精准管理特定访客的所有权限，构建高效知识库系统

企业管理中，精准控制访客的内容权限历来是一项复杂而关键的挑战。传统方法因其操作繁琐，往往难以实现对不同访客访问权限的细致管理。为此，HelpLook在近期功能升级中，特别推出了更精细化的访客内容权限管理功能。以人员为核心维度，实现了对特定人员文章及栏目访问权限的精细化管理，显著提升了管理效率，并确保了企业内容的安全性与合规性。此外，本次更新还新增了文章发布后的即时成员通知功能，加速信息传递。

内容管理

1. 通知企微成员/钉钉成员查看新文章

HelpLook已支持发布文章时第一时间通知企业微信/钉钉成员，确保成员能够实时接收到企业的最新动态和重要通知。
 
*需购买企业版套餐、成员接口权限并同步第三方组织架构后开启。
 
首先，需要在站点->站点设置->文章里开启“文章发布通知”按钮。
 

 
然后，发布文章时即可选择需要通知的成员。
 

 
通知效果如下：
①企业微信：

 
②钉钉：

 

2. 新增多语言

为了满足更多地区用户的需求，HelpLook后台新增了繁体中文语言选项，让使用繁体中文的用户能够更便捷地操作后台。除此之外，本次更新还新增了印度语支持，为出海印度市场企业，或印度地区用户提供了更加本土化的体验。
 

产品优化

1. 可单独配置特定用户查看栏目&文章权限

HelpLook支持在混合访问/授权访问下，配置不同用户查看不同的栏目&文章的权限，仅超管和管理员才有权限配置。这一功能极大地简化了访客内容权限的管理流程，提升了管理效率。该场景适用于，企业内部需要给不同的人分配不同文章查看权限，或者做教育课程类客户，需要给特定的会员开通文章/栏目查看权限。
 
① 新增访客/访客分组（混合访问/授权访问下）
-新增访客：点击【设置】-【用户与安全】-【访客与分组】，点击【新增访客】（支持批量添加用户）。
 

 
-新增分组：新增分组后，后续可以设置分组权限，并将用户添加进分组，即可批量管理用户权限。
 

 
-访客类型：包括验证用户（单独添加的访客用户，可随时删除）和企业用户（通过同步第三方组织架构成员后生成的企业成员访客，不可删除）。
 
② 配置访客、分组信息和权限
-基础信息编辑：在用户列表页面点击对应用户的【编辑】后进入访客详情页，点击名称后的icon出现用户基础信息弹窗，可对访客基础信息进行编辑（企业用户不支持，只能通过导入通讯录同步）。
 

 
-内容权限编辑：对比飞书和钉钉，这是HelpLook独有的功能！在内容权限栏，一眼就能看清当前用户或分组有哪些权限。上级内容、下级内容、单独权限、内容公开/允许所有人可看、分组和部门等，一目了然。
 

 
如果想改权限，点击【内容权限管理】，可编辑当前用户/分组对于内容的单独权限。
 

 
如果还想调整分组，点击【分组管理】可编辑当前用户所属分组。
 

 
*更多权限分类请参考帮助中心文档《如何管理访客内容权限？》
 
-分组成员编辑：在分组列表页中点击对应分组的【编辑】，即可进入分组详情页面，修改分组名称、更改分组内容权限、管理分组成员。

 

 
所有这些操作，一保存就立即生效！精准配置访客内容权限，还能随时更新，是HelpLook的独家优势！
 

2. 无感登录地址支持跳转具体文章

站点的访问权限设置为【混合访问】或【授权访问】，使用HelpLook提供的示例（php,python,nodejs）生成链接，用户点击即可完成访客登录鉴权，并直接跳转到指定的文章页面，节省了接收验证码的鉴权流程的时间。
 

3. 单点登录API支持回传分组参数，在用户首次进入时分配分组

当用户首次进入站点时，系统会根据回传的分组参数自动为用户分配相应的分组，简化用户管理流程。
 

4. 上传的本地文件支持在后台导出和前台下载

企业使用HelpLook搭建内/外部知识库后，会积累大量上传的文件。现在，这些文件可以直接在HelpLook后台一键导出备份，方便存档。例如，没有后台权限的员工或购买了课程的用户也可以在前台一键下载这些文件，并保持原格式。
 

 
不仅如此，对于没有后台权限的员工访问这些企业文档，或者购买了课程的用户，如果想要反复查看知识库里的宝贵资料，也可以一键下载下来，并且用户可以按原来的格式下载回去。
 

 

5. 站点后台UI布局优化

为了提升用户体验，HelpLook对站点后台的UI布局进行了优化，操作更加便捷。
 

6. 支持在具体内容下上传本地文件、导入内容

现在，用户可以直接将文件上传或内容导入到对应的二级及以下目录，无需再费时费力地将文件一个个拖到一级目录下进行分类，大大提高了工作效率。
 

7. 产品说明书模板展示优化，支持展示栏目、文章封面

现在支持展示栏目和文章封面，使得产品说明书更加美观。
 
HelpLook 近期功能更新，不仅带来了访客内容权限管理的重大升级，还新增了发布文章后第一时间通知成员的功能，以及其他多个方面的优化和提升。为企业提供更加高效、便捷、安全的知识库管理工具。欢迎大家在评论区留意提出想要更新的功能！

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