企业文档知识库怎么管？10款热门工具推荐

本文将深入对比10款热门知识库工具：1.PingCode； 2. 亿方云； 3. Worktile； 4. 鸿翼知识库系统； 5. FlowUs； 6. GitBook； 7. 竹间智能； 8. Notion； 9. 石墨文档； 10. WPS 云文档

在企业高速发展的今天，如何有效管理和共享内部知识已成为各行业共同面临的挑战。一款好用的文档知识库工具，不仅能提升团队协作效率，更能实现知识的沉淀与复用。然而市面上的产品众多，选择一款合适的软件并不容易。因此，我们特意整理和测评了10款主流知识库工具，帮助你更快速地选出最适合企业需求的方案。

一、什么是企业知识库？以及搭建知识库的好处？

企业知识库是企业内部用于集中存储、管理和分享知识、信息与文档的系统平台，它能够整合企业各部门的操作流程、培训资料、产品说明及技术支持文档，形成一个结构清晰、易于检索的信息中心。通过搭建企业内部知识管理平台，企业不仅可以系统化管理核心业务数据，还能保障知识的及时更新和共享，从而提高整体工作效率。

此外，建立知识库有助于打破信息孤岛，促进跨部门协作和知识共享，进一步提升企业决策的科学性与准确性。对于企业来说，拥有一套完善的文档管理与知识库系统，能够大幅降低培训成本，并优化客户支持服务，是提升企业竞争力的重要手段。

二、主流的文档知识库有哪些

1.PingCode

PingCode 国内非常推荐的一款企业级知识管理系统，简单易用，功能成熟，服务口碑好，曾入选36氪发布的年度口碑企服产品榜单。长城汽车、小红书、华夏基金都是其用户。

PingCode 被市场、销售、项目经理、研发部门广泛用于团队知识库创建、项目文档的管理、文档的在线编辑协作、跨团队信息共享、集体讨论、帮助中心、产品介绍、开发文档、在线手册等制作。

PingCode 知识库工具核心功能包括多人在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面。支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；AI助手等。

这款产品在软件开发团队的使用体验远超其他团队，因为PingCode 除了有知识管理子产品外，产品矩阵覆盖了研发全生命周期，具备目标管理、产品管理、项目管理（敏捷/kanban/瀑布）、测试管理、缺陷追踪、项目文档管理、效能度量等不同的子产品，客户可以按需购买。并且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飞书等主流工具。

这款软件具有多方面的优点：产品开箱即用，操作简单易上手，且服务口碑良好；为25人以下的团队免费提供基础版本；支持国产化，兼容信创、麒麟等系统；同时提供私有部署、定制化及SaaS等多种购买方式。此外，它还通过国际信息安全体系认证，并具备精细的权限管控功能，确保了高安全性。

但其缺点在于：它不支持多语言环境，无法满足构建像百度百科这类复杂的知识库需求。【官方地址：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2.亿方云

亿方云是网盘类的知识文档管理系统，曾一度登上国企业云盘第一梯队榜首，企业用户数量达65万+，如：吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等数万人规模的超大型客户，具有极强大产品能力和稳定性。

亿方云主要功能包括：大容量的文件存储与同步、支持Office/WPS等各种形态的文档在线编辑、安全文件共享、企业数据保护、AI文档助手、多设备访问、精细化权限管控等。非常适合需要处理大量文件和高效协作的企业环境。

除了企业网盘核心能力，还提供了各种效率办公工具，比如PDF转换、音频转文字等等。

在安全方面，亿方云通过了ISO 20000, 27001，公安部三级等保、CSA权威认证，实现本地碎片化存储、三重备份与容灾，且针对不同企业用户提供不同的私有化部署方案，包括私有云、混合云、跨云等。

从技术层面来讲，亿方云采用了行业级别的二次AES CTR 256算法流式分块加密，在文件上传过程中就能给文件加密，落入服务器后二次存储加密，保障文件安全。产品层面有完善的日志监控系统和网银级数据安全保障系统，企业员工的所有操作都可以在第一时间就记录下来，企业负责人可以全盘掌握网盘内的数据和操作轨迹。还有多重权限设置功能，数据安全方面做得还是很完善的。【官方地址：https://bit.ly/41QIe7b】

