9条建议收藏，教你2024年如何选择合适的项目管理软件！

一、项目管理软件的重要性

在当今复杂的商业环境中，项目管理软件对于提高项目效率、确保项目成功起着至关重要的作用。
随着市场竞争的日益激烈，企业需要在更短的时间内完成更多的项目，同时还要保证项目的质量和成本控制。项目管理软件能够帮助企业实现这一目标。据统计，使用项目管理软件的企业，项目成功率可提高 30% 以上。
项目管理软件可以提高项目效率。它能够自动化许多繁琐的管理任务，如任务分配、进度跟踪和报告生成等。这不仅节省了时间，还减少了人为错误的可能性。例如，进度猫软件可以通过甘特图为向导，让用户轻松创建任务，并实时协作，数据统计与分析功能还能生成图表和报告，帮助用户了解项目整体进度和团队工作效率。
项目管理软件还能确保项目成功。它可以在项目开始前制定详细的计划，包括预算、时间表、资源分配等。在项目执行过程中，实时跟踪项目进度，及时发现问题并采取措施。例如，ClickUp 是一款全能型任务管理工具，提供高度可定制的界面和多种视图，允许用户创建任务、分配任务、设置优先级和截止日期，以及跟踪任务进度，确保项目按计划推进。
此外，项目管理软件还能促进团队协作。在远程办公和全球化团队日益增加的背景下，团队成员之间的沟通和协作变得尤为重要。项目管理软件提供了实时消息传递、文件共享、在线会议等功能，让团队成员可以随时随地进行沟通和协作。例如，Trello 采用看板和卡片的形式组织和管理任务，支持多人协作，团队成员可以加入不同的看板，并根据权限进行操作，管理员可以设置成员权限，确保任务管理的安全性和有效性。
总之，项目管理软件在当今复杂的商业环境中具有不可替代的重要性。它能够提高项目效率、确保项目成功、促进团队协作，为企业的发展提供有力的支持。

二、选择项目管理软件的关键因素

（一）功能性

项目管理软件应具备全面的功能，以满足不同项目的需求。基础功能方面，任务分配、进度跟踪、资源管理等必不可少。例如，任务分配功能可以让项目经理清晰地将任务分配给特定的团队成员，每个任务包含详细描述、截止日期、优先级和附件等信息，同时还支持子任务和任务依赖关系的设置，确保任务有序完成。进度跟踪功能能够帮助团队实时了解项目进展，及时发现可能的延误和问题，常见的进度跟踪工具包括甘特图和看板视图，可直观地展示项目进度。资源管理功能则允许项目经理有效地分配团队成员和其他资源给各个任务，避免资源的过度使用或闲置，通常还包含资源负载图，方便查看每个团队成员的工作负载并进行调整。
除了基础功能，高级功能如时间线、看板、报告生成等也能为项目管理带来极大的便利。时间线功能可以清晰地展示项目的发展历程和各个任务的时间节点，帮助团队更好地规划和协调工作。看板功能以可视化的方式呈现任务状态，让团队成员一目了然。报告生成功能则可以提供详细的项目数据和分析，帮助项目经理评估项目的表现和效率，为未来的项目提供宝贵的经验和参考。

（二）易用性

易用性是选择项目管理软件的重要考量因素之一。一个界面直观、操作简便的软件可以大大提高团队成员的使用积极性，降低学习成本。直观的用户界面设计应简洁明了，功能布局合理，让用户能够快速找到所需的功能。操作流程应简单易懂，避免复杂的操作步骤和繁琐的设置过程。例如，一些优秀的项目管理软件采用简洁的图标和菜单设计，让用户无需花费大量时间学习即可上手使用。此外，良好的反馈机制也能提升易用性，用户在操作过程中能够及时获得反馈，了解自己的操作是否正确以及任务的进展情况。

