十大法则：促进职场知识共享的有效策略

知识共享，简而言之，就是个体间信息与专业知识的互换行为。这为何至关重要？因为企业内所有成员所掌握的综合知识，是公司最宝贵的资产之一。它不仅能让每位员工出色地完成本职工作，还确保了公司整体运营的高效与顺畅。

同时，这也是企业保持竞争优势的关键所在。
总体而言，正是这些要素，使你的企业在众多竞争者中脱颖而出，并让你能以独特的方式为客户提供价值。事实上，根据德勤的《人力资本趋势》报告，在接受调查的组织中，有75%认为创造和保留知识对它们的成功至关重要。

 
当然，只有员工之间积极且持续地进行知识共享，团队的知识储备才能不断增长。但遗憾的是，说服员工分享知识并非易事，尤其是在尚未建立起相应文化氛围的情况下。知识共享文化的创建和实施往往面临诸多挑战，美国企业因知识共享效率低下，每年在生产力方面的损失高达270万至2.65亿美元（具体数额依企业规模而定）。
 
下面将深入探讨以下内容：知识共享的含义、为何要在职场中鼓励知识共享、影响知识共享的常见障碍、知识共享的类型以及如何在职场中改善知识共享。因此，无论你是希望促进团队成员间知识共享的经理，还是渴望向同事学习并为组织成功贡献力量的个人，希望下面这篇文章将助你开启这一旅程。
 

什么是知识共享？

知识共享是指个体或群体间交换信息、想法和经验的过程。它涉及在组织或团队内部，以及与外部利益相关者之间共享知识和专长，是知识管理的关键环节。知识可以通过多种方式在不同层面上进行共享。几种主要的知识类型包括：

隐性知识：难以用言语表达或沟通。这包括个人经历、见解和技能，通常通过面对面交流来共享。师徒制或在职培训就是隐性知识传递的例子，而讲故事也是分享隐性知识的有效途径，人们可以通过直接观察和体验来学习。
显性知识：易于记录和分享。这包括事实、程序和流程，通常通过书面文件、演示文稿和正式培训项目来传递。
默会知识：根植于组织的实践、流程和文化中，往往难以识别和捕捉。然而，它可以通过共享经历、传统和文化实践来传递。

 
在探讨如何利用多种策略使职场中的知识共享更为有效之前，让我们先了解一下为何要重视改进知识共享，以及你可能会遇到的一些典型障碍。

 

职场中鼓励知识共享的好处

知识共享的目的是增加群体或组织的整体知识和理解，从而改善决策、问题解决能力和创新能力。不过，要促进知识共享的顺利进行，需要投入和决心。知识的自由且持续交流不会一蹴而就，也不会凭空发生。它需要共同努力和明确意图。尽管如此，投入是值得的。知识共享有着无数的好处，对你的团队成功至关重要。
 

1. 增强组织一致性
   虽然保持个性对于构建多元化和快乐的员工队伍至关重要，但员工与公司的使命和整体目标保持一致也同样重要。这有助于创造凝聚力并提升工作投入度。没有知识共享，就无法实现组织一致性。员工必须在同一频道上，而这需要通过持续的知识共享来实现。这能确保每个人都了解情况，与公司的价值观保持一致，并专注于当前的项目或目标。
2. 提高生产力
   员工每周有近20%的工作时间用于寻找完成工作所需的信息。这意味着你的员工将五分之一的时间浪费在了寻找本应触手可及的知识上。通过让知识更易于获取和发现，你的员工可以将更多时间专注于工作，而不是寻找信息。此外，通过改善知识共享，你可以更容易地随时让所有员工保持信息更新。这反过来又能使你的员工在工作上更加有效和高效，从而提高生产力。
3. 提升知识保留率
   个体层面的知识保留对个人的表现至关重要。然而，在团队合作的环境中，每个人都必须具备相同的知识。一个小小的错误就可能导致整个团队的退步和表现下降。为确保这种情况不发生，整个团队都需要保留关键信息。通过共享知识和专长，组织可以识别和捕获有价值的知识，并将其以结构化和有序的方式存储起来。
   这可以使团队成员更容易获取和保留完成工作所需的知识。此外，当员工被鼓励与他人分享自己的知识和专长时，这会形成一个循环，鼓励员工在工作中应用他们所学到的知识，这有助于加强他们对所共享材料的理解和记忆。
4. 促进沟通和协作
   知识共享在促进组织内部沟通和协作方面发挥着至关重要的作用。通过为知识和专长的交换提供平台，组织可以改善团队成员和部门之间，以及组织不同层级之间的沟通和协作。这有助于打破壁垒，鼓励跨职能团队合作，从而提高业务流程的效率和有效性。此外，知识共享还可以促进与外部利益相关者（如客户、合作伙伴和供应商）之间的沟通和协作。通过与这些利益相关者分享知识和专长，组织可以建立牢固的关系，并提高他们的合作能力，以实现共同目标。

