工作汇报如何更有条理？试试这几种公式

来一个小思考题：假设你是一个项目团队Leader，在每周的早会上需要听取20多名成员的周工作总结，并在此基础上，对团队整体工作做出总结和点评。

员工A和B分别这样汇报：

汇报A：

“呃……我这周做了很多事，比如和客户沟通了几次，然后做了些文档整理，还有……哦，对，还有一次会议。我感觉工作挺多的，但好像没啥特别的结果，嗯，大概就这样吧。”

汇报B：

“这周我完成了三个关键任务：客户沟通：与两位重点客户进行了沟通，解决了他们关于产品功能的疑问，获得了初步好评。文档整理：整理了产品文档，为下周新员工培训做准备。团队会议：在周三的会议中，提出了项目流程优化建议并得到采纳。结果：通过这些任务，我提高了客户满意度，并为团队的工作效率提升做出了贡献。”

你更想听到哪种汇报？

• 是A这种——没有重点，语句模糊，让你难以了解真实进展，需要花费额外时间去追问细节？
• 还是B这种——条理清晰、内容简练，让你快速掌握进展、关键成果，并能够迅速做出决策和点评？

我猜大多数人都会选择B这种汇报，但在自己做汇报时，不自觉的，又跳回了A这种模式。这背后的原因很简单——你只是听了别人这样做汇报，觉得好厉害好优秀，但对这种汇报模式却没有基本的定义和认知。今天小编就带大家了解汇报A——结构化汇报的基本逻辑和实操要点。

一、结构化汇报的基本逻辑

结构化汇报是指在工作或学习场合中，通过清晰的逻辑和合理的顺序，使听众能够快速理解并记住关键内容。

核心原则：

1. 清晰简洁：避免冗长，突出重点。
2. 逻辑清楚：汇报有明确的层次和逻辑顺序。
3. 数据支持：适当使用数据、事实或案例来支撑汇报内容。
4. 目标明确：确保汇报内容围绕汇报目的展开。

基本逻辑：

1.明确目标

• 是为了汇报进展、解决问题、还是提出建议？
• 希望听众得到什么信息、作出什么决策？

关键点：聚焦目标，避免冗余。

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2.构建清晰框架

通常可以采用经典的“金字塔原理”或其他逻辑框架，按照以下顺序展开：

（1）总分结构：

• 先总后分：先给出结论，再阐述理由；
• 层层递进：每一层都有清晰的分支，逻辑关系明确。

（2）三段式结构：

• 开头：说明背景和目的；
• 中间：详细阐述重点内容；
• 结尾：总结关键点，给出行动建议或结论。

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3.聚焦核心信息

• 突出核心问题和关键数据，避免过多细节；
• 使用事实和数据支持结论；
• 若涉及复杂内容，可用图表辅助说明。

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4.逻辑性强，条理清晰

• 因果关系：问题-原因-解决方案；
• 时间顺序：按照事件发展的先后顺序；
• 重要性顺序：由高到低陈述。

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5.简洁表达

• 语言简明扼要，避免冗长；
• 每部分控制在2-3分钟内完成（根据具体情况调整）。

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6.互动与预期管理

• 预留时间回答听众可能的疑问；
• 对听众关心的问题重点说明。

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二、4种常用的结构化汇报逻辑框架

1.金字塔原理 (Pyramid Principle)

金字塔原理强调结论先行，逐层展开细节。适用于向管理层或客户进行简洁、有力的汇报；需要快速赢得支持的内部讨论或团队会议；商务谈判或销售场景；面试中的自我介绍或案例分析。

• 结构：

  • 结论：汇报的核心观点或总结。
  • 主论点：支持核心观点的几个主要论点。
  • 细分论据：支持每个主论点的细节、数据或案例。

• 示例：

  • 结论：本季度的销售额增长了20%。
  • 主论点1：新市场开拓带来了额外收入。论据：开拓了3个新城市市场，销售额贡献为XX万元。
  • 主论点2：线上推广活动效果显著。论据：通过线上活动吸引了5000名新客户。

2.FAB 模型（Feature-Advantage-Benefit）

FBA模型是一种强调产品或服务价值的表达方法，特别适用于突出用户需求和利益的场景。例如：制作广告文案、产品宣传手册、社交媒体内容；回应客户疑问，解释产品如何满足他们的需求；与潜在投资者或合作伙伴的沟通等场景。

• 结构：

  • Feature（特点）：产品或项目的特征是什么。
  • Advantage（优势）：这一特征带来了什么优势。
  • Benefit（好处）：它如何满足用户需求或解决问题。

• 示例：

  • 特点：我们的软件支持实时数据同步。
  • 优势：可以跨设备无缝衔接工作。
  • 好处：团队可以更高效地协作，提升工作效率。

3.STAR 模型（ Situation-Task-Action-Result）

常用于汇报工作成果、案例分析或个人绩效。

• 结构：

  • Situation（情境）：背景情况或问题。
  • Task（任务）：需要完成的目标或任务。
  • Action（行动）：采取的具体措施或步骤。
  • Result（结果）：取得的成果或效果。

• 示例：

  • 情境：针对团队面临项目进度延迟的问题。
  • 任务：我们需要在两周内将项目进度追回。
  • 行动：我们调整了工作流程，增加每日进度跟踪，分配额外资源。
  • 结果：最终项目按时完成，客户满意度提高了15%。

4.5W2H 模型（What, Why, Who, When, Where, How, How much）

适用于全面、细致地汇报项目或方案。

• 结构：

  • What（是什么）：项目、任务或问题是什么？
  • Why（为什么）：为什么要这样做？
  • Who（谁）：涉及哪些人或团队？
  • When（何时）：时间节点或进度如何？
  • Where（在哪里）：实施地点或应用场景。
  • How（如何做）：具体的做法或流程。
  • How much（多少费用/资源）：涉及的成本、预算或资源投入。

• 示例：

  • What：实施新的客户管理系统。
  • Why：提升客户跟进效率。
  • Who：销售团队和IT部门。
  • When：下季度初上线。
  • Where：全国各分公司。
  • How：分阶段部署和培训。
  • How much：预算20万元。

除此之外，我们也要关注汇报的听众：

1. 高层领导通常关注结论和结果。
2. 同事或团队可能更关注过程和细节。

更重要的是，想要做好结构化汇报，需要你对自身或团队的工作保持清晰和有逻辑的认知。

可以用看板类工具（例如板栗.看板）做工作流的整理和安排，这样可以清晰记录自己的工作初心和要点，以及每一步重要动作，汇报或演讲的时候更自如。

STAR模型工作总结示例图（板栗.看板）

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无论是书面报告还是口头汇报，结构化汇报都能帮助企业更好地展示工作成果、分析问题并提出解决方案。掌握结构化汇报的技巧，不仅能够提升个人的职业能力，还能为企业的发展提供有力的支持。