从 Toodledo 到 Obsidian Tasks - 我的 GTD 最佳实践

最近我完成了从 Toodledo 到 Obsidian Tasks（Obsidian 插件）的切换。 这两款软件都是极其强大的时间管理工具。虽然 Toodledo 几乎是我最喜欢的 GTD 软件， 但服务愈发不稳定让我烦恼，正好发现 Obsidian Tasks 在查询和知识库结合方面的能力发挥出了 1+1 \> 2 的效果。 经过试用我决定迁移到 Obsidian Tasks。

放弃一个合作了十几年的老朋友 Toodledo 让我有些伤感，但是这个过程也促使我总结了一下我在时间管理这个命题上的尝试，并分享了一些我的经验。

Image frrom Pixelbay

什么是 GTD

在这个快节奏的现代生活中，我们都会遇到大量的任务和信息，而如何有效地管理时间和任务成为了许多人的挑战。在读书时期，我也曾经陷入任务管理的困境。从 2009 年开始，我尝试过使用日历、笔记等工具来组织我的任务和信息，但效果并不理想。直到后来我接触到了 DoIt.im，进而发现了 David Allen 的书《Getting Things Done》，这本书带给了我一种全新的任务管理思路——GTD。往后数十年，我一直使用这个模式来管理自己的时间。

GTD 是由 David Allen 所创立的一种个人时间管理方法 ，旨在帮助人们更有效地管理自己的时间和任务，从而提高工作效率和生产力。这种方法的基本思想是<mark>将所有任务分解为具体的行动步骤，并将它们组织在一个可靠的系统中，以便于跟进和管理</mark>通过这种方法，人们可以更轻松地掌控自己的工作和生活，减少压力和焦虑，从而更加专注和高效地完成任务。

那么如何实现 GTD 呢？以下是基本的步骤：

1. 收集：收集所有任务、想法、计划、待办事项，可以用笔记本、手机、电脑等多种工具。

2. 组织：审视待办任务，分类所有任务和行动步骤，并回顾过往未完成的项目。

   • 分类：审视收集到的任务，将所有任务和行动步骤分类，常见分类包括项目、上下文、时间等，以更清晰地了解任务的优先级和关联性。如果可以快速执行（\<2m）就立刻执行。
   • 回顾：定期回顾任务和行动步骤，确保它们的进度和状态得到及时跟进，更好地掌控任务和生活，从而更加高效地完成任务。
3. 执行：专注于当前任务，避免分散注意力，借助时间管理和注意力控制的技巧提高效率。

注，我整理的结构和外部工具略有差异。<mark>我将分类、回顾都合并到组织步骤</mark>因为我发现组织本质是做计划，做计划纪要看收集的待办事项，也要回顾进行中项目和已完成项目，何不都在组织环节一起做好？

我使用过的在线 GTD 服务

我曾使用过多个在线任务管理软件，包括 Doit.im、Remember The Milk、OmniFocus 和 Toodledo 等，下面分享一下我的使用历程和对比这些软件的差异。

Doit.im

我接触 GTD 就是从 Doit.im 开始。这是一款国产软件，也是我非常喜欢的一款应用程序。Doit.im 支持 GTD 的基本功能，提供了清晰的任务列表、分类、优先级等功能，还支持多种回顾模式和多平台同步。然而，我后来放弃了它，因为我发现了更为强大的 Toodledo。

Image frrom doit.im

Remember The Milk

我寻找下一款管理工具时，找到了 Remember The Milk（RTM）这个应用。RTM 提供了基本的任务管理功能，如添加任务、设置提醒、归档任务等等，并支持多平台同步，可以在电脑、手机等多个设备上使用。

然而，有些人可能不太喜欢 RTM 的用户界面设计，因为它看起来可能有些过时，不够现代化。此外，一些高级功能需要付费使用。当时我还是一个穷学生，没有为软件付费的能力，所以很快放弃了使用 RTM。

Toodledo

我从善用佳软了解到 Toodledo 这款任务管理工具（善用佳软是一个著名的软件使用分享网站，我在学生时代从这里获取了相当多的工具和思路）。

Image frrom toodledo.com

我很快在 葡挞生活 找到了一份非常完整的教程介绍 Toodledo 高级使用手法，尤其从其中获得了使用 Search 模块的方法。可惜现在网站已经无法打开了。不过，我们可以从一些其他渠道的截图中，略窥当时 Toodledo 的风采：

Image frrom twitter.com/productivelife

Toodledo 很快成为了我最喜欢的任务管理工具。它提供了非常全面的任务管理功能，支持任务分类、排序、筛选等，同时还支持多种回顾模式和自定义字段。此外，Toodledo 还支持多平台同步，并且具有强大的 API，可以方便地与其他应用程序集成。

