,这一年下来每个月需要至少增加1.8斤肌肉,对于目前的时间安排来说是不太可能的,那么这个项目规划就无法成立。

到了这一步会发现个人管理的各个类目之间,有着非常强的关联作用,比如学习和工作规划未执行到位,就不会有充裕的时间安排给健身。而如果生活事物占比太多,就会影响到学习和吸收,对于输出这一类目而言,就会降低整个的质量。

那么下一步,自然而然就是通过月度目标,去大致推导出每周和每天的目标,以此形成自己的「Routine」。最开始是在YouTube上了解到这个词,比如健身Rontine,而今年感受下来发现这个词也特别适合放到个人管理中,它的中文意思就是「例行公事」,Daliy Routine就是日常工作。那我的每个大目标都离不开每天小计划的执行,如果不做或者少做就会影响目标成效。

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如此拆分下去,逐渐就对自己的生活、学习、工作方向清晰。如果你目前也处于摸索的状态,那不要紧,一步一步尝试就能找到自己的方向。在你有了范围和可执行的目标之后,其实心里对未来的事物会愈发清楚的。

此时我们需要落实到每天的行动上,我感受最深的一点是一定找到那个能让你坚持下去的方式,比如我的Routine里,最主要是依赖织信来完成规划和记录。
1.记录当天/昨天的计划完成度
2.回顾本周一周计划
3.列举今天要做事项

同时也能一站式使用织信去记录、保存学习的资料和想法,成体系之后就可以独立汇总到一个应用中去,最后根据每月的实施情况进行总结,以此来实现年度目标:
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我是在今年接触到的织信,大家感兴趣可以去搜看看。因为相较于客户端我更喜欢在线应用(多端用户懂的都懂),所以目前我个人的学习、工作、生活都依赖于织信,下面我介绍一下织信这个好帮手。

我也是在知乎上了解到织信,它是一个免费的在线协同软件,对于5人以下的团队是完全免费的,基于表单系统的多样化,可以一站式就完成以往需要Microsoft to do+OneDrive+OneNote等好几个工具完成的事。目前我。是一个人使用,还未与小伙伴或同事组成一个团队,所以还没有深度体会到协作的效率。但把视角转移为,「自己就是一个团队」后,通过全局看板与多任务管理,可以快速高效的感受到「团队效率的提升」。
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织信的产品逻辑是基于表格的百搭,所以在产出好相应的脑图计划后,在系统内一一建立对应的表单,继而填充数据,丰富样式。我从一开始的简单记录到后面的轻松使用,并且它能适应你任何计划的调整与改变(毕竟对于产品而言只是更改数据且换了种展示形式),且在各种逻辑结构发生变化后,它依然可以进行调整。
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通过自动化配置项,我可以一键将本月每日的备注或其他记录一键整理在一个表单内,生成我的「月度回顾表」,免去了重复整理,归纳集合的工作。

不过我也建议,不管是做个人管理,还是团队应用,亦或者是当成新的玩具进行尝试,都应从最基础的功能开始延展向上。

给我带来最大惊喜的是文件储存功能,可以和任何其他模块之间产生关联,且没有讨厌的网络上传下载限速。
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我使用织信这半年来的体验:它能完美适应你的计划,以及计划之外的需求,想怎么使用就怎么使用,并且功能远不止于此(官网介绍主要客户为集团型)。对于我这类数字化新手,本身需求还未形成一定的复杂度,如果工具的结构不够简洁,反而会增加上手难度,用着用着就会觉得好麻烦,然后弃置。

最后

其实对比管理书籍内的思考逻辑,我的方案还存在许多瑕疵,例如复盘的颗粒度不够精确,没有关联到指向性的事物,而且生活中仍未「数字化」、「效率化」的事情还有很多,后续会慢慢增加到脑图中,然后建立在织信里。

回想起这些年的心路历程,顿觉愚笨,感叹浪费了太多时间。

最后想对你说一句,哪怕看了这篇文章后依然没有一个具体的思路,或者觉得我的方案不怎么好,都没关系,不要放弃,解决方案总比困难多,只要你开始。

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