中小企业如何选购访客管理系统：4个黄金指标

根据36氪研究院的调研，虽然98.8%的中小企业已经开始数字化转型，但其中6成以上仍处于转型早期阶段，且主要集中在IT运维场景。访客管理作为企业安全的第一道防线，信息化程度却很低，仍有68%的企业依赖纸质登记。

传统登记方式存在以下三大痛点：

• 登记耗时长： 高峰时段登记排队超15分钟
• 数据孤岛： 手写登记难以识别，纸质记录易丢失，导致87%的企业从未分析访客数据
• 安全风险： 访客登记信息无法验证，身份证号、手机号等隐私信息容易泄露

访客系统选型指南：四维评估模型

1. 成本控制：3000元/封顶

• 按年付费制优于买断制： 多数SaaS系统采用年费模式（500-15000元/年），按年付费可有效保障系统持续更新。
• 硬件设备可复用： 优先选择支持手机/PAD多端管理的系统，节省专用硬件采购成本。

成本结构对比表：

项目	传统系统	草料二维码
硬件投入	闸机/读卡器（2万+）	手机+打印机（0元）
年费	8000-1.5万元	0元，免费就能做
运维成本	需IT人员维护	行政人员5分钟/天

2. 必备功能：满足90%的管理场景

✅ 必选功能：

• 访客自助预约
• 访客来访现场登记
• 来访消息提醒
• Excel一键导出
• 预约凭证核销

⭕ 可选扩展：

• 门禁系统联动
• 停车管理
• 费用结算

3. 部署效率：1天内上线使用

• 部署周期： 超过90%的云端系统可在24小时内上线。
• 操作门槛： 选择支持微信扫码填写的系统，降低访客使用门槛。

草料二维码实测： 从注册到部署首个登记码仅需20分钟。

4. 数据安全保障

• 访客隐私保护： 姓名、手机号等敏感信息打码保护，无需担心个人信息泄露。
• 多种存档格式： 数据长期保存，还能导出为Excel、PDF等格式存档。

草料二维码：高性价比的访客管理解决方案

市场上有众多访客管理软件，但相比复杂的管理系统，二维码作为人人会扫、使用A4纸打印粘贴就能使用的工具，学习成本低，部署简单，是中小型企业高性价比的访客管理软件。

相比传统的手写登记模式，使用二维码有以下优势：

对访客的好处：

1. 登记更便捷： 微信扫码就能完成登记，无需手写，来访体验更好；
2. 信息安全有保障： 登记的信息只有公司内部的管理员可以看，个人信息安全更有保障；

对前台接待/门卫安保人员的好处：

1. 访客管理更便捷： 可以快速核对、确认访客的登记情况，更方便省事；
2. 现场更有秩序： 可以多人同时扫码，人多的时候也不需要排队；

对企业/管理方的好处：

1. 提升专业形象： 信息化的访客管理系统，展示了企业现代化、专业化的管理水平；
2. 信息管理更方便： 可以实时获知访客来访的情况，电子化的访客记录还能随时查看、查询和导出；

对整体业务运营的好处：

1. 提升管理效率： 简化了访客管理的流程，信息传递更加顺畅；
2. 降低运营成本： 减少了纸张等耗材的使用，降低了储存和管理纸质文档的成本。

如何从零创建访客登记二维码

无论是保安、行政人员，还是IT人员，都可以使用草料二维码搭建访客管理系统。

第一步：进入草料二维码官网

在电脑端进入草料二维码官网，点击【模板库】，根据自己的应用场所，选择合适的访客登记模板，即可免费使用。

第二步：修改模板内容

每个模板里的内容都能根据自己的需求进行调整，你可以根据实际需求，在模板中增加来访须知，设置或删除需要收集的访客信息。

第三步：打印粘贴二维码

模板修改完成后，点击【生成二维码】即可生成访客登记二维码，选择合适的标签样式，下载后使用办公室打印机，打印在A4纸上，粘贴在前台就能开始使用。

小预算提升80%管理效率

通过草料二维码搭建访客系统，中小企业将安全管理成本降低至0元，同时获得可量化的管理提升：

• 访客平均登记时间从1分钟缩短至5秒
• IT人力投入减少100%
• 部署时间降至1天