3.Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。

它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘（不限速），通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官方地址：https://sc.pingcode.com/bnkot】

4.鸿翼知识库系统

鸿翼知识库系统软件是鸿翼（ECMChina）推出的企业级知识管理解决方案，专注于帮助组织实现知识的全生命周期管理。该系统以内容管理为基础，结合人工智能技术，支持知识的采集、分类、存储、共享与复用，适用于金融、制造、政务等行业，助力企业构建智能化、结构化的知识体系，提升运营效率与决策能力。

鸿翼知识库系统软件的主要功能包括多源知识采集（文档、图片、音视频等）、智能分类与标签管理、全文检索与高级检索、版本控制与权限管理（细粒度权限设置）、知识地图可视化展示、协作编辑与评论反馈。其特色功能涵盖AI语义分析、自动化知识推荐、知识关联图谱构建，以及与业务流程的深度集成（如与OA、CRM系统对接），支持从知识沉淀到应用的全流程闭环管理。

该系统的核心优势在于其强大的企业级内容管理能力与智能化技术融合。鸿翼深耕非结构化数据管理领域，提供高安全性的知识存储（符合等保要求）和灵活的扩展性（支持私有云、混合云部署）。AI驱动的知识发现与推荐功能显著提升知识利用率，而行业化模板与低代码配置能力降低了企业部署成本，适合中大型组织复杂知识管理场景。

5.FlowUs

FlowUs是一款面向个人与团队的云端知识管理与协作平台，结合笔记、数据库、任务管理等多功能于一体。其核心设计以“块编辑器”为基础，支持富文本、多维表格、看板视图及嵌入第三方内容（如PDF、视频、代码片段），适用于构建个人知识库、项目文档或团队协作空间，尤其注重提升信息组织效率与跨场景应用能力。

FlowUs的主要功能包括模块化页面编辑（支持拖拽布局）、多维数据库管理（可自定义视图如表格、日历、画廊）、模板中心（提供项目管理、学习笔记等预设模板）、实时协作与评论、跨平台同步（Web/Windows/macOS/移动端）及数据导入导出（兼容Markdown、Notion等格式）。其特色功能涵盖页面关联与双向链接、动态进度追踪、API集成能力，以及支持嵌入第三方应用（如腾讯文档、B站视频），实现一站式知识整合与流转。

FlowUs的优势在于其高度灵活性与本土化体验。相比国际同类产品，其针对中文用户优化了编辑体验与访问速度，并提供更友好的免费版功能（如无限块内容）。数据存储于国内服务器，保障访问稳定性与合规性。同时，产品集成国内常用工具（如微信分享、语雀兼容），降低团队协作门槛，适合中小型团队及个人用户快速搭建轻量化知识管理体系。

6.GitBook

GitBook是一款专注于技术文档与知识库管理的开源工具，最初基于Git版本控制系统设计，适用于开发团队、开源项目及技术写作者。它支持将Markdown文件转化为结构化的在线文档，并提供自动化构建、多版本管理及托管服务，帮助用户高效创建、维护和发布专业级文档，同时兼容静态站点生成与云端协作模式。

GitBook 的核心功能包括Markdown文档编写与实时预览、Git集成实现版本控制、多分支协作编辑、自动化生成静态网站或PDF/EPUB电子书、自定义域名绑定与SEO优化。其云端版本支持团队权限管理、评论反馈、内容搜索与分析统计，并可通过插件扩展功能（如API文档自动化生成、第三方服务集成），满足从个人笔记到企业级知识库的全场景需求。

GitBook 的核心优势在于其开发者友好的特性与强大的文档工程化能力。开源版本允许本地化部署和高度定制，结合Git的版本控制机制，确保文档变更可追溯且协同高效。云端服务简化了部署流程，提供开箱即用的协作体验。其输出的文档界面简洁专业，支持多语言和国际化（i18n），尤其适合技术团队、开源社区及API文档管理场景，兼顾灵活性与易用性。

7.竹间智能

竹间智能（Emotibot）是一家聚焦自然语言处理（NLP）与情感计算的人工智能公司，其知识库解决方案依托自研的AI技术，为企业提供智能化知识管理与应用服务。该产品通过语义理解、多模态数据处理及自动化知识挖掘，帮助金融、医疗、客服等行业构建动态知识库系统，实现知识的高效沉淀、智能检索与场景化应用，驱动业务流程自动化与决策智能化。

