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2024年步入尾声,新财年即将到来。眼下,众多企业正在着手准备:本年度财务记录的严格审查,并处理税务报告,以便为即将到来的财年打下坚实的基础。为了确保新旧财年的平稳过渡,外贸企业财务方面需要做好以下准备工作:

1、应收账款管理

提醒有效跟踪未结应收账款对于确保平稳过渡至新财年至关重要。请确保您已经向客户发送了所有待支付的发票,并与您的团队及客户明确最终付款期限,以便及时收回所有的未结款项。对于逾期未付的发票,通过Zoho Books财务软件的自动提醒功能会更加方便、快捷。
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以下是一些促进客户及时支付并回收欠款的策略:
根据客户支付的可能性对未付发票进行分类管理。
通过群发邮件的方式,向客户发送提醒通知。
考虑提供一定的折扣或灵活的支付计划,以鼓励客户结清欠款。

2、核销坏账

偶尔,您可能会遇到款项无法按时到账的情况。这会影响您的记账流程,还可能导致坏账的情况。借助Zoho Books财务软件,您可以从账龄明细报告来识别所有逾期的款项,筛选出超过六个月仍未支付的款项,并向这些客户发送最后的提醒通知。如果依然没有收到回应,那么您可能需要考虑将这些款项作为坏账进行核销。这样,该金额才会从您的应收账款总额中扣除。

3、应付账款管理策略

为了高效管理您的财务流程,请确保您及时且准确地记录所有供应商账单。对于来自小型企业的供应商账单,您应及时支付,这样可以避免不必要的罚款和额外的税务负担。如果您已经为保险等服务预付了费用,请记得在您的账目中进行相应的调整,把这部分的费用转为资产。同时,为您的业务支出设立独立的记录体系,可以简化税务处理和减免流程的工作。对于拥有固定资产的企业,考虑折旧费用是财务管理中的一个重要环节。此外,对于已预付但尚未收到商品或服务的款项,您应保持持续跟踪,以确保资金的及时回收。

4、库存评估

为确保库存估值的精确性,请确保库存数量与财务记录完全匹配。Zoho Books的报表标签功能在此过程中扮演着关键角色,它们作为标识符,帮助您在报表中分类和筛选数据。如果没有这些标签的帮助,依赖手动方法可能导致记录不一致和物品错位。
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在启动企业的库存跟踪工作时,请为您的商品分配准确的报表标签。这不仅可以提高库存跟踪的准确性,还有助于简化整个流程。对于销售商品的企业而言,在进行库存盘点前,应及时处理所有不可销售的商品,以提高盘点效率。同时,也不可忽视对滞销商品的盘点,这有助于加快整体库存评估,从而确保库存管理的高效性和准确性。

5、银行对账

Zoho Books能够链接企业的银行和信用卡账户,自动导入交易并对交易进行分类。银行对账有助于纠正财务记录中的错误,解决财务系统中的账目与银行对账单之间的差异,并识别出系统中未被记录的交易。这就像是给您的账户报表做一次全面的体检。在进行银行对账时,需要特别注意那些已取消或未清算的支票,因为它们可能会影响账目的准确性,进而干扰财务结账流程。

6、货币调整

处理多币种交易是一项复杂任务,尤其当涉及不同货币间的转换时。此时,Zoho Books财务软件的货币调整功能就显得尤为有用。这一功能不仅简化了操作流程,而且确保了货币兑换的准确性和一致性。在您结算当前年度的未结交易时,通过这一功能,您可以轻松调整。
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7、交易锁定

在完成所有任务并对每一份报表进行了手工日记账的交叉核对之后,下一步是将它们移交给审计进行审查。请确保提交最新的调整信息,以便进行正确的审核和整理。在指定归档的日期之前,请记得通过Zoho Books锁定所有的交易,以防止进一步的更改。这样可以维持数据完整性,并防止意外发生或未经授权的修改,从而确保在报税或审计等关键时刻保持财务记录的准确性和可靠性。并非所有的财务软件都提供此功能,Zoho Books可以让您的会计流程更加规范、高效。
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8、税务申报

在报税的季节,企业在税务申报方面常常遇到困难,比如整理交易和分配正确的税率。但是,有了符合税务规定的软件,事情就会变得简单得多。例如,Zoho Books可以自动化执行汇总交易信息和生成电子账单等任务,这不仅节省了时间,还降低了出错率,并确保了税务合规性。此外,软件提供的电子发票验证和财务报表等功能,可以进一步减轻税务申报的压力,确保所有申报准备工作井然有序。
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9、预算

在商业活动中,为了提高收入或削减成本,企业常常设定目标来规划公司下一年的业绩。您可以通过以下三种方法在Zoho Books会计软件中进行设定:
手动输入:将目标手动输入系统。
基于历史数据预测:使用去年的实际数据作为设定新目标的基础。
自动填充账户:让系统通过预定值自动填充账户来简化流程。
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开启新财年时,企业可以选择重置自动生成的Invoice编号,以实现更清晰的财务管理和跟踪。
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10、审查营业额并登记电子发票

集成电子发票功能,轻松开具合规的发票。这种设置标准化了您根据企业的年营业额向GST系统登记发票的方式,让您能够通过机器可读的格式提交发票。Zoho Books会计软件具有电子发票功能,您只需设置一次即可创建电子发票,然后自动生成。这可确保您的发票流程符合政府法规并得到简化。如下图,是沙特版本的Zoho Books,您可以生成符合法规的ZATCA票据,扫描二维码可以获得相关票据信息。
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11、审计追踪

在使用会计软件时,确保操作记录的准确性至关重要。Zoho Books软件中的审计追踪功能能够详细记录企业内部进行的每一项操作,涵盖操作的具体日期、时间和类型。这些日志允许企业进行全面分析,并提供了必要的监督手段和透明度,确保财务数据的完整性和可靠性。

12、财务报表

为了深入分析企业本年度的财务状况,您可以利用Zoho Books财务软件生成以下三项关键报表:损益表:通过对比本年度与上一年度的利润和成本,衡量并评估企业的经营绩效和盈利能力。现金流量表:记录所有的资金流入和流出,这对于制定有效的预算和现金流量预测至关重要。资产负债表:提供公司财务状况的概览,包括上一年度的资产、负债和所有者权益。
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希望这份指南能助您轻松完成财务总结工作。采用先进的财务软件来保持账目的清晰非常重要,如果您还没有体验过Zoho Books,不妨试用体验一下,这是一款专为外贸企业量身定制的财务解决方案。
【产品官网:https://www.zoho.com.cn/books/


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