不懂跟踪工作进度？5 大方法，让你一飞冲天！

我有一个日程本，待办清单上每天都写了好几条，忙的时候甚至是排得密密麻麻的。

这一天最能让我开心的事儿，就是在完成的每个事项后面打上一个 ✅，勾得越多越开心，那心情就像盼着刑满释放一般。

但是，不知道你发现没，如果我们过分痴迷仅仅为了打个勾，想尽快将这些事项的状态都变成「已完成」来把待办清单做得漂漂亮亮的话，可能会导致所谓的完成偏差 —— 此时你的大脑会不由自主地只盯着去完成那些小任务，因为它期待获得更多的多巴胺，而忽略了更大、更复杂的任务，还有更多的细节。

而且日程中也不是所有事情都那么容易衡量的，大型的、长期的项目不可能是在一天内就能够完成的、做得好的。

为了始终致力于那些最重要的、最核心的工作，我们需要找到更合适的方法来衡量、跟踪每天所取得的进展且最后得通过复盘来评估完成的质量。

一、小胜利是巨大的动力，但又极易被忽视

哈佛大学的 Teresa Amabile 教授，她在研究多个不同行业数百名知识工作者的日常行为习惯时，发现能在工作日让大家提高情绪和动力的所有事情中，最重要的是「在有意义的工作上取得明确清晰有效的进展」。

就像我们特喜欢在待办清单中把小任务划掉的那种感觉，能够看到我们离大目标更近了一步，也是一种巨大的动力。

问题是，这些“小胜利”是出了名的难以衡量，更难受的是，我们还往往忽视了它们。

原来我们公司的销售团队有几百人，全部在同一层楼办公，而且四周都挂着巨大的屏幕用来展示相关的业务数据。

不同产品的销售订单数、销售金额等相关数据一直在不断地跳动，看着进度条慢慢逼近大目标的那种感觉是很刺激的。

在这个完成业绩的过程中，那些出了单的人，内心是相当激动的，因为他的付出现在是能被看得见的。

通常情况下，老板还会特别嘉赏销冠，认为他做得贡献最大。其实，整体业绩目标的达成，应该是所有人的努力，不只是销冠，还有只卖一单的，甚至不出单的。

不出单的也有贡献？有可能是有的，你想，可能他也很积极跟进每一个客户了，但那些分配到他手上的客户都是意向不强的，他相当于帮公司清理掉了不少非精准客户，这也是贡献啊，但极易被忽视。

回到我们自己身上，我们大多数人每天都会取得大大小小的进步，当我们却没有注意到它们，因为我们缺乏一种承认我们进步的方法。

一个很常见的状态就是，你好像每天都好忙好忙，但却感觉什么都没做，这是有原因的。

当你看到的知识一个巨大的目标怼在你面前时，你其实会很容易会感到沮丧和想放弃的。加上现在大家都这么卷，你坚持不下去，瞬间就大把人爬着过来抢了，又或者一些其他什么原因，让我们不自觉地就放大了这些感受：

• 我们像个工作机器，很忙，但又找不到工作的意义：每天去到公司就跟个干活的机器一样，先是在企业微信群里回复着无数个“收到”、用同一套话术跟一个又一个客户在沟通、填了一张又一张表。此时此刻，你可能会觉得自己已经在做重要的工作了，但仅仅在各种沟通中做出了反应，实际上是很难衡量去任何真正的进展；
• 我们已经失去了设定有意义、有效目标的能力：我们很多人都不懂怎么设定有效的目标，或者清楚地知道如何实现这些目标，这是最可怕的。如果我们学会这些，能清晰地认识到有进步的话，就意味着离到达终点不远了；
• 我们没有制定跟踪进度的方法：如果没有一个简单、可视化、可重复的系统来清晰展示和跟踪进度，无论你之前做了多少细节工作，你都没办法衡量和评估是否距离终点线更近一些了；
• 我们已经失去了处理不确定性的能力：当你无法衡量进度时，那些你在跟进的大型、长期项目很快就会变得不堪重负，就像你拖着一艘航母在逛街，不知道拖到何地，不知道何时停止，就会让你不知不觉中特别畏惧，转头就只去做那些更小、跟短期的任务了；

这几点估计都是大家最大的「痛点」，怎么办呢？我们还是要继续面对的，另外再用几个简单、轻松的方法就好了。

我们的重点是，为了做好长期且有意义的事儿，我们需要克服在大型、长期项目中带来的不知所措的感觉，也就是得学会如何跟踪你的进度。

二、清晰跟踪每天进度的 5 种方法

跟踪进度是一个强大的工具，能让我们保持积极性和持续的生产力。

1、将大任务分解成多个小任务并将其可视化

比如说，现在很多人喜欢做短视频，那就需要撰写稿件、录制、剪辑，你还需要维护一个帐号、不断地选题、寻找背景音乐……

所以，为了跟踪视频发布的最终目标的进展，需要用到最好的项目管理技能之一：任务管理。

在具体操作的过程中，需要你将每项单独的任务分解为尽可能小的部份，然后以视觉方式将它们映射出来。

画图是最常见的方式，我平时喜欢在白板上涂涂画画来梳理，当然你在电脑中用一些软件也是可以的，看个人喜好。

一般情况下，会根据某个主题来制定未来一两个月内所需要做的所有事情的路线图。其中，还为关键部分构建相应的「进度跟踪器」。

梳理出来的路线图，也就是为了实现该项目最终目标的地图，从中看到的那些细节，就是每天所需要完成的小任务，此刻，你就可以围绕「完成项目」开始着手，只要完成其中的某一小部份，就能随之获得源源不断的动力。

