双向沟通写作法： 用妙记多 Mojidoc 快速写作的实践

在妙记多 Mojidoc，我们希望能够为用户提供快速开始生产力的工具，为此我们一直在加快完善用户使用中的需求和功能迭代，请查看妙记多更新日志，看看我们产品改进速度。

妙记多 Mojidoc 如何实践双向沟通写作法以及在双向写作的文档中推动清晰度和决策？三个简单的技巧来推动写作的速度与效率。

双向沟通写作法

👤 什么是单向沟通？

单向沟通是指信息发送者发送信息，接收者接收信息。在整个过程中，只有发送者向接收者发送信息，而无接收者向发送者反馈信息，双方位置不发生变化。

比如老师发信息布置作业、安排活动，这基本上属于单向沟通。

单向沟通有以下几个特点：

1.传播速度快，反馈信息与发送信息一样，需要时间；

2.传播过程简单，无需反馈信息，减少了传播程序；

3.传播准确性差，没有反馈信息，发送者不知道信息是否被有效接收；

4.信息接收者缺乏足够的积极性。

👥 什么是双向沟通？

双向沟通正好和单向沟通相反，在整个过程中，双方既是信息发送者又是信息接收者。

比如你和同学聊天，要么你说我听要么我说你听，这就是典型的双向沟通。

双向沟通有以下几个特点：

1.传播速度慢，信息发出后需要等待对方反馈；

2.传播过程复杂，过程中有大量互动；

3.传播准确性强，有及时反馈，可以不断修正传播过程中不准确的内容；

4.双方均有足够的积极性。

写作是典型的单向沟通。我写你读或者你写我读，这是写作最大的缺陷。

✏️ 如何用双向沟通的心态写作？

我们为什么要用双向沟通的心态写作？写作从形式上注定是单向沟通，我们只能在心态上创造出双向沟通的效果。

单向沟通的形式保留了传播速度快和传播过程简单的两大优点，双向沟通的心态可以弥补传播准确性差和读者缺乏积极性这两点不足。

从幻灯片演示发展到写作

退一步讲，我们注意到工作的展示和讨论方式有了更广泛的演变。每隔15-20年，我们都会看到一个重大的变化。这种变化通常是由工具和预期结果的演变驱动的。

• 第一个阶段是在20世纪80年代，随着Powerpoint的发明和普及开始的。这个工具是一个突破，使任何人都能直接操纵形状和图像，以便为观众创造一个清晰的故事。
• 20年后，在线协作文档（谷歌文档）和亚马逊六页纸的出现，推动了商业世界向 "先写 "的文化转型。
• 现在，已经是2023年了，我们已经准备好了下一次飞跃：AI+生产力工具

👣 第一阶段：幻灯片演示，又称Powerpoint时代

Powerpoint于1987年推出，当时很少有人了解该产品在未来20年里会产生多大的影响。但我们今天对幻灯片的体验感觉不同。我们都经历过这种情况。演讲者在几十张幻灯片上没完没了地讲着要点，而听众的注意力却游移不定。演讲者要么被实时的问题所干扰，要么听众不耐烦地等到最后才进行重要的讨论。许多公司已经意识到Powerpoint幻灯片的低效率，并将他们的仪式转向第二阶段。

👣 第二阶段：单程写作，又称亚马逊六页备忘录

单向写作是指发送文件以征求意见，而不是制作幻灯片来描述工作的做法。

它们是如何产生的？ 当杰夫-贝索斯在2004年写下著名的 "不再使用PowerPoint "的备忘录时，迈出了第一步。亚马逊引入了一个六页纸的仪式，现在已经成为他们管理风格的同义词，并被世界各地成千上万的团队所模仿。

第二步发生在2005年，Writely被推出，后来被谷歌收购。第二年，即2006年，Google Docs推出。那时，实时协作编辑是一个完全神奇的突破。

虽然这两个步骤并不协调，但它们相互之间有一个复合效应。从纯粹的演讲到单向的写作的转变是一个重大的改进。作为作者，重点是内容，而不是演示设计。作为听众，你可以通过散文中的细节进入丰富的讨论，而不是无休止地翻阅幻灯片。但与此同时，谷歌文档中的右边空白处总是让人觉得是进行激烈讨论的错误场所。随着异步和在线协作的重要性日益增加，促进这些讨论成为推动我们进入第三阶段的关键需求。

👣 第三阶段：双向写作

我相信下一个阶段是我们在妙记多 Mojidoc 称之为 "双向写作 "的阶段。与单向写作类似，它们以一套清晰的框架或阐明的想法开始。但在单向写作的不足之处，双向写作创造了一个结构化和互动的对话。他们引导审查者给予可操作的反馈。他们创造了一个包容性的环境，使任何人都能清楚地说明他们的情绪，并提出问题，让其他人可以加注。简而言之，它们能更有效地推动团队实现其目标。

大多数报告都是单向的，但现在是时候把合作从评论中带出来，带进报告本身了。下面是你如何与你的团队一起重新定义写作。

三个简单的提示，重新定义了写作

在我看来，单向写法有三个问题：

1. 你不知道谁读了这份文件。
2. 反馈是无序的，而且所有的反馈都显得同样重要。
3. 最重要的问题被埋没在漫长的评论线程中。

与此相反，双向写作将写作视为对话，引导其取得进展。他们的出发点是，问题和反馈是快速迭代解决方案的核心部分。因此，让我们来看看我们的团队是如何用我们自己的写作来解决上述问题的，由妙记多 Mojidoc 支持。