（三）可扩展性

随着项目的发展，团队可能会有新的需求，因此项目管理软件应具有良好的可扩展性。具有丰富 API 的软件可以与其他软件进行集成，以满足不断变化的需求。例如，与邮件、日历、文件存储等工具无缝连接，提高工作效率。可扩展性还体现在能够支持更多的用户、更大的项目和更复杂的工作流程。当项目规模扩大时，软件能够轻松应对，而不需要进行大规模的更换或升级。一些项目管理软件采用模块化设计，用户可以根据实际需求添加或移除功能模块，确保软件能够随着项目的发展进行灵活调整。

（四）价格

在选择项目管理软件时，价格是必须考虑的因素之一。需要综合考虑软件的购买价格以及使用过程中的其他费用。购买价格可能因软件的功能、用户数量、部署方式等因素而不同。一些软件提供按用户付费的模式，价格取决于团队规模；还有些软件提供一次性购买费用或基于订阅的定价模式。除了购买价格，还需要考虑使用过程中的培训费用、升级费用等。在选择软件时，应确保性价比高，既能满足项目需求，又不会超出预算。可以通过比较不同软件的价格和功能，选择最适合自己团队的项目管理软件。

（五）服务和支持

良好的服务和支持对于项目管理软件的使用至关重要。在使用过程中，如果遇到问题能够及时得到解决，可以大大提高工作效率，减少因软件问题导致的延误。服务和支持包括在线帮助、电话支持、邮件支持等多种形式。在线帮助可以提供常见问题的解答和操作指南，方便用户自行解决问题。电话支持和邮件支持则可以在用户遇到复杂问题时提供及时的人工帮助。此外，一些软件供应商还提供用户培训服务，帮助团队成员快速掌握软件的使用方法。在选择项目管理软件时，应考察供应商的服务和支持质量，确保在使用过程中能够得到及时有效的帮助。

三、主流项目管理软件推荐

（一）禅道

功能特点
禅道主要管理思想基于应用广泛的敏捷开发方法 Scrum，同时增加了 Bug 管理、测试用例管理、发布管理、文档管理等必需功能，覆盖了研发类项目管理的核心流程，为 IT 企业或正在进行信息化的企业提供了一个一体化的集成管理工具。
禅道提供了需求、任务、bug、用例和 todo 之间的互相转换和轮转，例如需求分解为任务、bug 可以转换为需求等。
禅道具有强大的自定义能力，每一个页面都可以通过 API 进行调用，方便其他语言集成。内置插件应用平台，可以快速浏览已有插件并选择安装、升级、卸载等操作。
优势
禅道提供开源版，免费且能满足一些企业二次开发需求。功能较为成熟，同时满足了多种项目类型管理，以及项目管理、测试管理、计划管理、发布管理、文档管理、事务管理等功能。
禅道入手简单，集成一键安装包傻瓜式安装，让非 IT 专业的人员也能轻松使用。网站的问答反馈系统可以保证用户的问题或者建议得到及时有效的处理和反馈。
适用场景
有信创等诉求的企业、大型复杂项目及有本地化部署需求的团队。尤其适合对开源、私有化定制具有强烈需求的客户，如对功能核心解决的是需求价值流中从开发到发布上线这一阶段的问题有需求的团队。
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（二）Trello

功能特点
Trello 采用看板方式，用户可以创建多个看板，每个看板下可以创建多个列表和卡片。卡片可以用于任务、需求、缺陷等的管理，支持添加描述、附件、评论、标签等。
核心特点是其简单直观的界面和拖放操作，用户可以方便地在不同列表之间移动卡片，灵活管理任务的优先级和进度。
支持多种插件（Power-Ups），如日历视图、Gantt 图等，扩展其功能。
优势
用户界面友好，Trello 的界面非常直观，用户只需拖放卡片即可管理任务。
灵活性强，适用于个人任务管理和团队项目管理。免费版不限制用户数量和看板数量。
适用场景
小团队和个人项目管理。尤其适合那些注重视觉管理和任务分配的团队。

（三）Tower

功能特点
Tower 提供了丰富的功能来支持项目管理，包括任务管理、文档和文件管理、团队协作、任务看板、时间线视图以及团队知识库等。
多视图管理方式，如列表、看板和日历视图，结合甘特图，确保项目能够按时交付并且易于监控。
提供强大的自定义功能，以满足团队的个性化管理需求。
优势
功能丰富，支持敏捷开发和开发工具集成良好。
界面友好且上手快，使得团队成员能够迅速熟悉并有效使用工具。
适用场景
Tower 适用于多种业务场景，包括软件研发、产品设计、人事管理、市场营销、销售管理等领域。它的灵活配置和全面功能特别适合需要快速迭代和多部门协作的企业。