5. 帮助企业节省成本
   通过减少重复工作和减少员工寻找信息的时间，你可以节省资金。例如，当英特尔试图改进其一款产品的性能时，该公司发现它遇到的60%的问题之前已经被另一支团队解决了。
6. 提高工作满意度和员工留存率
   知识保留在创造凝聚力强的员工队伍方面非常有效，它还通过赋予员工自信执行任务的权力来鼓励他们更加自主。当实现自主时，员工对工作的满意度更高，更有可能掌控自己的日常工作，并牢牢掌握自己的职业发展。当这些因素结合在一起时，员工长期留在公司的可能性就会增加。此外，知识共享有助于创造一种持续学习和改进的文化，这有助于提高员工的积极性，从而有助于员工留存。

7. 通过创新获得竞争优势
   知识共享鼓励想法和观点的交换，这可以激发创新和创造力。通过培养持续学习和改进的文化，组织可以鼓励员工创造性地思考并提出新想法和解决方案，从而使组织能够保持竞争优势。此外，通过培养这种文化，组织可以确保他们了解行业的最新趋势和最佳实践，并能够不断适应和创新，以满足客户不断变化的需求。
    

   知识共享的障碍

   大量证据表明，知识共享对于健康和成功的工作环境至关重要。鼓励知识共享并实施促进知识共享的政策对于营造这种环境和提升公司文化是必要的。然而，巨大的潜力也伴随着必须克服的重大障碍。为了制定实现你设想的知识共享网络的计划，你首先必须了解这些计划与现实之间的障碍。
    

8. 信息孤岛
   虽然“知识（或信息）壁垒”一词可能会让人联想到引人入胜的画面，并让你想起遍布美国中部的经典田园风光，但现实却大相径庭。知识的壁垒或信息的孤岛对你的组织构成了重大威胁。那么，这些信息孤岛是什么，为什么它们如此有害呢？想象一下你回到了高中时代。每个人都向自己独特的小团体靠拢。在这些小团体内部，一切都很好——人们相处融洽，合作顺利，总体上一帆风顺。然而，当被迫一起工作时，这些不同的社交群体几乎完全无法兼容。

 
同样的动态也可能存在于公司内部。不同的是，这里的群体不是足球运动员、艺术生、金属乐迷等，而是组织内的各个部门。这些部门各有自己的文化、知识和心态。当你试图将这些部门融合起来——这在知识共享中是必要的——摩擦就会显而易见，由于这些组织壁垒，生产力会停滞不前。当然，这种孤立主义心态几乎从来都不是故意的。相反，它随着各部门专注于自己独特的目标而自然发生，与其他部门的沟通则退居次要地位。由于知识壁垒是自然发生的，因此采取有意识的步骤来抵消它们就更加重要了。

2. 知识囤积
   虽然知识壁垒通常是在不经意间形成的，但知识囤积则完全相反。这是知识共享的一个障碍，发生在组织内的员工故意不分享关键信息时。这可能听起来很罕见或不同寻常，但事实上，这是许多公司都会遇到的一个相对普遍的现象。因此，了解员工为何将关键信息保密至关重要。员工囤积知识主要有三个原因：竞争、恐惧和利用。
   通常，这些动机可以追溯到组织文化中不经意间鼓励了这种行为的一些因素。例如，员工可能希望通过获得相对于同事的优势来取得个人胜利。他们可能担心自己的贡献在职场上会受到负面反应。他们甚至可能为了让自己在职位上不可或缺而扣留信息。

