有哪些适配20人小公司的的免费OA系统？

前两天和一个客户沟通的时候，他说：”我们是小型公司，也就20人，但也要有权限。“客户问我有没有什么能够满足他需求的，免费开源的OA系统。事实上，“免费的往往是最贵的”，在选择OA系统的时候不能够光考虑“是否免费",我们要从自身需求出发，找到适合自己的OA系统。在和客户深入分析了他的需求后，我给他推荐了我们公司也在用的这个OA系统。考虑到我们的本文涉及的OA系统模板放在这里，大家感兴趣的可以点开试试>>https://s.fanruan.com/m7mks

一、需求与解决方案

在选择OA系统之前我们需要先明确自身的需求，想清楚到底需要OA系统来解决哪些方面的问题，这样才能做到真正的降本增效，避免“白花钱”。
以上文中的这个客户为例，他们公司的问题主要集中在流程审批，文档管理，任务分配与跟踪和沟通协作四个方面。
（一）流程审批
流程审批主要表现在请假流程，报销流程和办公用品申请流程三个方面。
1、请假流程：
小型公司当前采用口头或简单书面申请请假的方式，信息传递易不准确、审批不及时。员工无法便捷提供请假证明，上级难以全面了解员工请假对工作的影响，且员工不能实时知晓审批进度，常焦急等待或重复询问。

面对这些问题，可以利用OA系统中的自定义表单功能，轻松创建请假申请表单，员工如实填写请假起止日期、事由、类型等字段，病假和产假可通过附件上传功能附上医院证明。
表单提交后，借助流程自动化设置，依据预设的组织架构和审批层级，自动将申请推送至直属上级。
上级收到待办提醒，可在移动端或电脑端直接点击进入查看员工近期工作安排（通过关联项目任务数据或工作交接记录模块实现），快速做出审批决策。
若请假天数达到 3 天及以上，系统按设定规则自动流转至部门经理、公司老板处，员工能在个人流程中心实时追踪审批进度，每一步状态变更都有消息通知。
2、报销流程：
客户说，他们公司以往都是通过手写报销单的形式进行报销的。但是以往手写报销单格式不统一，财务审核需反复核对各项费用明细、发票真伪及合规性，耗费大量时间。同时，公司缺乏依据报销金额大小的分级审批机制，资金使用合理性难以保障，且报销款发放情况反馈不及时，员工体验差。

面对这个问题，员工可以在OA系统的报销模块填写报销单，通过下拉菜单选择费用类型（差旅费、办公用品采购费等），逐一录入明细金额，利用手机拍照直接上传多张发票，详细说明报销用途并关联对应项目或部门。
提交后，财务人员在初审节点依据内置的发票查验工具（对接税务系统或第三方发票查验平台）检查发票真伪合规性，同时对照公司费用标准审核支出合理性，如有问题一键退回员工修改。
初审通过，系统根据报销金额大小，利用分支流程自动分配终审权限，小额报销（例如，5000 元以下）由财务负责人终审，大额报销流转至公司高层领导，审批完成后财务部门通过系统消息和邮件通知员工报销款发放情况。
3、办公用品采购申请
客户公司当前采购申请缺乏规范流程，各部门采购随意性大，常导致采购不及时或重复采购。采购部门难以及时掌握库存情况，无法科学规划采购策略，且采购审批环节对供应商、采购渠道把控不严，财务预算审核缺失，入库信息不透明，员工无法按需领用办公用品。
在使用OA系统之后，部门负责人或指定专人在OA系统中的采购申请表单中精确填写采购物品详情，包括名称、规格、型号、数量、预计单价、紧急程度。

提交后，采购部门接收申请，通过数据联动功能关联公司库存管理表单，核实库存情况，判断采购策略。
采购流程审批环节，采购负责人在表单中填写选定的、采购渠道信息，财务部门依粗体据预算管控模块审核预算，最终确定采购方案。采购完成后，采购人员在入库表单中录入入库信息，员工可实时查询办公用品库存，按需领用。
（二）文档管理
文档管理的问题主要集中在分类储存难，版本储存混乱和权限设置混乱上。
1、分类存储：
客户公司现有的文档管理方式较为粗放，各类文件散落各处，员工查找困难，缺乏条理清晰的分类存储结构，难以迅速定位目标文档，影响工作效率。
相关人员可以借助OA系统中的表单和数据管理基础架构，搭建类似文件夹树状的文档分类体系。