OmniFocus

由于 Toodledo 产品功能上一直不思进取，访问比较慢。我还曾经探索式短暂使用了 OmniFocus，这是一款专业的 Mac 平台任务管理工具，它提供了任务分解、项目管理、上下文等功能，并可通过 AppleScript 等方式进行扩展。OmniFocus 支持多种同步服务，包括 Omni Sync Server、WebDAV、FTP 等，用户可以根据自己的需求选择不同的服务。所有任务数据都是存储在本地的，因此用户可以在没有网络连接的情况下继续使用软件。

付费使用一段时间之后，我发现 <mark>OmniFocus 的搜索功能和 Toodledo 的 Search 功能实在无法相提并论</mark>它不能满足我的需求。

Image frrom www.omnigroup.com/omnifocus

其他一些

我还曾经尝试过一些任务管理工具，包括 Trello、Asana、Basement、Tower、Teambition 等等，

但是由于它们的功能设计往往是为团队协作设计的，而我主要是个人使用，因此使用起来不够便捷。另外，这些软件的自定义搜索功能（当时）往往也比较弱，无法满足我的需求。最终我都返回到了 Toodledo 怀抱，直到现在。

我如何组织一天的任务？

我认为在 GTD 的体系中，收集和处理阶段相对机械和简单，真正考验人的是组织阶段：

• 分类：如何快速检阅所有任务并对它们进行分类和标记；
• 下一步：如何确定下一个任务的优先级。

下面我将分享一些我个人的理念和操作方法。

分类即快速检阅

为了更好地组织任务，我们需要注意任务的重要属性，包括 <mark>Context（环境）、Project（项目）、Status（状态）和 Due（截止时间）</mark>Context 决定了当前环境下要做什么，是一个简单的过滤器。我将 Context 分为 Computer / Work / Mobile。Project 则将任务归属到不同的项目中，一个项目的周期比较长，并且其中的任务具有强相关性。Status 描述这个任务是立即可处理（Next）还是需要等待（Waiting），有些任务是周期性的则为 Active。Due 则是描述时间属性，一般有到点干（On），在这个时间之前（Due）以及尽量（Optional）。

除此之外，其他属性，如优先级（Priority）、类型（Folder）也需要考虑，但不是最重要的。

为了更好地管理任务，我每天早上都会打开<mark>四个视图：single、subtask、project-xxx 和 inbox</mark>

• single 是单独任务（包括重复任务），这里面的任务都是独立的，可以根据优先级进行排序。
• subtask 是父子任务，有些任务并不是当天可以完成，必须将任务拆分为小任务，否则会打击完成任务的信心。
• project-xxx 针对特定项目做的分类，我会按照固定模板对每个项目进行分类成十几个任务。
• inbox 其实就是收集的产物，需要进行简单分类处理。

下一个任务是什么

以下是筛选清单，用于确定需要立即进行的任务：

• Top：任务优先级高
• Due 3 天内且非重复类型：需要进行检查和准备工作
• Due 明天：需要立即进行
• High + Next：任务优先级较高，且已经具备行动条件
• 计时器不为空：说明已经开始执行，但可能会被其他事情打断
• Waiting：表示需要和别人合作，需要检查进度

清单中的任务按照优先级、截止日期和执行状态的综合考虑排序。每次进入工作状态之后，只需要从这个清单中筛选出靠前的几个任务进行执行。

曾经的王者 - Toodledo

我使用它已经超过了 12 年，付费了 8 年，而且它的产品理念深刻影响了我时间管理的策略。 我介绍一些 Toodledo 中做得相当很不错的功能以及细节：

细节功能

循环任务功能

Toodledo 支持循环任务功能，用户可以将一个任务设置为循环任务，并指定它的重复周期，比如每天、每周、每月等。当任务完成后，它会自动重复出现在任务列表中，以便用户再次处理。这个功能可以帮助用户更好地管理一些常规性的任务：日常会议、每日邮件处理、每日 Review 等等。

丰富时间功能类型

Toodledo 对日期的支持非常丰富，用户可以根据任务的具体情况选择不同的 Due 类型，比如 Due（截止时间）、Timer（计时器）、Length（时常评估） 等等。这样一来，用户可以更加精细地管理任务的时间，有效地提高工作效率。另外，基于 Timer 计时器，我可以<mark>方便地统计一天的时间耗用情况</mark>更好地把控时间成本。我还开发了一个 Python 脚本用来分析每周的时间耗用。

Search 功能

Toodledo 的 Search 功能非常强大，<mark>支持丰富的逻辑查询（提供了条件组合的与或查询）</mark>用户可以根据任务名称、标签、日期、优先级等多个条件进行查询。这个功能可以帮助用户组织任务，提高任务管理的效率，我一度无法离开 Toodledo 也是因为，任务组织这个步骤我高度依赖这项功能。

