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十五年敏捷实践分享:分布式团队的站立会这样开!

写在前面

上篇文章中,我们探讨了「每日站会的非必要性」:作为迭代目标进度同步的一种形式,每日站会可以根据具体需要,灵活地选用不同的会议形式以及会议周期。

对于需要日会/站会的敏捷团队而言,是否存在某种已验证的更高效的会议模式?分布式团队的可复制会议技巧又有哪些? 本篇文章将展开解答。

一些敏捷管理方法设想每天召开团队会议,在会议期间,成员间可以做出承诺,识别和讨论潜在挑战并且解决难题。会议形式中最受欢迎的「站立会」已经存在了几十年,之所以称为「站立会」是因为参会人员通常会站着参加。长时间站立的不便与不适也是故意为之,这样利于与会者集中注意力并保持会议简短。

虽然传统的站立会对许多人来说仍然适用,但很明显,它诞生于分布式工作风靡之前的世界,在当时同步沟通是常态。而且过往的经验是:站立会经常因为临时的变更、不够深思熟虑、累赘的言语表达而变得无聊冗长。

现在,远程工作和相关的异步通信工具的进步,使得团队沟通的处理方式得到大大改善。十五年来,我一直在尝试多种团队会议形式,而今天分享的是我和团队均认为的最有效的会议模式——它通过同步、异步、书面沟通和视频交流,甚至表情符号的结合,减少了输入时间并将价值最大化。我们称之为 Estandap。

Estandap 的主要目标是使不同规模的公司的团队成员能够保持一致,确定任务优先级,达成共识,互相帮助以消除阻碍因素,并加速成功的产出。Estandap 有两个部分:

  • 每日异步的书面更新
  • 每日同步的共同会议

组织内的每个团队都要执行这两项操作。超过 20 人的团队往往有中层管理人员,他需要向上级领导者汇报,也要接受来自团队成员的汇报。

因此,中层经理可以是两个 Estandap 团队的成员:一个团队由上级领导者、中层管理者及其同事组成,另一个则仅由中层管理者及其直接下属组成。

01 每日书面更新

在每个工作日开始时,团队成员在共享文档或通信频道中回答以下问题:

✅ 您昨天完成了哪些目标?
❌ 你未完成哪些目标,为什么没完成?
🥅 今天,你计划完成的最重要的目标有哪些?
🛣  你目前的主要目标和交付估算是什么?

目标应该是客观的,注重结果的,而不应仅是一个任务列表。避免设置模棱两可的目标,例如「开始工作……」或「处理……」,而是应该设定客观和/或可衡量的目标,例如,「推送实时……」或「完成 50% 的……」。

有时,人们可能会将书面更新视为报告工具,而不是对齐工具。这种心态一旦形成,他们就会因为害怕责罚而在日常更新上注入水分。团队领导者应该同团队成员强调,书面更新只是为了保持一致、互有启发。这是一个安全的讨论空间,它的目的只是:

  • 让作为一个团队的我们更高效;
  • 通过共享项目信息和知识,提高推进速度;
  • 作为团队成员和项目负责人的优先级排序依据;
  • 创造凝聚力和学习环境,因为我们都对彼此的工作都有更好的理解;
  • 帮助构建自己的工作并分享正在处理的内容。简明扼要,不要过度分享——询问自己:了解什么内容对团队而言才有价值?然后回答这个问题。

02 每日会议

每个工作日都要举行一次会议。为了最大限度地提高工作效率(避免多任务并行),每日会议应该尽可能早地举行。如果需要进行远程会议,选一个最顺手的远程工具即可。会议议程大致如下:

👓 阅读其他人的书面更新。
📝 列出需要讨论的主题和应参与的人,并按优先次序排列。
🗣 讨论主题。

默认情况下,会议是由团队领导安排和主持的。团队成员可以轮流担任会议主持人,这样可以提升会议激情,也能让团队领导投入更多时间思考战略。

会议应从浏览阅读开始,而不是书写更新。如果成员没有提前完成书面更新就参加站立会,那会议的效率和速率就会大大降低。书面更新应该在每日会议开始之前完成。无需等待的会议能让人更加集中,等待是很糟糕的!