通过创建不同的数据表来对应行政类、业务类、技术类文档，在业务类数据表下，以项目名称为字段创建子表，每个子表再依据项目阶段细分记录，用于存储相关文档。
员工上传文档时，通过下拉菜单选择文档所属类别、项目等信息，实现精准归档。
2、版本控制
在项目推进过程中，文件需要频繁修改，因版本管理不善，员工常使用错误版本工作，造成信息混乱，工作协同易出错，延误项目进度。
相关人员可以开启OA系统中的文档版本管理功能，每次文档修改保存时，系统自动记录新版本号、修改人、时间及内容摘要。员工访问文档默认展示最新版本，在文档详情页设置历史版本切换按钮，点击即可查看各个历史版本详情，回溯信息便捷高效
3、权限设置
客户在权限设置方面特别提到，公司文档的敏感度各异，部分机密文件不能随意公开，但当前文档权限管理几乎空白，存在信息泄露风险，同时也不利于部门间的合理信息共享，阻碍跨部门协作。
面对这个问题，公司可以基于OA的精细的权限配置模块，针对不同数据表（即文档类别）、记录（单个文档）以及字段（文档部分内容）设置访问权限。
例如，公司战略规划文档所在数据表设置仅高层及核心业务人员可见；部门内部文档数据表设置本部门读写、其他部门只读权限；对外宣传资料数据表开放全体员工读取权限。项目跨部门协作时，项目负责人在协作项目文档数据表权限管理界面，快速调整相关文档权限，满足协作需求。
（三）任务分配与跟踪
任务分配与跟踪的问题主要体现在项目创建、任务分解以及进度跟踪方面。

1、项目创建
开展新项目时，缺乏统一的项目管理平台，项目信息分散，难以统筹安排，公司管理层和团队成员无法直观了解项目整体情况，不利于决策制定和任务分配。
项目负责人在系统的项目管理应用中，通过表单快速录入项目名称、起止时间、目标、预期成果、参与人员等关键信息，提交后系统自动生成可视化项目看板。
看板以甘特图展示项目整体进度，任务条按时间顺序排列，不同颜色区分任务优先级，关键里程碑突出显示，让公司管理层和项目团队成员一眼洞悉项目全貌。
2、任务分解
一个项目由多个具体任务构成，目前任务分配随意性大，执行进度难以监控，负责人难以及时将任务细化并准确分配，任务执行者对任务要求理解不清晰，易出现任务延误或执行偏差。
在项目看板界面，负责人点击项目节点展开任务列表，利用表单添加具体任务，明确任务名称、负责人、优先级（高、中、低通过下拉菜单选择），工作量估计（输入人天数值）、起止时间等要素，还可上传详细描述文档、参考附件。
任务分配瞬间，系统自动向负责人发送即时通知，提醒接收任务，避免遗漏。
3、进度跟踪
客户说：现阶段，项目进度靠人工汇报，缺乏及时性和准确性，项目负责人不能实时掌握项目动态，难以及时发现和解决问题，项目按时完成率低，影响公司业务拓展。
使用OA系统，员工每日上班打卡后，在个人任务列表中更新自己负责任务的进度，通过滑动条或日前输入百分比数值直观呈现，同时在日前备注框填写遇到的问题、需要的支持。
项目负责人打开项目看板，实时监控所有任务进度，依据系统根据进度数据自动生成的红黄绿指示灯（红色代表延误、黄色代表预警、绿色代表日前正常），快速判断项目健康状况，对延误任务及时采取调整策略、增派人手或重新分配任务等干预措施，确保项目按时交付。
（四）沟通协作
沟通协作方面的问题主要集中在即时通讯、公告栏和在线会议的集成上。
1、即时通讯
客户目前公司员工沟通主要依赖外部社交软件，工作信息与私人信息混杂，不利于管理，且文件传输受限，影响工作效率，容易造成信息泄露风险。
OA系统中内置简洁高效的即时通讯工具，员工在使用 OA 系统过程中无需切换应用。聊天窗口集成在系统界面侧边栏或右下角弹出式窗口，支持一对一私聊、群组聊天。
群组可根据项目组、部门等灵活创建，员工在群组聊天界面输入文字、点击上传按钮发送图片、文件等多种格式信息，消息实时推送，未读消息有醒目的小红点标记，确保重要交流不被错过。
2、公告栏
公司日常有诸多重要通知、新闻动态、政策变更等需要传达给全体员工，但目前通过口头或邮件传达，存在信息覆盖不全面、员工遗忘查看等问题，导致公司信息传达不畅，员工对公司重要决策知晓滞后。
在 OA 系统首页显著位置设置公告栏组件，管理员通过表单发布公告，输入公告标题、内容、有效期、是否置顶等信息。员工登录系统第一眼就能看到最新公告，系统还可设置公告阅读回执功能，方便管理员确认员工是否知悉重要信息，确保公司政策、通知等传达无死角。
3、在线会议集成

客户说，随着远程办公需求的增加，以及跨部门协作时面对面会议的不便，公司急需在线会议功能。此前缺乏集成式在线会议方案，员工需在多个软件间切换，会议资料准备不充分，异地协作效率低下，阻碍公司业务发展。
这个OA系统与腾讯会议、钉钉会议等主流在线会议软件深度集成，员工在系统内项目管理、沟通协作等相关模块，如项目看板讨论区、即时通讯群组中，点击会议图标即可一键发起、加入会议。
会前，会议组织者可将 PPT、文档等资料提前上传至对应项目或协作空间，参会人员在会议界面直接打开资料预习，提升会议效率，让异地协作畅通无阻。

