《程序员职场工具库》Excel 应用2 —— 规划 & 跟踪

这是《程序员职场工具库》系列文章，在阅读本文之前，建议先阅读 《程序员职场工具库》 工具导论 和 《程序员职场工具库》Excel 工具开篇。

预热思考题

【预热思考题】

有观察到你的领导是在哪些场景使用 Excel 的吗？效果怎么样？

强大的工作管理工具

每一个职场人都需要掌握一项能力 —— 工作管理。如果是组员，需要管理自己的个人工作；如果是 leader，除了管理自己的工作之外，还需要管理组员的工作；我们还有另外一个角色，一般称为项目负责人、需求负责人、版本负责人，这些都是临时的角色，在某段时间内，这个角色需要管理整个项目/需求/版本涉及到的人员的工作。

对于个人工作管理，我们有非常多的工具，比如 todolist。而对于管理其他人的工作，好用的系统并不是很多。很多大公司都有需求/任务管理系统，比如腾讯的 Tapd 系统，但是这种系统不是专门用来做工作管理的，所以上面的功能设计并不是很好用；对于管理项目成员的工作来说，最专业的肯定要属项目经理(PM)了，而他们可能会倾向于使用类似 project 这种项目管理软件，先不说要不要付费，对于管理一个项目/需求/版本，根本不需要用到这么专业和复杂的工具。

其实，我们不需要特意寻找什么特别的工具，一款强大的工作管理工具就在我们身边，随时可以使用。

工作管理的核心 —— 规划 & 跟踪

工作管理的核心原理这里就不展开讨论，总结下来，要做好一项工作，可以大致分为以下几个阶段：

1. 目标：明确工作目标，确定是否合理和必要。
2. 规划：制定计划，如何完成目标。
3. 跟踪：在执行计划的过程中，我们需要跟踪进度，并控制风险。
4. 复盘：检查结果，复盘经验。

如果拿某个项目或者大需求来说的话，一般目标不是普通组员能够制定的，算是比较被动的存在。最终完成项目之后，复盘的工作也主要是由 leader 来组织。因此，如果我们作为项目负责人的话，我们主要关注的事情就只有规划 & 跟踪。

利用好 Excel 工具，可以让我们做好工作的规划和跟踪。利用线上协同的 Excel 工具来做项目的规划和跟踪，有以下优势：

• 规划清晰：通过一些特殊形式的 Excel 模板，可以让项目规划非常清晰；所有组员都能通过这个规划了解项目的整体进展，以及其他成员的工作情况。
• 跟踪方便：通过统一的简单的 Excel 工具，可以让大家快速更新自己的工作进展。让项目负责人可以快速跟踪大家的进度，识别风险。由于 Excel 的紧凑排版，项目负责人可以通过截图的方式，快速地给领导同步项目进展。
• 沉淀复盘：Excel 本身就是属于文档资料，方便沉淀，也可以用作复盘总结的客观依据。

之前在思维导图工具文章中也有提到过，思维导图工具也可以用来做规划。在做规划方面，两者的区别是：

• 思维导图工具更适合用来做规划的梳理和制定，当我们只有一个目标，但是还没有想清楚规划的时候，比较适合通过思维导图工具辅助思考，制定规划；思维导图制定的规划一般是比较模糊的，重点是让我们把事情想清楚，大概有个工作方向。这是偏思考的工具。
• Excel 工具制定的规划是偏具体的，可以作为执行的行为指导。因此，用 Excel 来记录规划，下一步就是在执行过程中的进度跟踪。这是偏执行的工具。

应用案例

方案1：需求工作管理

我们可以利用 Excel 的甘特图模板来制作一个甘特图工具，然后用这个工具来管理我们的项目/需求的工作。

上图是我的团队在去年的一个大需求的真实案例，在这个甘特图中，两个开发同学做工作拆解，然后把具体工作排期填到甘特图中，使用不同的颜色块来区分不同的开发同学，不同的任务类型，比如开发还是联调。每一个任务最多不超过 2d（除了联调）。通过这个排期，我可以甄别每个开发同学的开发工作的安排是否合理，比如某一天的工作量是否超出 1 天？某一些任务是否评估的可能有问题？适当加一些 buffer 等等。除了排期本身的合理性之外，还需要看我们的最长路径在哪里，是否匹配原定的关键交付时间点要求，如果超出了交付时间，那就需要做出调整，比如加资源，或者砍功能等等。跟所有开发同学讨论调整之后的排期，双方确认没问题了，那这个工作计划就定下来了。这个就是规划的过程。这里的原理认知基本就是甘特图的工作原理了。