（四）Asana

功能特点
Asana 提供了任务管理、项目规划、时间跟踪、工作负载管理等功能模块，支持敏捷开发方法。
用户可以通过 Asana 创建和管理任务、子任务、项目和里程碑，支持添加描述、附件、评论、标签等。
支持多种视图选项，包括列表视图、看板视图、时间线视图等，帮助团队灵活管理任务和项目进度。提供强大的自动化功能，可以通过规则引擎自动化常见操作，提升团队效率。
优势
界面直观，功能强大，报告仪表盘和自定义模板帮助团队高效管理任务。
支持与 200 多个应用程序集成，增强团队协作能力。
适用场景
大型企业和需要跨部门协作的团队。特别适合团队任务密集、项目时间紧凑的公司，尤其是需要频繁沟通和变更的项目。

（五）Smartsheet

功能特点
Smartsheet 是一款功能强大的项目管理工具，结合电子表格和项目管理功能，提供多种视图可视化项目进度。
支持任务管理、项目跟踪、团队协作、时间管理、文件共享等功能。任务管理功能非常强大，可以帮助团队成员明确自己的任务，设定任务的优先级，确保每个任务都能够按时完成。
支持公式和文本生成等功能，方便用户进行数据处理和分析。
优势
界面类似电子表格，功能强大，适合在电子表格中管理项目的团队。
提供丰富的集成功能，可以与多种工具进行无缝对接，提升团队协作效率。
适用场景
需要在电子表格中管理项目，对视图多样化有需求的团队。尤其适合各类规模的企业使用，能够满足不同项目的管理需求。

（六）Teambition

功能特点
Teambition 集任务协作、文档协作、日程安排、知识管理和统计报表等功能于一体。
提供多样化的视图和模板，方便用户根据不同项目需求进行选择和定制。
移动端应用强大，用户可以随时随地进行项目管理和协作。
优势
高度可定制性和集成性，能够满足各种规模企业的不同需求。
提供丰富的功能和工具，帮助团队提高协作效率和项目管理水平。
适用场景
各种规模的企业，尤其适合高度协作、多项目管理和跨部门交互的团队。可以应用于电商、市场活动、律所项目、生产制造等多个领域。

（七）Todoist

功能特点
Todoist 允许创建任务，设置优先级和截止日期，支持子任务和项目分组。
具有自然语言识别功能，用户可以通过自然语言输入任务描述，方便快捷。
提供多种任务视图选项，如列表视图、看板视图等，满足不同用户的需求。
优势
跨平台兼容性强，用户可以在不同设备上同步使用。
提供多种语言输入，自然语言处理能力强，任务视图选项灵活。
适用场景
需要管理多个项目和日常任务的个人和团队。尤其适合经常在不同设备上切换工作的用户，能够帮助他们高效管理任务和提高工作效率。

（八）Flowus

功能特点
Flowus 以云端笔记为基础，提供云文档管理、多维表的数据处理、文件存储和分享等功能。
信息整合能力强，用户可以将不同类型的信息整合在一个平台上进行管理。
通过智能化工具提升效率，如自动化流程、模板等。
优势
用户友好界面设计，易于操作和使用。
信息整合能力强，能够满足用户对多种信息的管理需求。
适用场景
需要高度信息整合和团队协作的环境，个人和企业用户均可。尤其适合需要频繁进行信息共享和协作的团队，如创意团队、教育机构等。

四、不同行业的应用案例

（一）制造业

1. 可视化生产进度，实时掌握关键节点完成情况

在制造业中，项目管理软件可以实现生产进度的可视化。例如，通过益企工程云等软件，利用三维可视化技术，项目经理可以在虚拟环境中查看项目进展，包括生产设备的运行状态、产品在生产线上的位置等。同时，软件可以实时更新关键节点的完成情况，让管理者能够及时了解生产进度，做出合理的决策。例如，当某个关键工序出现延误时，软件可以自动发出预警，提醒相关人员采取措施，确保生产进度不受影响。