竹间智能知识库系统的主要功能包括非结构化数据解析（文本、语音、视频等）、多轮对话式知识检索、知识图谱构建与动态更新、智能问答机器人集成、场景化知识推荐及分析洞察。其特色功能涵盖基于情感识别的交互优化、跨系统知识融合（如CRM、ERP数据联动）、自动化知识标注与分类，以及支持私有化部署的AI模型训练平台，满足企业对知识精准管理与业务赋能的深度需求。

竹间智能的核心优势在于其深厚的NLP技术积累与行业场景化落地能力。其知识库系统不仅实现高精度语义理解，还可通过情感分析优化用户体验（如客服场景），支持多语言与多模态知识处理。结合行业Know-How的预训练模型和低代码配置工具，大幅缩短企业知识库搭建周期，同时保障数据安全与合规性（符合金融级数据监管要求），适合中大型企业复杂知识管理场景。

8.Notion

Notion是一款一体化的协作与知识管理平台，融合了笔记、数据库、任务管理及文档编辑功能，适用于个人、团队及企业构建个性化知识库。其模块化设计（Block-Based）允许用户自由组合文本、表格、看板、日历等多种内容形式，支持从个人知识整理到团队项目协作的全场景需求，兼具灵活性与扩展性。

Notion 的主要功能包括模块化编辑器（支持文本、代码块、多媒体嵌入）、自定义数据库（可切换为表格、看板、画廊等视图）、模板库（提供项目管理、学习笔记等预设模板）、跨页面关联与双向链接、实时协作与评论、权限分级管理及版本历史回溯。其集成能力涵盖第三方工具（如Slack、GitHub）、API接口及自动化工具（Zapier/Make），支持数据导入导出（Markdown/CSV等格式），实现多维度知识整合与流转。

Notion 的核心优势在于其高度自定义能力与一体化设计理念。用户无需切换多个工具即可完成知识管理、任务追踪与团队协作，大幅提升效率。界面直观且视觉体验优秀，免费版功能丰富，支持无限页面与成员协作。其开放的生态（第三方插件、模板社区）和强大的跨平台同步（Web/桌面/移动端）进一步降低使用门槛，尤其适合追求灵活性与创造力的用户群体。

9.石墨文档

石墨文档是一款国产云端协作与知识管理平台，专注于提供在线文档、表格及幻灯片的实时编辑与团队协作服务。其核心定位为轻量化企业级文档工具，支持多人协同编辑、多级权限管理与历史版本追溯，适用于构建团队知识库、项目管理文档或内部资料中心，尤其注重数据安全与跨平台协作效率，满足企业对知识沉淀与共享的需求。

石墨文档的主要功能包括实时协同编辑（支持百人同时在线操作）、文档/表格/幻灯片多格式创建、文件夹分类与标签管理、精细权限设置（查看/编辑/分享权限）、版本历史恢复与操作日志追踪、全文检索及评论互动。其企业版提供组织架构同步、水印保护、IP访问限制等高级功能，并支持API集成与第三方应用（如企业微信、钉钉）对接，实现知识库与办公场景的无缝融合。

石墨文档的优势在于其本土化服务与高效的协作体验。数据存储于国内服务器，符合中国网络安全法规，保障企业数据合规性。界面简洁直观，实时协作延迟低，适配中文办公场景（如表格公式本地化）。免费版功能齐全，企业版提供私有化部署与定制化服务，兼顾中小团队与大型组织的知识管理需求，是国产协同工具中安全性与易用性平衡的代表。

10.WPS 云文档

WPS 云文档是WPS Office系列产品中的云端协作平台，旨在为用户提供实时在线文档编辑、存储和共享服务。它借助云计算技术，实现跨终端的无缝办公，满足个人及企业用户对于文档协同与高效管理的多样化需求。

WPS 云文档主要功能包括在线文档创建与编辑、实时多人协作、云端存储以及跨平台数据同步。该平台支持多种文档格式，提供文档版本控制与权限管理，确保团队成员能够在任何时间和地点共同协作完成任务。