我开发的工具和插件

整体而言，我还是愿意给大家推荐 Toodledo。我自己也在 Toodledo 之上基于它提供的 API 开发了 多款工具和插件。我给大家介绍一下：

Buff 1 优雅订阅 Toodledo 日历

Toodledo 提供了日历订阅能力，将待办事项显示在各类日历软件中。但原始的信息非常混乱，没有考虑任务的 Time，并且时间也是计算错误。为此我开发了一个 Web 服务，叫做 toodledo_calendar_filter。

它可以将 Toodledo 的任务更友好地显示在日历系统上。具体来说，它可以过滤 Toodledo 的 iCal，只显示那些具有到期日期和时长的任务。如果你也有相关需求可以直接使用我提供的在线服务（https://toodledo-calendar-fil...）。

Before：

After：

Buff 2 让 Toodledo 具备 Gmail 快捷键

当你使用 Toodledo 进行任务管理时，你是否感到操作繁琐，鼠标使用效率不高，非常怀念 Gmail 风格的快捷键？如果是这样，那么我的项目 alswl/my-toodledo 可以帮助你解决这个问题。

它是一个针对 Toodledo 的油猴脚本（User Script），提供了一系列 Gmail 风格的快捷键，让你可以像使用 Gmail 一样快速操作 Toodledo，包括移动任务（j / k）、任务操作（x 标记完成，enter 启动任务）、切换任务视图（g s 跳转搜索）等等。它在 Chrome / Safari / Firefox 上运行稳定，如果你想要提高 Toodledo 的使用效率，不妨试一试吧。

Buff 3 命令行工具 go-toodledo

为了快速收集任务，我曾经使用一个 Github 上面 CLI 小工具（wsargent/toodledo）。但它是基于 v1 版本的 API，官方已经在七八年前就说 v1 版本 API 要下线。于是我自己做了一个叫做 go-toodledo小项目。

一开始 go-toodledo 只是提供最简单的 CLI 功能。后来我逐步补充了完整 SDK、CLI 全功能，甚至还提供了一个<mark>互动式的 TUI 小应用</mark>让用户可以方便在 Terminal 地使用 Toodledo。

Toodledo 官方并没有提供 OpenAPI 接口，我以逆向的方式生成了一份 go-toodledo/swagger.yaml，如果还有其他人有对 Toodledo API 开发需求，可以基于这份 API 直接使用。

离开

最近，我对一直使用的任务管理服务 Toodeldo 的<mark>稳定性</mark>越来越失望。 他们换了新的服务提供商， 服务出现不稳定的频率更高，而新团队的产品能力也让我产生了一些质疑。 因此，我决定开始寻找下一个更好的任务管理服务。 因为 Kindle 在中国停止服务的事件让我对云服务的可靠性产生了疑虑。 因此，我开始寻找一些<mark>本地化的任务管理方案</mark>这些方案可以通过网盘（例如 iCloud）进行服务， 这样可以更好地保护我的数据和隐私。

最终获胜者 - Obsidian Tasks

Obsidian是一款基于本地文件的个人知识管理（KMS）和笔记应用程序，可帮助用户将其笔记和想法组织、链接和分析。它是一款纯粹的本地软件，我们可以使用网盘 / NAS 等方式进行多端同步。

Obsidian Tasks 则是一款<mark>强大的 Obsidian 插件</mark>它可以让你在 Obsidian 中轻松地管理任务和待办事项。这个插件可以通过简单的语法将任务添加到你的笔记中，并根据任务的完成情况自动标记任务的状态。你可以使用 Obsidian Tasks 来跟踪个人任务、工作任务、学习任务等等。此外，它还具有一些其他功能，例如自定义任务样式、创建过滤器来查找任务，以及可以根据任务状态自动移动任务。Obsidian + Obsidian Tasks 是一个完美组合，可以帮助你更好地管理你的待办事项，提高你的生产力。

Image frrom https://github.com/obsidian-t...