2. 基于大数据分析预测产品交付时间，自动调度资源

制造业项目管理软件可以通过对历史生产数据的分析，预测产品的交付时间。例如，利用 SolidWorks 软件的 2D 简化功能可加快零件分析，SolidWorks Simulation 能够实时算出结果并显示在全 3D 模型上，无需等待。通过对生产过程中的数据进行分析，软件可以预测每个环节所需的时间，从而准确预测产品的交付时间。同时，软件还可以根据生产进度自动调度资源，当某个环节出现资源短缺时，软件可以自动从其他环节调配资源，确保生产的顺利进行。

3. 制定标准化执行流程，识别问题根源优化工艺

项目管理软件可以帮助制造业企业制定标准化的执行流程。例如，通过好业财软件，企业可以实现设计、审批、控制和评价等质量管理流程的标准化。对于质量问题，系统会自动提醒相关责任人进行处理和反馈。同时，软件还可以通过对生产数据的分析，识别问题的根源，从而优化生产工艺。例如，当某个产品出现质量问题时，软件可以通过对生产过程中的数据进行分析，找出问题出现的环节，进而采取相应的措施进行优化。

（二）互联网软件

1. 任务分解和进度追踪管控研发进度

在互联网软件行业，项目管理软件可以对任务进行详细分解，并实时追踪任务进度，从而有效管控研发进度。例如，Asana 可以通过创建和管理任务、子任务、项目和里程碑，支持添加描述、附件、评论、标签等，让团队成员明确自己的任务和进度。同时，软件提供多种视图选项，如列表视图、看板视图、时间线视图等，帮助团队灵活管理任务和项目进度。通过这些功能，团队可以清晰地了解每个任务的进展情况，及时发现问题并采取措施，确保项目按时完成。

2. 促进跨部门协作，缩短产品从设计到发布周期

互联网软件行业通常需要多个部门协同工作，项目管理软件可以促进跨部门协作，缩短产品从设计到发布的周期。例如，Teambition 集任务协作、文档协作、日程安排、知识管理和统计报表等功能于一体，提供多样化的视图和模板，方便用户根据不同项目需求进行选择和定制。通过移动端应用，用户可以随时随地进行项目管理和协作，促进不同部门之间的沟通和协作。此外，软件的高度可定制性和集成性，能够满足各种规模企业的不同需求，提高团队协作效率，缩短产品从设计到发布的周期。

3. 深度定制满足敏捷开发需求，集成 BI 分析模块

互联网软件行业的项目通常采用敏捷开发方法，项目管理软件可以深度定制满足敏捷开发需求，并集成 BI 分析模块。例如，Zoho Projects 的工作流程可以完全定制，以适应团队的工作方式，然后从接收到交付完全自动化。同时，软件可以构建并自动化工作空间，以便每个人都可以在需要时访问他们需要的信息。此外，软件还可以集成 BI 分析模块，对项目数据进行分析，为团队提供决策支持。通过这些功能，软件可以满足互联网软件行业的敏捷开发需求，提高项目管理效率。

（三）新能源

1. 协同办公和文档共享促进内部跨部门高效协作

在新能源行业，项目管理软件可以实现协同办公和文档共享，促进内部跨部门高效协作。例如，益企工程云通过集中沟通平台，项目团队成员可以高效协作，即时解决问题，保持信息的透明和流畅。同时，软件提供一个专门的界面供干系人查看项目进展，增强信任感和满意度。通过这些功能，新能源企业可以实现内部跨部门的高效协作，提高项目管理效率。

2. 成为跨界合作的粘合剂，推进项目进度

新能源项目通常涉及多个领域的合作，项目管理软件可以成为跨界合作的粘合剂，推进项目进度。例如，通过使用可视化项目管理软件，如益企工程云，不同领域的合作伙伴可以在虚拟环境中查看项目进展，共同制定项目计划，协调资源分配。同时，软件可以实时更新项目进度，让各方合作伙伴及时了解项目情况，做出合理的决策。通过这些功能，项目管理软件可以促进跨界合作，推进项目进度。