二、其他优势

除了从自身需求考虑外，选择OA系统时我们还需要考虑这个系统是否便于使用，性价比如何，和其他同类型系统相比有何优点等。1、零代码

降低技术门槛：
无需专业的编程知识和技能，业务人员或管理人员通过简单的拖拽、配置操作，就能快速搭建出符合自身需求的应用系统，如自定义表单、流程等，使企业内部的数字化建设不再依赖专业技术人员。
快速响应需求变化：市场和企业内部业务需求不断变化，零代码平台允许企业随时根据新的需求对已搭建的系统进行修改和调整，如增减表单字段、改变流程走向等，无需漫长的开发周期和复杂的代码编写，能迅速适应业务的动态变化。
节省成本：减少了对专业开发人员的人力成本投入，同时避免了购买昂贵的开发工具和软件许可证的费用。此外，由于开发和迭代速度快，也降低了项目的时间成本2。
2、审批流程

高度自定义：可根据企业复杂多样的管理需求，灵活定制各类审批流程表单和流程走向，满足不同部门、不同业务的个性化审批要求，例如请假流程、报销流程等都能按照企业自身的组织架构和审批规则进行设置。
流程自动化：自动将申请推送至相应的审批人，减少人工干预，避免信息传递延误与错误，极大地提升审批效率，确保公司运营节奏紧凑，例如采购流程中，系统可根据预设规则自动判断并流转审批节点。
数据关联与集成：不同流程环节的数据可相互关联，如请假与工作安排、报销与项目成本等，方便管理者进行综合分析决策，优化公司资源配置，例如在审批请假申请时，上级可查看员工的项目任务数据来评估是否批准请假。
3、可视化

直观展示信息：通过直观的图表、图形和看板等形式，将数据和业务流程呈现出来，使企业各级人员能够一目了然地了解项目进度、任务状态、数据趋势等重要信息，例如项目管理中的甘特图看板，能清晰展示项目整体进度和任务的时间安排。
促进高效沟通：基于共同的可视化界面，无论是高层决策还是团队协作，都能更高效地进行沟通和协作，减少信息误解和沟通成本，例如在项目看板中，团队成员可以清楚看到各自的任务和项目整体情况，便于及时协调和解决问题。
支持数据驱动决策：帮助管理者快速获取关键数据和信息，通过对可视化数据的分析，及时发现问题和潜在风险，从而做出更明智、更及时的决策，例如通过数据可视化报表，管理者可以直观了解各部门的费用支出情况，以便进行预算控制和资源调整。
4、多端使用

随时随地办公：支持在电脑端、移动端（如手机、平板）等多种设备上使用，员工无论身处何地，只要有网络连接，都能通过相应的设备访问和操作 OA 系统，处理工作事务，如审批流程、查看文档、更新任务进度等。
提升工作灵活性：满足员工在不同工作场景下的需求，例如员工在外出差时可以通过手机端及时提交报销申请、查看项目资料；领导在休假期间也能通过移动端对重要审批进行处理，确保工作不受时间和空间的限制。
无缝切换体验：在不同设备端保持一致的操作界面和功能体验，员工可以在电脑端开始一项工作，然后在移动端继续进行，无需重新适应不同的操作方式和界面布局，保证工作的连续性和流畅性。

三、如何在用这个OA系统进行办公用品报修

说了这么多，接下来我给大家演示一下怎么用这个OA系统来进行办公用品报修。大家可以下载后和我一起来试试。首先我们以办公用品保修流程中的验收结果为报废为例，来看看效果演示：

1. 表单搭建
办公用品报修”办公用品报修“可以确保办公用品的及时维修和正常使用，提高办公效率和工作质量，其表单组成如下：

选择数据
办公用品报修申请通过 选择数据 从「办公用品台账 」表单中选择对应的办公用品信息，查询并展示办公用品相关信息为例，设置步骤如下图所示：

2、公式编辑
「派工时间」、「故障响应时长/h」、「维修完成时间」等字段均通过 公式编辑 功能进行字段计算，以「派工时间」为例，设置公式编辑为：派工时间=SYSTIME(指定维修负责人)，设置步骤如下图所示：

3、流程设定
办公用品报修流程是由维修申请、维修派工、维修确认、验收确认流程节点，以及发起处置流程子流程组成，并且通过 流转条件 对验收结果为报废的数据，自动发起处置流程，如下图所示：

在完成基础的流程设计后，对「发起处置流程」子流程设置 数据传递规则：

设置父流程 >> 子流程的数据传递方式，在办公用品完成维修后，实现将「办公用品报修」表单中的办公用品编码、办公用品名称等数据传入「办公用品处置」表单中，如下图所示：

完成以上步骤，我们就可以得到一个办公用品报修的流程了。
希望对大家有所帮助。