当你面临一个大项目、长期项目，那你的第一步就应该把它分解成更小的、更容易达成的目标。然后，再将这些目标分解成更小的任务，你就越有机会感觉自己完成了其中的一部分所带来的那种酣畅淋漓的成就感，动力也就越多越大了。

2、用合适的节奏，打败魔法

我现在每天都会去公园里散步，我可以很清楚地记得我的第一步是从哪里开始的，但我绝对记不住第 5876 步是在哪里。

项目越是接近中期，进度就越难衡量。在那个模糊的中间区域，终点线可能还很远，还是看不见。起初看起来如此清晰的事情，突然间就变得模糊和不确定了。

为了解决这个问题，你可以借助跑马拉松的分段目标方式，他们会预先踩点，会沿途设置几个小目标，自己在跑的过程中就有了盼头、有了参照物，过了一个又一个目标后，就知道自己离终点不远了。

观察可见的进步，是一种激励。当感觉自己已经完成了 90% 的工作时，前面的那些辛苦、那些憋屈、那些难受也就无所谓了，会让你每天为目标所做的贡献变得微不足道。

原来我们销售团队，每天都有晨会，每天都有新的业绩小目标，当然都是围绕大目标去拆解的。会根据投放的广告的比重，还有相关的转化率等等指标来调整细节。这样，销售同学就会马上又进入一个松鼠状态，当天是又从 0 开始计数了。

一旦确定了最终方向，其实每一天都可以是新的起点，每天从 0 开始可以增强团队注意力，产生具体的成就感和前进的动力，并有助于防止自满。

他们会说，“哦，我今天还是 0，我要破蛋先”，而不是说“哦，我这个月已经销售 30 个了，太累了，可以歇一歇。”

在你自己的工作中，不要简单地只查看项目的整体进度，而是设置较小的每日配额，小范围量化好。

如果你的目标特别复杂，那你每日量化的配额相对来说比最终目标更容易实现了，也能让自己能持续做下去，不至于被半路吓退。

3、RescueTime 小工具

RescueTime 这款工具可以用来跟踪特定目标和项目的进度，能记录时间相关的细节等。非常方便，能开机启动、自动记录、自动分类。

官网：https://www.rescuetime.com/

安装之后，设置自动启动基本上就不用管了，RescueTime 会在后台默默记录上你使用每个软件，访问每个小网站的时间等，妈妈再也不用担心我忘记记录时间了。

当然，关于时间记录这块儿，你也可以用其他的工具。时间管理有很多种方案，番茄时间，各种 GTD 等等。RescueTime 这个工具，更多是基于时间统计的方法。

时间统计法，又称柳比歇夫时间管理法，它是前苏联昆虫学家、哲学家、数学家柳比歇夫 56 年如一日对个人时间进行定量管理而得名的。关于柳比歇夫和时间管理法的细节，感兴趣的朋友可以去读读《奇特的一生》这本书。

回到我们主题，跟踪进度最困难的部分之一，实际上是主动跟踪它。

大多数方法都要求你要清楚自己在做什么、什么时候工作和持续工作多长时间等。然而，你在此期间很容易就忘记跟踪它。

RescueTime 主要在后台运行，它会自动跟踪你每天取得的进展，你甚至可以设定每日目标，并在达到目标时收到通知。

每天你都可以看到自己是否已经实现了目标，或者说在我们收到网站弹出来的通知中看到自己已经完成了目标时，会让你更兴奋。

甚至，你还可以回顾更长时间范围内，已经实现的目标和相应取得的进展细节。

持续获胜是极其强悍的心理工具，在我们持续一项工作的时间越长的情况下，我们会逐渐感到跟上它的压力也随之加大。

当你通过在 RescueTime 中看到具体的工作进度、效率时，就越有动力继续前进并尽最大可能去完成当天设定的目标。

4、用好你的日历

如果你喜欢手动跟踪进度，也可以直接在日历上写就行。

相对更简单一些，选择一个或两个对你有意义的目标，然后跟踪你达到目标的天数。

比如想通过背诵 1000 个句子来学英语，那么你每天背 10 句，就需要 100 天，那你直接在日历上标注好就是了，也算是一个可视化的工具了。

5、每天 5 分钟复盘

你还可以将跟踪进度鱼日常复盘性写作结合起来。

每天工作结束时，可以花几分钟梳理一下你当天所做的事情，请务必记录下你的那些「小胜利」和所遇到的问题、解决方案等。

到月底了，再翻出来看看，看看你都做了哪些东西，你往最终目标走了多远的路。可能让你惊讶不已的是，你在不知不觉中，做了那么多的事儿，取得了那么大的进步。

要充分利用这种方法，可以直接买一本纸质的日程本来做记录，不要零散地记录在 Word 文档里，或者手机便签啥的上面。

三、跟踪进度是避坑绝技

有了衡量进度的系统，你就能清晰地知道自己是一直朝着正确的方向在前进，无论项目有多大或多复杂，或者是需要 5 年还是 10 年。

你都不会感到不知所措，而是会确信自己至少在正确的方向上用正确的方式做正确的事儿。

当人们越频繁地体验感受到这种进步感，从长远来看，他们就越有可能发挥创造性生产力。无论他们是试图解决重大科学谜团，还是只生产高质量的产品或服务。

反正就是越是感受到进步了，你就更加会自信，你的积极性和生产力就越高，进而你的进步就会越快、越多、越强。

这也是一种令人不可思议难以置信的方式，你只有马上开干了，现在就去做了，也才会有数据可记录，想都是问题，做才是答案，不是厉害了才去做，而是做了才慢慢变厉害。很多成功的人，都是在感觉准备好之前就开始行动了的。

当你允许自己专注于进步，而不是完美时，你就会让自己变得比以往更加豁达、高效。

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