什么是任务管理工具

任务管理工具有多种形式,例如基本电子表格或在线项目管理应用程序。在每个级别,任务管理工具都可以帮助人们:

• 有效工作并减少浪费
• 保持井井有条
• 确保以正确的方式利用团队和个人
• 满足截止日期

任务管理工具的关键组件

任务管理工具满足了组织,确定工作优先级和可视化工作的一般需求。通过分析,您将学习如何以更有效的方式完成工作。

在最基本的级别上,任务管理工具用于帮助个人,团队或企业保持组织状态。组织的部分内容包括设置任务的优先级,可视化任务通过完成阶段的进度以及汇编分析或报告以指导未来的任务和工作流程。

优先排序
任务委员会让您 按优先级组织任务 因此,您可以确保最重要的事情首先完成。话虽如此,任务管理工具很容易更新。通过确定任务的优先级,我们可以专注于应如何攻击工作,而不是毫无方向地从一个项目跳到另一个项目。

可视化
可视化任务不仅可以帮助您记住需要做的事情,还可以帮助您更好地理解整个项目。这意味着每个人都可以轻松访问任务管理工具。当以易于理解的方式布置每个项目时,依赖性就会变得清晰,协作是自然的。

分析
任务管理工具始终提供某种形式的分析,无论它是您创建的公式还是内置在工具中的内容。

任务管理工具会生成可进行审核和消化的具体数据,以便最终用户可以轻松掌握他们在做什么,他们做了什么以及如何做得更好。

这是改善事情完成方式的重要组成部分。

任务管理工具的类型

根据需要,任务管理工具可以相当简单,也可以提供难以置信的深入信息。尽管它们都具有组织工作的核心功能,但是有许多不同的方式来处理任务管理。

在大多数情况下,任务管理工具由行和列的网格系统表示,通常称为任务管理委员会。任务管理系统还包括用于表示任务的各种任务或元素的指标或符号。这些可以是任何内容,从图像到便笺,也可以只是电子表格单元格中的数据。

大多数任务管理工具可以分为三个特定类别:

• 手动任务管理
• 电子任务管理
• 在线任务管理
  让我们快速定义每种类型的任务管理工具,以便我们可以更好地理解它们之间的差异。

手动任务管理工具

手动任务管理工具是任务管理系统的更基本形式之一。它们通常由物理物品组成,例如白板,软木板甚至固定在墙壁上的长条纸。这些工具后面没有虚拟化,因此称为手动。

这些工具是一个基本的系统,最适合处理少量很少更改的任务的人员或团队。具有非常标准化任务的组织或行业经常使用手动任务管理工具,因为它们需要较少的关注,并且更新频率较低或强度较高。这使得灵活的系统易于更改。

电子任务管理工具

利用计算的力量,电子任务管理工具提供了扩展的灵活性和功能性。数字或电子任务管理工具不受物理空间的限制,而是允许用户添加任意多或少的信息。它们通常包括更广泛的功能,例如跟踪和分析。与手动板不同,电子任务管理工具可以随身携带在计算机或设备上的任何地方。

电子系统通常有多种形式,从基本电子表格到密集的任务管理应用程序。这些工具还可以与其他任务和组织应用程序集成在一起,以构建完整的企业任务管理解决方案。

在线任务管理工具

将电子任务管理工具的深度与互联网的无限扩展性相结合,即可进行在线任务管理。这些系统可以打包为软件或在线应用程序,从而使个人或团队可以组织和监视来自任何位置的任务。

在线任务管理工具,例如 坎班板 除了与远程团队成员合作之外,项目委员会对于承担许多具有不同描述和优先级的任务的团队特别有用。它们允许通过Internet连接轻松共享信息,指标,报告,分析或任何其他文件。大多数在线任务管理工具都可以在云上运行,因此用户可以分配存储空间并备份关键信息,而不会使内部网络过载。

在线任务管理工具还为团队提供了更好的沟通和协作方法。使用Internet连接,团队成员可以通过电子邮件接收状态更新或讨论任务详细信息。

使用任务管理工具的好处

任务管理工具是团队的有效资源,但个人也可以使用。任务管理工具可帮助最终用户更智能地工作,完成更多工作并体验更多成功。

正确应用后,任务管理工具可以:

管理和组织工作量: 知道您必须做什么,哪些项目具有优先级。分配并执行。
提高效率和产量: 在任务中应用最佳数量的资源和时间等于生产周期中较小的周转率。
提高工作质量: 在组织任务并正确利用信息时,质量永远不会牺牲生产速度。
推动协作: 当对需要做的事情有共同的理解并且通过可视任务管理系统轻松传达想法时,团队的工作会更好。
减少浪费: 消除花在思考下一步操作或重新处理第一次尝试未正确完成的任务上所花费的时间。
达到截止日期: 借助有组织的任务管理系统,您和您的团队可以更有效地工作,使错过的截止日期成为过去。

选择正确的任务管理工具

选择最适合您需求的任务管理工具需要花费时间和精力。在这个市场上有很多工具可供选择。有些是基本的,而另一些则提供了广泛的功能,提供了足够的指标来满足最热衷的数字驱动团队。

必须记住,工具的复杂性或简单性并不能使其成为最佳解决方案。在任务管理工具可以帮助您和您的团队更好地合作,变得更有条理并提高生产能力的同时,平衡您的需求至关重要。

寻找任务管理工具时,需要考虑五件事。

您要执行哪些类型的任务？
尺寸。仅仅是您,其他五个团队成员或50多名员工？
远程访问是优先事项吗？
数据分析有多重要？
是否需要将其集成到其他系统或应用程序中？
有了正确的任务管理工具,项目管理就更多地以正确的方式完成工作,而不仅仅是完成任务。