有哪些好用的档案管理软件可以推荐？

泻药，从事人力资源工作6年之久了，这篇不光分享软件，也会分享一些我自己做档案管理的一些技巧和经验，希望对大家有帮助。养成好习惯，点赞收藏慢慢看~

01 档案管理软件篇

先来好好回答题主的问题，有哪些好用的档案管理软件可以推荐？我们自己公司一直用的是这个>>https://s.fanruan.com/t7yel
注：具体是否真的适合你的团队得大家自己用了之后判断，上面那个是做好的模板可直接使用先来看看整体的效果——员工档案画廊：

员工档案表：从这个画廊点进去，可以看到每一位员工的详细档案信息，我比较喜欢的是这个表单能够讲员工的所有信息记录在一个页面里，而且会自动归类。右侧的数据日志会自动记录每一次的改动，能很好帮助人事去溯源原始数据。

员工状态变更：右上角还设置关联了一个转正流程，比如待转正员工如果符合转正条件，可直接发起转正流程，会自动流转给对应的负责人进行考核，考核通过后该员工的状态就会自动变更为正式员工，无需一次一次的去人工修改员工信息和状态。

智能助手自动同步：除了人事异动记录和员工材料汇总的数据通过查询直接关联而来，其他员工档案的初始信息均通过智能助手同步而来。

当入职审批完成以后，将自动在员工档案表新增一条员工档案数据，所以这些都是自动化的，不需要人事再去一条条手动录入。

可视化看板：最后可以直接把所有重要信息做成一个可视化看板，实时展现员工情况，无需一个一个点进去，会更方便。

这只是档案管理部分，人事管理的全部入转调离流程都可以做，题主没问我也不啰嗦，放一个我们自己的业务逻辑图，大家可以参考，看不懂的我以后再写。

02 档案管理技巧篇

任何一类档案或者文件的高效管理都必须建立一个完善的文件录入、流转、留存的流程：

1.档案录入
新员工入职后，往往需要收集员工的附件资料，如，身份证复印件、学历证书、学位证书、免冠证件照等。员工提交附件资料后，HR 收到待办消息进行资料审批：

2. 档案存储
我见过很多企业的员工档案储存不在一个地方或系统内，比如员工基本信息在档案系统里，员工绩效和考勤在行政系统里，员工的入转调离动态信息又在人事系统里。

这些系统之间各自为政，完全不互通，每次都得手动导出来再人工对齐数据，说句实话这样的系统没啥用。所以一定要将员工入转调离周期的所有数据做在一个系统或者文件里，这样才能节省时间并提高工作效率。

3. 档案数据
安全人力资源部负责处理现任和前任员工的机密信息，良好的档案管理可以保证这些数据的安全。做完员工档案后，需要设置好权限分配，谁能看，能看哪些信息这些都得区分，最好时可以记录发生的每次访问、更改或删除。

03 改善档案管理的 5 个技巧

1.使用数字化的档案管理
解决方案不多说了吧，上面的介绍都是。

2.建立清晰的文件组织结构
可以使用这些元素作为命名约定的一部分：
创建日期： 2024 年，2024 年 12 月，
第3季度客户名称： ABC
员工姓名： 张三李四王麻子
文档类型：营销电子邮件、产品发布计划
版本号： V2，第3版
序列号（如果是一系列文件）：02、03、04
地理范围：北京、上海、广州
内容类型：发票、案例研究、合同
不要忘记重命名现有文档以符合已建立的命名约定，并在新系统中组织它们。

3.实施访问控制和权限

4.定期进行审核和质量检查

5.培训员工了解文件管理最佳实践以上，也欢迎大家分享自己的档案管理技巧。