当团队成员阅读每个更新时,他们可以添加评论,让成员关注到。如果有需要立即讨论的主题,他们可以将其添加到讨论列表中 - 包括需要参与讨论的人的姓名

一旦阅读完毕,列出议题,主持人将对待讨论的议题进行优先排序。优先级可以通过影响、重要性或参与的团队成员数量来确定。那些无需处理议题的成员可以先行离开会议,避免浪费时间。

理想情况下,议题应包含问题和答案的互动。那些纯粹的(仅供参考的)信息,最好以异步方式处理。如果有一个特定的话题很明显无法在站立会上被解决,需要更多的时间和精力,那就必须安排一个单独的会议来讨论解决这个问题。

每日会议必须尽可能简短。每个团队成员阅读更新的时间应不超过一分钟。讨论议题总是不可避免地需要更多时间,但并不是每个人都需要参与。一个 3 人的小团队只需要投入 3 分钟用来阅读书面更新,而一个 20 人的团队可能需要 20 分钟。

举个例子,目前大约有 20 名团队成员会直接向我汇报。我将安排一个小时的会议时间,其中 15 分钟用于阅读书面更新,5 分钟用于查看指标,40 分钟用于需要我参与的议题讨论。

03 书面更新进阶

  1. 为了提升团队的一致性,将 OKR 纳入考量。
  2. 书面更新可能是重复的——特别是与主要目标相关的部分。为了更容易识别每天的变化,用不同的颜色、图标等直观地突出新的和/或重复的内容
  3. 大型组织可以使用#标签 来区分和识别不同团队的更新。
  4. (向上汇报时)理想情况下,项目负责人应该代表团队回答「目前的主要目标和交付预期是什么?」,而不应过度关注自己的具体执行动作。
  5. 新入职的成员应阅读其他成员一个月前或更早之前的书面更新内容。这将有助于他对团队的目标和日均效能有更深入的了解。
  6. 如果你在使用 OKR 框架,请将最后一个问题「🛣 你目前的主要目标和交付估算是什么?」分成两部分,分别用于目标和关键结果:

· 你的主要目标和时间表是什么?

· 让我们更接近目标的关键结果是什么?

04 每日会议 Pro

  1. 对于数据驱动型团队,可以花几分钟时间查看和反思日常关键绩效指标(KPI)的表现。
  2. 在阅读每日更新时,应使用✅以表明你已阅读更新,还可以使用其他表情符号以表示欢呼或支持。

3. 对于大规模的团队,率先关注可能与你产生依赖的其他团队成员的更新,反之亦然。有些时候,领导者不得不提前开始更新内容的阅读,才能读完所有内容。

  1. 如果每日会议是远程会议的形式,请打开摄像头,面对面互动非常重要。这可能是一天中所有团队成员唯一能够看到彼此的时间。可以在阅读更新内容时关闭摄像头,开启摄像头表示您已完成阅读。
  2. 为了避免单调,增加会议参与度,主持人可以在会议过程中分享一些独特或有趣的东西。

6. 以振奋人心的口号结束会议。研究发现,口号可以提升团队表现,改善认知功能,甚至让成员更喜欢彼此。

05 Estandap 存在的问题

Estandap 当然并非完美,它也存在一些问题。

1. 在不爱分享和过度讨论之间找到适当的平衡。有时候,团队成员会过于详细地描述自己的工作内容。鉴于(会议后)在远程工作时最好避免过于频繁的交流,因此 Estandap 中过度讨论的情况很难解决。

  1. Estandap 关注的不仅仅是产出和结果。它需要坚实的基于业绩或基于结果的管理框架作为辅助。
  2. Estandap 在帮助团队保持一致,完成优先级排序,达成共识和速率提升方面表现得很好。但是,它并没有很好地解决学习和内省问题。书写更新的内容已经消耗了大量的认知能力,因为它要求成员专注于规划,提升交付速率。在流程中添加内省可能是一种矫枉过正的行为。很少有人会在工作日刚开始时有做这么多事情的能力。系统的学习应该有其独有的并行框架
  3. 跨多个时区工作时,Estandap 要求的同步同时的会议可能会导致一些团队成员不得不在工作以外的时间参加会议。

随着越来越多的公司将 Estandap 投入实践并给予我们反馈,Estandap 还将得以持续改进和发展。

# Liga总结

Estandap 是经验总结下最高效的敏捷日会模板。它包括每日书面更新和每日会议两个部分。

  • 每日书面更新的内容:✅已完成工作,❌未完成工作,🥅当日目标,🛣长期目标
  • 每日会议的步骤:👓浏览所有更新,📝列出讨论主题,🗣组织讨论

原文作者:Alexander Torrenegra

文章出处:Medium

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