3. 缺乏机会
   随着远程工作的日益普遍，知识共享面临了一个新的障碍——由于社交互动有限而严重缺乏机会。传统上，员工有机会在休闲和专业的基础上进行交流、聊天和交换信息。从陈词滥调的饮水机旁闲聊到正式的会议室，社交互动一直存在，并有利于知识共享。现在，越来越多的团队成员在家工作。这意味着偶遇、社交互动和不受阻碍的知识共享的机会减少了。这并不是说他们在进行知识囤积，或者说信息孤岛随机出现；而是说他们根本没有像在传统办公室环境中那样与同事自由交流的机会。
    

   职场中发生的知识共享类型

   知识在职场中通常通过以下几种方式共享：

4. 正式培训项目
   这些是旨在向员工传授特定技能或知识的结构化培训项目。它们可以面对面进行或在线进行，并可能由内部培训师或外部专家提供。
5. 师徒制
   这涉及更有经验的员工与经验较少的员工分享他们的知识和专长。被教授的人可以通过观察、提问和接受导师，小领导的指导和反馈来学习。
6. 协作
   这涉及与他人合作分享知识和想法，以实现共同目标。这可以通过团队会议、小组项目或非正式讨论来进行。
7. 使用知识管理软件
   有许多知识管理工具如HelpLook、Notion、Zendesk、钉钉、飞书等，可以促进职场中的知识共享，如在线协作平台、社交媒体、知识库软件和内部网系统。

 

5. 非正式知识共享
   这指的是在职场中自发且偶然发生的知识共享。它可能发生在休闲谈话、团队午餐或其他非正式场合中。
    

   如何有效推进公司内部的知识共享

   在推动公司内部知识共享的过程中，有几个关键步骤至关重要。通过调整这些步骤的顺序，并引入“HelpLook”作为知识共享的工具，我们可以更高效地实现知识共享的目标。

6. 集中知识，创建唯一真相源
   首先，我们需要将组织积累的知识集中起来，创建一个所有团队成员都可以随时访问的唯一真相源（SSoT）。这可以通过使用知识库软件，如HelpLook，来实现。HelpLook支持将显性或隐性知识传达给其他个体，确保知识准确、组织良好且最新。通过知识库，我们还可以限制访问权限、提供出色的搜索功能和结构，以及访问详细的分析数据，从而更好地了解知识共享的方式并进行改进。

2. 构建促进知识共享的文化
   接下来，我们需要构建一种促进知识共享的公司文化。这包括为公司设定清晰的使命和愿景，树立共同的增长理念，并在员工中培养社区意识。同时，我们要记住知识共享是建立人际关系和促进人与人之间合作的过程，因此实践社区或卓越社区是构建知识共享文化的绝佳方式。当知识共享的文化被接纳并融入公司的基因时，员工就会更容易持续地分享他们所知。
3. 简化知识共享与保存
   为了将知识共享文化付诸实践，我们需要为员工提供高效、有效的知识共享渠道、平台和空间。HelpLook作为知识共享工具，可以支持多种沟通渠道，使员工能够灵活沟通和无障碍交流。同时，我们还应该保存共享的知识，将其作为知识资产进行存储，以便随时间访问和共享。
4. 明确角色
   在知识共享过程中，明确的角色分工对于推动这些努力至关重要。无论是解决需求领域还是创建特定的学习计划，我们都需要明确的角色来引导知识共享。这可以通过指定“专家”角色与“学习者”角色，或者在新员工入职培训期间指定经验丰富的导师来实现。
5. 标准化知识共享工作流程
   为了确保知识共享的高效性，我们需要标准化工作场所中知识共享的流程。这包括明确需要共享哪些知识、了解谁参与共享过程以及他们的角色是什么、标准化知识应该如何共享和接收、明确如何确认知识已成功接收，以及定义知识未成功传输时的程序。通过HelpLook，我们可以更容易地实现这些流程的标准化和自动化。
6. 鼓励并奖励努力
   最后，我们需要鼓励员工积极参与知识共享，并通过认可、承认和庆祝他们的努力来激励他们。这可以通过提供有形奖励或内在动力来实现，如小礼物、金钱奖励或职业晋升机会。同时，我们还可以通过HelpLook来跟踪和评估员工的知识共享贡献，以便更好地认可和奖励他们。
    

 
通过调整知识共享的步骤顺序，并引入HelpLook作为知识共享的工具，我们可以更高效地实现知识共享的目标。无论你在公司内部如何推进知识共享，有一件事是确定的——成功取决于你的员工以及你用于高效、优化地共享知识的技术。点此在线免费体验HelpLook。