3. 实现对复杂项目全程跟踪管控，预测风险采取措施

新能源项目通常具有复杂性，项目管理软件可以实现对复杂项目的全程跟踪管控，预测风险并采取措施。例如，通过使用好业财等软件，新能源企业可以实现对项目成本、进度、质量、风险等方面的全面管理。软件可以实时跟踪项目进度，预测项目成本，识别项目风险，并提供相应的风险缓解策略。通过这些功能，新能源企业可以实现对复杂项目的全程跟踪管控，提高项目管理效率，降低项目风险。

（四）新媒体

1. 任务分解和进度跟踪了解各环节工作情况

在新媒体行业，项目管理软件可以对任务进行分解，并实时跟踪进度，让团队了解各环节的工作情况。例如，Todoist 允许创建任务，设置优先级和截止日期，支持子任务和项目分组。通过自然语言识别功能，用户可以方便快捷地输入任务描述。同时，软件提供多种任务视图选项，如列表视图、看板视图等，满足不同用户的需求。通过这些功能，新媒体团队可以清晰地了解每个任务的进展情况，及时发现问题并采取措施，确保项目按时完成。

2. 文件共享和实时沟通提升团队协作效率

新媒体行业需要频繁地进行文件共享和实时沟通，项目管理软件可以满足这些需求，提升团队协作效率。例如，Flowus 以云端笔记为基础，提供云文档管理、多维表的数据处理、文件存储和分享等功能。信息整合能力强，用户可以将不同类型的信息整合在一个平台上进行管理。通过智能化工具提升效率，如自动化流程、模板等。通过这些功能，新媒体团队可以方便地进行文件共享和实时沟通，提高团队协作效率。

3. 数据分析把控内容生产全流程，调整策略优化效率

新媒体行业需要通过数据分析把控内容生产全流程，调整策略优化效率。例如，Smartsheet 是一款功能强大的项目管理工具，结合电子表格和项目管理功能，提供多种视图可视化项目进度。支持任务管理、项目跟踪、团队协作、时间管理、文件共享等功能。同时，软件支持公式和文本生成等功能，方便用户进行数据处理和分析。通过这些功能，新媒体团队可以通过数据分析把控内容生产全流程，调整策略优化效率。

五、总结与展望

在选择项目管理软件时，需充分考虑具体需求、团队规模以及预算等多方面因素。不同的项目管理软件在功能、易用性、可扩展性、价格以及服务和支持等方面各有优劣。对于小型团队而言，可能更倾向于选择界面友好、操作简便且价格相对较低的软件，如 Trello 或 Todoist。这些软件免费版不限制用户数量，功能也较为实用，能够满足小型团队的基本项目管理需求。而对于中大型企业或复杂项目，可能需要功能更强大、可扩展性更高的软件，如 Asana、Smartsheet 或禅道等。这些软件能够提供全面的项目管理解决方案，支持大规模团队协作和复杂项目的管理。
同时，预算也是一个重要的考虑因素。在选择软件时，不仅要考虑购买价格，还要考虑使用过程中的培训费用、升级费用等。要确保选择的软件性价比高，既能满足项目需求，又不会超出预算。
随着科技的不断发展和企业对项目管理需求的不断增加，项目管理软件的应用场景将不断拓展。未来，项目管理软件将更加智能化，能够通过人工智能和大数据分析为项目管理提供更精准的决策支持。例如，软件可以通过分析历史项目数据，预测项目风险，为项目经理提供风险预警和应对策略。同时，项目管理软件将更加注重团队协作和沟通，提供更加便捷的实时沟通和文件共享功能，促进团队成员之间的协作效率。此外，项目管理软件还将与更多的行业和领域进行深度融合，为不同行业的项目管理提供更加专业的解决方案。
总之，选择合适的项目管理软件对于提高项目效率、确保项目成功至关重要。在未来，项目管理软件将不断发展和完善，为企业的项目管理提供更强大的支持。