WPS 云文档的优势在于其便捷的跨平台使用体验和高效的团队协作能力，同时与WPS Office的其他组件无缝集成，大幅提升文档处理效率。其稳定的云服务、智能协同功能以及严格的数据安全措施，为用户提供了一个高效、安全的办公环境。

三、如何判断企业是否需要搭建知识库？

判断企业是否需要搭建知识库可以从企业规模、业务复杂度和信息流通情况等多个角度入手。对于员工数量众多且业务流程复杂的企业，分散的知识和信息管理容易导致效率低下、信息更新滞后和沟通障碍，此时建设一个高效的知识库系统就显得尤为必要。通过系统地归纳、整理和共享知识，企业能更好地应对业务变化和人员流动带来的挑战。

另一方面，企业是否具备明确的知识管理需求也是决定搭建知识库的重要依据。当企业面临频繁的员工流动和跨部门协作问题时，知识库不仅能帮助新员工快速上手，还能确保经验和专业知识得以传承。

四、如何选择适合自己企业的知识库工具？

选择适合企业的知识库工具时，首先要明确企业的实际需求。企业需要评估自身对文档管理、信息检索、权限控制、协同编辑等功能的具体要求，并结合现有IT基础设施进行匹配。工具的用户体验、易用性和定制化能力也是选择过程中不可忽视的重要因素，这些因素将直接影响员工的使用积极性和知识库的长期维护效果。

此外，选择知识库工具还需考虑数据安全、系统稳定性和扩展性。企业在选择知识库系统时，应优先选择支持多级权限管理和数据加密传输的产品，以保障敏感信息的安全存储。

五、企业知识库云端与本地部署有什么区别？

企业在部署知识库时，可以选择云端部署或本地部署两种不同模式。云端部署的知识库通常采用按需付费模式，初期投入较低且易于扩展，企业无需自行维护硬件和服务器，能够享受专业服务商提供的持续更新与技术支持。这样的模式对于追求灵活性和成本控制的中小企业尤其适合，同时也能有效支持远程办公和多地点协作。

与之相比，本地部署的知识库系统则将数据存储在企业内部服务器中，具有更高的安全性和数据掌控能力。虽然初期投资和维护成本较高，但对于注重数据隐私和企业信息安全的大型企业而言，本地部署能提供更加定制化的解决方案。

六、如何降低企业知识库工具使用成本

降低企业知识库工具使用成本需要从技术选型、部署模式以及后期维护管理等多方面入手。企业可以通过选择开源或免费知识库工具，如MediaWiki或BookStack，来减少初期软件采购费用，同时利用社区资源和开源生态降低后期维护成本。这类工具虽然功能上可能需要额外定制，但能显著节约预算，并在适当时机实现二次开发和个性化定制。

同时，企业也可以通过优化系统架构和集中管理资源来降低运营成本。采用云端部署方案不仅能减少硬件投入，还能降低人力维护成本，借助专业服务商的技术支持确保系统的稳定运行。

总结

本文详细盘点了10款备受关注的文档知识库工具，从功能特点、用户体验到适用场景，全方位提供了选型参考。每家企业的需求不同，没有绝对完美的工具，只有最适合自身情况的方案。希望本文能帮助你快速锁定理想的软件产品，让企业的知识管理更高效、更智能。

常见问题解答（FAQ）

1.企业知识库如何确保数据安全？企业知识库通常采用多重加密、细致的权限管理以及定期备份来保障数据安全。选择符合行业安全标准的系统，是降低数据泄露风险的关键。

2.知识库系统如何提升团队协作效率？高效的知识库支持实时协同编辑和灵活的权限分配，有助于团队内部迅速共享关键信息。通过集成协作工具，企业可以进一步优化内部沟通和信息流转。

3.知识库系统是否支持与其他企业应用集成？ 许多现代知识库工具提供开放API和插件机制，便于与ERP、CRM等系统无缝对接。这样不仅实现数据互联，还能构建更完善的企业信息生态。

4.企业如何应对知识库系统的升级与维护？制定定期维护计划、安排专业运维支持和组织员工培训，是保障系统稳定运行的有效措施。自动更新功能也能帮助企业及时获取最新安全补丁和功能升级。