做好这10步，轻松提高供应商审批流程效率

寻找和加入新供应商的过程存在一定的风险。创建供应商审批流程的主要原因，就是确保企业与外部供应商建立良好的合作关系，同时避免重大风险。
 
在当今环境下，分散采购很容易，因此管理者需要流程来确保相关机构批准采购。有效的供应商审批流程可验证采购是否经过了必要的审批和核算。
 
而一个优秀的供应商审批流程还能利用流程自动化、智能审批和多个审批阶段来防止重复工作，从而减少瓶颈和延误。

以下10个步骤可帮助你实现这些目标：
 
1. 需求分析
 
第一步是确定贵公司在此次采购方面的需求，为这笔费用给出令人信服的理由。
 
2. 来源批准
 
通过业务需求分析，获得批准后开始寻找供应商。这是第一个审批检查点，你的采购平台应将其自动化。
 
例如，你可以设置一个规则，将采购审批请求发送给采购主管。不过，你也可以创建一个上下文规则，将请求发送给C级管理人员。
 
3. 供应商识别和研究
 
既然采购已经获得批准，那么就开始市场调研工作吧。整理一份该领域的供应商清单，列出与采购需求相关的每个供应商的主要优势、功能规格等信息。
 
4. 筛选供应商
 
利用需求分析的要求来剔除不合适的供应商。例如，如果某个特性是你必须考虑的功能之一，那么就可以将不提供该功能的工具从清单中剔除。
 
5. 提案请求书（RFP）
 
现在，你已经有了一份合理的候选名单，可以开始了解这些名单的报价信息了。
 
征求建议书是一个很好的工具，可以了解每个供应商在当前可用性和定价情况下满足你需求的能力。
 
向候选名单上的每个供应商发送提案请求书，然后删掉超出预算或无法满足订单要求的供应商。
 
6. 供应商审查和风险分析
 
供应商审查的核心是了解和降低风险。这些风险可能是安全风险（产品性能问题），也可能是其他供应商风险（如供应链短缺影响生产进度的可能性）。
 
7. 供应商比较和决策
 
汇总整理从前面所有步骤收集到的信息，决定与哪家供应商合作。
 
按顺序排列并选择前三名是更稳妥的做法，这样在寻求批准时就可以提出两个备选方案。
 
8. 准入批准
 
将对供应商适合性的分析、决策过程以及希望与之合作的供应商提供给你的审批机构。
 
这些信息和批准应通过你的采购平台提交，以便他们轻松访问文档并让你跟踪当前阶段的审批情况。
 
9. 合同谈判
 
与选定的供应商签订合同并获得批准后，就可以开始合同谈判了。
 
先从合同模板开始，以便快速启动，编辑任何必填字段，并在做出任何承诺之前让法务团队对其进行审查。
 
10. 合同审批和签署
 
供应商审批的最后一个环节是签署书面协议。
 
这应该涉及到法务团队，以及其他对该采购类别有决策权的人（如C级管理人员）。
 
SRM软件在高效供应商审批流程中的作用
 
制定一个既能降低风险又能快速行动的供应商审批流程是一件棘手的事情。
 
用于管理供应商与采购的专业软件平台通过自动化，有助于实现这一重要的中间节点。8Manage SRM软件可以让你创建自定义的自动审批工作流程，团队能遵守内部采购政策的同时快速开展工作。以下是使用8Manage SRM自动化工作流程的示例：
 
● 需求分析提交采购主管审批
● 如果采购类别是软件，则发送给CIO进行二次审批
● 获得批准后，任务就会返回给负责的采购专业人员
● 供应商风险分析矩阵完成
● 对供应商候选进行排名和优先级
● 提交给 COO 以获得最终决定批准
● COO批准后，就会提出采购订单
 
在每个环节上，8Manage系统的自动通知发挥着重要作用，有助于减少瓶颈以及不必要的延迟。除了对采购每个环节进行严密的跟踪与管理，8Manage SRM还提供全面的功能来管理你的供应商信息和绩效。系统可通过以下方式协助采购和审批流程：
 
● 在系统内提供重要的供应商信息，以减少数据收集所花费的时间
● 提供价格基准信息，以消除在供应商评估之前进行 RFP 的需要
● 允许团队创建供应商列表，列出经过审查和批准的供应商
 
作为端到端的一站式采购管理软件，8Manage SRM可帮助管理从采购需求、审批到合同续签的新供应商关系。借助该系统，采购部门可以受益于：

● 定制自动化以加快审批流程
● 实时了解每项新采购活动的情况
● 了解交易数据集的价格基准
● 公平公正筛选出合格供应商
 
总结
 
过去，供应商审批流程更多是人工操作。它依赖于纸质发票、电话和面谈。现在，8Manage SRM这样的供应商与采购管理软件可以实现基本任务和大部分供应商审批流程的自动化。这包括从创建已批准供应商名单到跟踪供应商信息和新供应商准入等一切工作。
 
采购流程对每家企业都很重要，有了一个严密的供应商审批流程，你就可以避免供应商管理方面的麻烦，并开始看到其所带来的相关好处。