我的个人 KMS 已经完整地从 Notion 迁移到了 Obisidian，现在使用 Obisidan Tasks 迁移成本很低。经过一段时间对 Obsidian Tasks 的学习，我将原来的使用模式较为顺利搬到了 Obsidian Tasks。我接着之前两个场景整理和下一个任务来介绍如何高效使用 Obsidian Tasks。

我通过以下几种形式组织待办任务：

• 使用 [ ] 标记的普通文档任务，一般是零散小任务。
• 使用以 .todo.md 结尾的专用文档，以对项目进行统筹。
• 使用带有 #todo 标签的文档，一般是一个大事项，我会在顶部拆分出一个 TODO 队列，拆分出若干个 Tasks，拆完之后我会去掉 #todo 标签。

基于这个组织结构，我轻松搞定整理和下一个任务这两个：

分类即快速检阅

使用几个视图<mark>将 Obsidian Tasks 中记录的任务进行多个视图呈现</mark>分别是：

• 今日视角

  • non repeated：一次性任务，往往更重要
  • repeat：重复性任务，比如周会、约会，往往偏事务性

• 时间视角

  • 即将到期时间（7 天内）
• Single Tasks：没有在 .todo 结尾的文件内，即分散在各个日常事务的碎任务
• Project：按项目进行排列的任务
• 有 #todo 标签的任务，往往是一个文档需要整体来处理

这几个视图可以让你更好地将任务进行分类，并快速检阅各个任务。通过这些视图，你可以更好地管理你的待办事项，提高你的生产力。

这是我的 projects/View.todo.md\`：

## Today

non repetead:
```tasks
((not done) AND (due before in 1 day)) OR (done on today)
is not recurring
```
repeated:
```tasks
((not done) AND (due before in 1 day)) OR (done on today)
is recurring
```

## Today complete

```tasks
done
done on today
```


## Due in 7 days(no repeat)

```tasks
not done
due before in 7 day
is not recurring
```


## Singles Tasks（non project）

```tasks
not done
status.type is not CANCELLED
NOT (path includes .todo)
NOT (path includes .notodo)
```

## Projects

- [[a project 0.2.0.todo]]
- [[b project 2.0.todo]]


## TODO

> merge to tasks or .todo later

```query
tag:#todo
```


## Help

> [Queries Syntax](https://obsidian-tasks-group.github.io/obsidian-tasks/queries/)

下一个任务是什么

在 Obsidian 的 Daily Note 插件中，设置模板为 _templates/daily，这样每天就获得一个随时可以使用的当天待办事项。

这是我的 Dailly 设置，通过四个区块区分：今天到期单任务 / 今天到期重复任务（事务性，不重要） / 今日已完成 / 今日新任务（一般是 Single）。

这是我的 \_template/daily.md\` 文件：

## TODO

Tasks view - today:
```tasks
((not done) AND (due before {{date}})) OR (done on {{date}})
is not recurring
```

Tasks view - today(repeated):
```tasks

((not done) AND (due before {{date}})) OR (done on {{date}})
is recurring
```

Tasks view - today done:
```tasks
done
done on {{date}}
```

New tasks:

Obsidian Tasks 有什么缺点？

首先，需要注意的是，Obsidian Tasks 是 Obsidian 的插件，如果之前没有使用 Obsidian，可能需要花费一些时间上手。不过，如果您已经使用了 Obsidian，那么 Obsidian Tasks 的双链功能将为您在 GTD 场景中提供极佳的支持，这既是其优点也是劣势。

其次，Obsidian Tasks 目前还没有提供计时器功能。不过，对于我个人而言，这一点已经不再重要了。随着年龄的增长以及十多年的 GTD 训练，我已经不需要通过工具来保持专注力。在工作状态下，我会比较专注，并且不会经常性分心。

最后，需要注意的是 Obsidian 自身的问题。Obsidian 是一个基于本地文件的工具，这意味着它没有在线工具（尽管有其他基于云存储的解决方案）。如果您希望找到一个电脑和手机都可以访问的在线服务，那么 Obsidian Tasks 可能不太适合您。对我来说，我使用 Obsidian 的方案是因为我拥有 Apple 全家桶，并购买了 iCloud 存储服务，因此我的数据都存储在 iCloud Drive 上。我使用 Obsidian 的 macOS 应用程序和 iOS 版本应用程序，这使我可以轻松地在 Macbook 和 iPhone 之间使用同一个 Vault（即 Obsidian 知识库）。启动应用程序之前，我会确认 Vault 同步完成后再进入应用程序。

最后

时间管理是现代工作者不可避免的话题，也是我们时常为之烦恼的问题。GTD 的方法论恰恰提供了一种轻松而高效的管理方式，让我们能够<mark>迅速结束拖延、分心的状态，全身心地投入工作</mark>

工具很重要，但并不能解决所有问题。要做好时间管理，最重要的是要清楚<mark>自己的目标是什么</mark>当你心里有一个重要的使命时，它会不断地在你脑海中浮现，这时候甚至不需要 GTD 工具的管理。

希望本文介绍的 GTD 方法可以在你的工作和生活中带来帮助，让你更高效地完成自己的任务，同时也不要忘记享受生活的美好。记住，时间是有限的，珍惜每分每秒，抓住每一个机会，让自己的人生更加精彩！