企业如何选择高效的人员出入管理系统

人员出入管理是企业、社区和园区安全管理的重要组成部分，传统的纸质登记方式存在信息不全、字迹难辨等问题，事后查询困难。随着数字化的发展，使用出入管理系统可以有效提升安全性和管理效率。本文将从信息化管理的角度，聊聊如何选择适合的出入登记系统，分享一些实际案例和想法，希望能给你们点启发。

一、不同场景下的需求

1、商业楼宇：访客多，效率和安全要兼顾

商业写字楼每天的访客量大，需要区分不同租户的通行权限，安全与效率需要一同考虑。内部员工一般通过工卡或门禁卡出入，而客户、快递员这些外来访客的管理就较为复杂。

• 核心需求：访客能够快速登记姓名、来访事由、联系人等信息，支持审核核验，特殊情况，可能还需签署安全承诺书。能发放临时二维码凭证，以此来限定访客的活动区域和时段。
• 选型建议：登记简单+审批功能+手写签名

2、住宅小区：安全第一

居民小区的核心任务是保障社区的安全与秩序。在人员管理上，社区内部居民通常可以自由出入，而外来人员，包括访客、快递外卖人员、维修人员等，都需要进行登记备案。以往的纸质出入登记存在诸多问题，如信息填写不全、字迹难以辨等认，导致事后追查困难。

• 核心需求：访客需记录身份、拜访住户、车辆车牌等，系统可区分业主和访客权限。
• 选型建议：快速登记+数据导出+权限分级

3、工业园区：严格管控

工业园区面积大，出入口多，对安全要求更高。园区内部员工一般持证出入，而访客类型多，比如供应商、承包商、货运司机以及政府工作人员等，需要进行登记备案并获得许可才能进入。

• 核心需求：访客需登记基本信息及携带物品清单，车辆记录车牌和司机信息，对访客身份和来访事由的审核更加严格，需支持提前预约审批，记录入园和离开时间。
• 选型建议：严格登记+拍照功能+提前预约+通行凭证

二、主流软件平台对比

1、草料二维码

草料二维码是一个无代码平台，功能灵活，支持用户根据自己的实际需求，组合搭建出入登记系统，使用成本低。可适用于楼宇、社区和园区。

• 功能：提供访客登记模板，快速生成访客登记二维码。访客微信扫码填写，管理员云端实时查看和导出登记信息，支持预约审批、通行凭证生成、通知提醒。
• 权限管理：支持多级权限设置，可分配物业管理员、安保人员、访客不同权限，保证安全性。
• 成本：基础的二维码生成和使用完全免费，不限扫码次数，数据长期保存，对于绝大部分企业进行出入管理，免费版就能满足90%的需求。如果有更复杂的人员协同和审批需求，可以购买高级版（1280元/年）。
• 优势：无需开发App，易用性高，部署简单，目前有大量的物业和园区在使用。

2、企业微信应用

企业微信访客登记应用基于企业微信生态（如微访客登记），适合办公楼宇和企事业单位。

• 功能：访客现场扫码填写时间和事由，值守人员在线审批查验，后台导出excel表
• 成本：基础功能免费，付费版1598元/年，适合已用企业微信的企业。
• 优势：与企业微信联动，访客登记后可以直接推送到企业微信，员工可微访客进行登记预约。

3、其他可选平台

除了上述两种主流方案外，还有一些传统的第三方访客管理系统也提供二维码登记功能，可以根据具体需求进行选择。

• 思卡乐访客系统：这是一款功能全面的访客管理解决方案，适用于有门禁或是闸机联动的工厂，支持访客预约与邀约、现场登记、实名核验、通行权限设置等功能，可有效管控重点区域，防止人员随意进出。
• 物业管理APP：许多智慧物业平台，如海康互联、碧桂园智慧社区系统等，都内置了访客预约和二维码出入功能。这些平台通常面向社区和园区，除了访客扫码通行外，还结合了门禁对讲、视频监控等模块，实现了更全面的安防管理。如果物业已经上线了相关平台，可以充分利用其中的访客扫码登记功能，避免重复建设。
• 自建简易登记系统：如果自己技术开发能力强，可以用一些表单工具自建简单系统，成本低，但功能有限，适合临时用。

以下是主要平台对比：

平台	关键功能	成本	适用场景
草料二维码	微信扫码预约、登记、实时查看导出、预约审批、通知提醒	免费	通用场景，灵活部署
企业微信访客	预约、审批、自动通知、记录查询	硬件对接需要收费	已用企业微信的企业
思卡乐访客系统	微信预约、动态二维码、全流程管理	根据需求定价	严格管控场景，可选硬件
海康互联平台	访客管理+门禁对讲+监控	根据需求定价	智慧社区和工业园区
自建简易系统	基本表单登记	免费或低成本	临时使用，需求简单

三、访客登记二维码实施步骤

无论是应用在商业楼、住宅小区还是工业园区，都可以使用草料二维码搭建访客管理系统。

第一步：进入草料二维码官网

在电脑端进入草料二维码官网，点击【模板库】，根据自己的应用场所，选择合适的出入登记模板，所有模板都能免费使用。

第二步：修改模板内容

模板里的内容为示例内容，你可以根据实际需求，在模板中增加来访须知、手写签名、现场照片等内容，也可以删除部分信息，简化需要登记的内容。

第三步：打印粘贴二维码

模板修改完成后，点击【生成二维码】生成访客登记二维码。
草料平台提供了很多二维码标签，可以选择适合的标签模板，下载标签，使用办公室打印机，打印在A4纸上，将打印好的二维码放置在前台，或是粘贴在出入口就能开始使用。