外贸客户要的PI（形式发票）是什么？有没有一键生成PI的工具？

在外贸领域，PI（Proforma Invoice，形式发票）是一个常见的术语，但对于许多新手和小白来说，可能对外贸 PI 的含义和作用并不十分了解。本文将详细介绍PI的概念、作用以及一键生成PI的工具，帮助大家更好地理解和应用 PI。

一、形式发票（PI）是什么？

在国际贸易中， 形式发票（Proforma Invoice，简称PI） 是卖方在正式发货前向买方提供的预估账单，用于确认交易细节，例如产品名称、规格、数量、单价、总金额、付款方式、交货时间等。它不仅是买卖双方达成协议的重要文件，还常用于买方申请进口许可、外汇额度或计算关税。与正式商业发票（CI）不同，PI不具备法律效力，但能体现卖方的专业性，帮助客户快速完成付款流程。

PI的关键作用交易确认：明确商品信息和交易条款，避免后续纠纷。
资金预审：买方可通过PI申请外汇或信用证。报关支持：部分国家要求凭PI办理清关手续。
专业形象：规范的PI能提升客户信任度。

二、如何高效制作PI？

传统手动制作PI需反复核对数据，耗时且易出错。而借助Zoho Books外贸订单管理系统，外贸企业可以一键生成标准化PI，并实现全流程自动化管理。以下是其核心功能：

1、一键生成PI：Zoho Books支持自定义模板，可添加企业LOGO、多语言（22种语言）及多币种（180+货币）信息。系统根据实时汇率自动换算金额，避免人工计算错误。
2、全流程管理：从报价单、采购订单（PO）到PI，所有单据可一键转换，并集中存储于云端，方便随时调取。支持与订单状态同步更新，实时跟踪交易进展。
3、自动化财务关联：PI生成后，系统自动关联应收账款，支持设置付款提醒，减少延迟收款风险。与银行账户同步，直接导入交易记录，简化记账流程。
4、免费试用与高性价比：Zoho Books提供14天全功能免费试用，用户无需下载即可在线生成PI、管理订单等外贸单据。试用期结束后，提供灵活定价方案（按月/按年），有免费版、专业版、旗舰版等6个版本，适合不同规模企业，性价比远超SAP等国际大牌。

三、为什么选择Zoho Books？

集成能力：与CRM、电商平台（如Shopify、Amazon）及支付网关无缝对接，提升跨部门协作效率。

移动端支持：通过iOS/Android应用，随时查看财务数据和PI进度。
一体化管理平台：Zoho Books集成了订单管理、客户管理、供应商管理、库存管理、财务管理等功能，实现了外贸业务流程的无缝衔接。企业在一个平台上就能轻松处理订单，实时查看库存，管理财务报表，让企业管理者随时掌握公司的财务状况和订单利润情况。

四、如何注册Zoho Books？

Zoho Books注册非常简单。在注册页面，输入您公司名称、电子邮件地址和联系电话，再确定您的密码，就完成了。注册后，您可免费试用14天，然后再选择订阅Zoho Books。

结语

形式发票（PI）是外贸交易中不可或缺的环节，而Zoho Books以其高效、灵活且国际化的功能，成为外贸企业拓展全球市场的得力助手。无论是新客户沟通还是跨境收款，Zoho Books都能帮助您节省时间、减少错误，专注核心业务增长。