别再用纸质登记了！中小企业如何轻松实现访客管理？

目前的大部分企业，在日常门卫和前台还是在使用纸质表格的方式进行访客登记。这一方式流程繁杂，访客需手动填写姓名、联系方式、身份证号、来访目的等多个信息，耗时费力。更糟糕的是，信息真实性难以保障，不少访客会出于隐私考虑提供虚假信息。从而，导致有些企业为保证信息真实性，对访客身份信息进行核验，如此一来，大量真实个人信息便登记在纸质表格上。

但是，企业对纸质登记表的管理又比较松散，登记本易被随意翻阅，对于人员流动频繁的工厂中，丢失现象也屡见不鲜，这无疑为访客信息泄露埋下了重大隐患。而且，纸质登记信息难以长期妥善保存，时间一长，纸张泛黄、字迹模糊，想要数字化又增加录入的工作量，数据查阅和整理极为不便。

相关法规政策要求

根据《网络安全法》第21条和《数据安全法》相关规定，企业有责任采取技术措施保障数据安全，防止数据泄露、篡改或丢失。针对访客信息管理，企业需履行以下义务：

1. 合法收集：仅收集与访问目的直接相关的必要信息，如姓名、访问事由等，遵循合法、正当、必要的原则。
2. 分级存储：对身份证号等敏感信息进行加密存储，避免明文暴露。
3. 限期保留：企业应根据业务需求和法律法规要求，合理确定数据保留期限。对于不再需要的信息，应及时删除。

中小企业的合规底线可概括为“三必须”：

1. 必须明确告知访客信息用途并获取书面同意。
2. 必须采用技术手段验证信息真实性，如身份证联网核验。
3. 必须对敏感信息进行脱敏处理，确保非授权人员无法查看完整数据。

纸质登记方式的安全风险

访客信息易泄露

纸质登记表长存放在门卫处，可能有以下安全隐患：

• 随意翻阅风险：竞争对手可能伪装成访客，偷拍登记表上的信息获取客户名单。
• 保管不当风险：登记本随意存放，离职人员带走后转卖信息。
• 字迹不清，难以数字化：手工填写方式，有些字迹模糊难以辨认，无法进行数字化分析。

难以验证信息真实性

在纸质登记过程中，企业只能依靠人工肉眼核对访客提供的信息，如姓名、手机号等。但人工核对难以辨别填写的手机号是否为访客真实的信息。

如何低成本实现访客信息管理

合理运用访客管理系统能有效提升管理效率，增强数据安全性。虽然市面上有很多访客管理软件，但访客登记作为非核心业务场景，很多中小型企业建议选择简单、易用、成本低的管理系统。比如，草料二维码。

草料二维码作为一个无代码平台，具有系统单价低、落地快、培训与使用成本低等优势，尤其适合中小型企业用于访客管理。

• 快速落地：30 分钟即可完成部署，二维码生成后，使用打印机打印后张贴到门卫处就能直接使用，不用 IT 团队支持。
• 操作简便：访客使用微信扫码填写信息，搭建人员无需任何技术能力，简单修改模板就能生成。
• 免费使用：访客登记二维码可免费生成，不限扫码人数和次数，填写的记录长期保存，支持导出。
• 多场景适配：除访客登记外，还可应用于设备巡检、安全培训管理、产品介绍等多个场景。

防作假功能

草料二维码提供了多种功能，有效保障访客登记信息真实性：

1. 手机号自动授权：访客扫码登记时，系统自动获取其手机号，避免手动填写可能出现的错误和虚假情况，且该手机号为微信实名认证过的，确保真实有效。
2. 身份证号校验功能：输入的证件号自动校验，防止输错。
3. 手写签名留痕：在表单中添加手写签名组件，手写签名上可自动添加时间、定位等信息，增加可信度，提高信息填写的严肃性。
4. 区块链存证：开启后，每条表单记录将使用蚂蚁金服区块链技术自动存证，配合手写签名组件可替代纸笔签名，保障数据真实可靠，不可篡改，全程留痕可追溯，可作为法院认可的电子证据。

隐私保护功能

针对身份证号、手机号、地址、姓名等敏感信息，草料二维码具备完善的隐私保护机制。敏感信息中间几位数字用星号代替。仅管理员和本人有权限查看完整内容。能确保信息可识别追溯的同时，最大程度保障了访客信息隐私。

个人敏感信息自动打码

字段类型	脱敏规则
身份证号	110**5678（保留首尾3位）
手机号	136**8910
住址	XX省XX市**
人脸照片	脸部自动打码

权限分级控制

• 保安：仅查看打码后的脱敏信息。
• 访客本人：可查看填写的完整信息。
• 系统管理员：可登录管理后台，查看和导出未打码的完整数据，用于加密管理和备份。