然后，在需求开发过程中，我们约定每周 1、3、5 下班前更新工作进度，通过判断真实的工作进度跟原定计划的进度的误差来判断是否存在进度风险。在开发过程中，如果碰到需求变更，也需要做出评估并调整整体的排期，然后判断是否有逾期交付的风险。通过这个 Excel 甘特图工具，可以很好的处理这个跟踪的过程。这里的原理认知就是过程控制中的动态调整和风险识别处理的原理了。

制定一个合理的可执行的计划，然后跟踪执行，我们就能拿到成果。通过一张 Excel 表格，就能够让我们很好地完成这项工作的管理。

案例2：OKR 管理

在思维导图工具文章中的案例应用中曾经提到过，我们可以利用思维导图工具做 OKR 的规划，然后经过重新整理之后，可以形成以 member 为维度的 OKR 思维导图。但是思维导图在进度跟踪中是不太方便的，因此，我一般的做法是把 OKR 思维导图的内容迁移到 Excel 工具中，在上面进行 OKR 进度跟踪。

因为虾皮的 OKR 管理系统刚刚上线，还在试用期，功能还比较简陋，目前看起来更像一个考核工具。所以我还是比较喜欢在 Excel 中管理 OKR。而我的 OKR 主要是用来做目标管理，并不是考核管理，因此，我给每个组员制定的 OKR 都是会动态调整的，每次沟通对齐 OKR 进展，以及后续 OKR 的调整，都会沉淀在 Excel 中，大家都能看得到，也相当于是一个 signoff。最后一列【OKR Completeness】除了记录进度值之外，还会记录进展的概述，关键产出的相关链接等等。

案例3：团队工作进展

很多团队都会有定期的工作同步会议，比如周会或者更加频繁的晨会。一个简单的 Excel 表格就能帮助我们快速对齐每个人的工作情况。

上图是我在周会中使用到的 Excel 表格，主要分为两个部分，首先是以组员为维度的表格，跟踪每个组员正在做的事情的进展，这里关键的几个要素是需求当前处在什么阶段、需求的关键时间节点、需求当前有没有风险需要同步。第 2 部分是以版本/项目为维度的表格，跟踪现在在 run 的版本和项目的具体进展和风险，以及对齐后续规划等等。

周会对齐进展的事情主要就是处理这个 Excel 表格的事情，完了把这个表格一贴，就可以发周会纪要了，非常方便。

方案4：checklist

可能有人会有疑问，checklist 为什么也是案例？实际上，checklist 的本质也可以说是规划 & 跟踪。

checklist 的制定就是规划的过程 —— 我们需要 check 什么内容。检验事项是否通过 checklist 的检查项就是跟踪的过程，也就是跟踪事项的进展是否符合原定计划的预期。因此，基于这个最简单的理解，checklist 的本质就是在做规划 & 跟踪的事情。

我制定了不少 checklist，这里举其中一个例子，如上图，是我团队的自测&联调用例的 checklist。我会让组员在做需求方案之后，立刻思考自测和联调的用例，这里的 Excel 模板基本跟 QA 使用到的 test case 模板一致。这是规划的过程。然后在需求开发完成之后，组员就会按照这个自测和联调用例去进行自测和联调，一项一项地过，有问题就排查修复，没问题就标记 pass。在这个过程中，我需要做的事情是检查这个 checklist，并且检查他们的执行结果。

小结

Excel + 原理认知 = 一款强大的工作管理工具

两者相辅相成，这里的核心重点是原理的认知，只要掌握了底层原理，工具只要挑自己顺手的就可以了。而对于工作管理这块，我觉得 Excel 工具是一个恰到好处的工具。而本文主要涉及到了以下原理：

• 规划 & 跟踪是工作管理的 2 大核心。
• 甘特图原理可以帮助我们管理具体项目或大需求的任务。
• OKR 原理可以帮助我们管理工作目标。
• 过程跟踪原理可以帮助我们管理核心事项的进度和风险控制。
• checklist 原理可以帮助我们管理工作质量。

以上每一个原理都能单独成文，感兴趣的读者可以查阅其他资料学习。本文的重点是通过我的实践经验讲解了如何利用 Excel 工具把这些原理落地到我们的工作管理过程当中，希望可以给大家一点启发。

Excel 工具的应用系列文章总共会有 4 篇，这是第 2 篇，它的更多、更强大的应用案例将会在后续文章中介绍，敬请期待。

【讨论问题】

可能有读者会觉得，我举得案例都是管理者才需要使用到的，你也这样认为吗？

欢迎在评论区分享你的想法，一起讨论。

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【公开调研】
引用
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