(1) 完成阅读：知道谁读了写的东西，然后开始行动。

问题是：在语音会议上，在会议上审阅文章前的几个小时，我发现自己经常查看谁在在线文档中的头像。为什么？我想知道哪些审稿人读过提案，哪些没有。这是个耗时的行为，但当你花了很多时间写报告的时候，你想知道谁读过它。

解决办法是： 确切地知道谁读了文章，你就可以在关键的利益相关者读完后开始讨论。不用再问 "谁读了这份文件"，也不用在会议沟通群众中滚动寻找已阅的人。只需在你的文件底部放上一个反应，询问谁读了它。对于长篇大论，你可以包括2-3个完成阅读的按钮，以鼓励用户继续阅读下去。

(2) 反馈：收集结构化的反馈，然后阅读对方的反馈。

问题是：很多文档，使用单向写法，他们会有巨型的评论线程。你可能已经看到了多段式辩论，在评论的微小右边缘。这些巨大的线程是一个更深层次问题的症状。团队得到了非结构化的反馈，而且看起来都是一样的。

一个关于措辞的评论和一个带有基本或阻塞性反馈的评论看起来一样。结果是反馈很难被解析、优先处理和采取行动。收集反馈的方式延缓了迭代的进程。

解决办法： 与其要求人们对你的文件进行简单的评论，不如问他们一个你需要回答的具体问题以取得进展。它可以是简单的 "你对这个提议的感觉如何？"，也可以是更有针对性的 "我们应该考虑的哪些问题没有考虑到"。

在妙记多 Mojidoc ，我们有一个叫做评论的专区，在写完一篇文章后，我们会收集意见和反馈。。对于在会议上审查的文章，通常会在预读时或会议开始时收集意见。

这个仪式有两个步骤，下面有一个例子。

第一步，反馈表被过滤，只给写反馈的人看。因为你看不到其他人的想法，所以你不会被他们的反馈所影响，可以形成你自己的意见。

第二步，我们 "切换 "到显示其他人的反馈。现在每个人都可以读到别人的想法。使小组能够阅读他们同伴的反馈是一种有效和精确的方式，可以看到每个人在写作上的立场。

文档反馈通常以几种不同的方式结束：

• 不开会，继续执行：如果写的东西是为了获得异步反馈，团队将收集意见，并根据他们得到的反馈继续迭代。
• 积极的情绪，取消会议：如果写的东西是作为会议的预读而发送的，而且情绪普遍是积极的，我们可能会决定缩短或取消会议。
• 多样而深刻的情绪，弄清楚先回答哪个问题：其他时候，反馈和情绪是跨越范围的，很明显我们需要更多的时间来仔细消化反馈，以确保我们先回答最重要的问题（见下一步）。

不过，在所有情况下，我们都能了解整个团队对提案的感受，而团队可以在清晰、有指导性和全面的反馈的基础上采取下一步行动。

使用 "表态 "的一些提示和变化：

将长的或复杂的报告作为预读报告发送。当一篇文章变得特别详细，或决定特别复杂时，要求评审员在会议前预读文章并添加详细的意见，几乎总是一个好主意。反馈者会感谢有额外的时间来思考这个问题，并确保他们提供的反馈与文章的深度相称。

增加一个 "划线评论 "栏。在较大的群体中，一些听众可能对问题空间有很多背景，而另一些则没有。在这种情况下，我发现增加第二栏（除了表态外），询问反馈者对他们的反馈的声音，这很有帮助。这是一个有用的方法，可以让人们表达他们可能对自己的反馈信念不高（也许是因为团队有更多的专业知识）或信念高（也许是因为他们有一些重要的背景）。无论哪种方式，我发现知道某人对他们的反馈有多强烈的感觉是很有帮助的。

确定你的问题。花几分钟时间有意识地设计你认为会推动项目前进的问题。一些在我们的项目管理中被问到的问题的例子：

• 你对这个提案有什么看法？
• 是否有我们应该考虑的替代方案？
• 你有什么顾虑？
• 接下来要解决的最重要的问题是什么？

(3) 会议专注度：举办有组织的会议，专注于最重要的问题。

问题：会议很容易被不重要的问题破坏。更糟糕的是，问题被会议中声音最大/问题较多的人所主导，这让人感到沮丧。在这两种情况下，小组离开会议时，重要的利益相关者的问题都会挥之不去。而关键的决定也被拖慢了，因为做决定所需的讨论从未被优先考虑。在单向写作中，你通常会阅读并从评论线程中抽出问题。但这是一种低效和不精确的方式，以确保你正在解决最重要的问题。

解决办法： 揪出最重要的问题，即为其他会议问题提供答案的问题，是妙记多Mojidoc擅长且使用「接力」功能，让大家重视。因此，当我们讨论写作时，一个核心的目标就是为团队提供一个列举问题的方法，并对最重要的问题进行充分讨论。

阅读完写的内容后，团队将问题添加到写的底部的表格中。然后，团队互相阅读，给他们认为重要的问题加注。有时，我们也会给那些之前已经讨论过的问题降权，或者是更适合小团队深入研究的问题。

尝试双向写法，以收集结构化的反馈并推动明确的决策。

双向写作是一种有意识的写作方式，我们首先承认写项目文档不是静态的，项目文档是为了让团队更接近我们的目标。我们引导项目成员给予清晰和有条理的反馈。最后，我们通过确保团队中任何人提出的最重要的问题都能得到回答，从而创造出包容的环境。

我发现双向写法明显比单向写法更有效地使团队感到自主和高效。在你的团队中试一试，让我知道你的想法。

想看例子吗？

如果你开始一个双向写法，直接点击：专题讨论会

如果你想看看如何结合会议放映PPT，可以直接点：「妙映」

一起来妙记多体验吧～