如何撰写清晰实用的PRD文档合同管理系统实战经验分享

作为从业十年的产品经理，我可太懂大家写PRD时的痛苦了每次自己动手写的时候，总觉得无从下手，于是赶紧翻出各种模板套用，结果呢研发看了直摇头，测试看了皱眉，UI设计师甚至直接吐槽这写的啥啊根本看不懂
唉，模板虽好，但不能生搬硬套啊PRD的核心是让团队理解你的需求，而不是一堆没用的，我就结合自己在合同管理系统项目中的实战经验，跟大家聊聊怎么写出既清晰又实用的PRD，让大家不再被吐槽狗屁不通

PRD到底是什么为什么它这么重要

PRDProduct Requirements Document，产品需求文档可不是随便写写就行的，它可是整个产品开发过程的指挥棒

• 研发要根据你的PRD写代码，如果需求没说清楚，他们就会按自己的理解做，最后做出来的东西可能根本不是你要的
• 测试要根据PRD写测试用例，如果逻辑不清晰，测试覆盖率就会出问题，上线后bug一堆
• UI设计师要根据PRD画界面，如果交互规则模糊，最后设计出来的东西可能用起来特别别扭
• 运营要根据PRD准备推广资料，如果功能价值没讲明白，运营都不知道怎么卖这个功能

所以啊，PRD的核心就一句话把需求讲清楚，让所有人都能看懂千万别为了凑字数写一堆没用的东西，关键是要逻辑清晰重点突出

PRD该怎么写我的实战结构分享

1产品名称别小看这个

啊还要写名字不是随便写个标题就行吗错
PRD的标题一定要清晰完整醒目比如
合同管理系统V20电子签章及审批流程优化需求文档
PRD文档这谁看得懂是啥
建议全页居中加粗字号加大，这样别人一打开文档就知道自己要参与的是什么项目，而不是一脸懵这文档是干啥的

2修订记录千万别偷懒

PRD不是写完就完事了，需求会变逻辑会调整，如果不记录修改历史，开发会疯掉的
想象一下

• 你改了某个功能点，但没告诉开发，他们还在按旧版开发，结果做出来全错了
• 测试按照旧版PRD写用例，结果新需求没覆盖，上线后用户投诉

所以，每次修改都要记录，格式可以这样

修订人	版本号	变更类型	修订页面	修改内容	日期	备注
张三	10	新增	合同审批	增加多级审批流程	2025515	业务方要求
李四	11	修订	电子签章	调整签名位置规则	2025520	法务合规调整

这样，团队一眼就能看出哪里改了为什么改，避免沟通断层

3目录别让开发翻半天

PRD少则几页，多则几十页，如果没有目录，开发找需求就像大海捞针
建议

1. 先写完PRD，确保逻辑没问题可以让AI帮忙检查，比如DeepSeek，有时候它能发现你想不到的漏洞
2. 自动生成目录WordMarkdown都支持，让团队能快速跳转到对应模块

千万别让开发一页页翻，他们会崩溃的

4项目简介为什么做这个

很多PRD一上来就写功能，但团队连为什么要做都不知道，怎么有动力做好
这部分要讲清楚

• 项目背景为什么公司要做这个是业务需求合规要求竞品压力

  • 例由于传统合同签署效率低易丢失，法务部门提出需要电子化合同管理，减少人工操作

• 项目价值做这个能带来什么好处降本增效提升用户体验

  • 例上线后，合同审批时间从3天缩短至1小时，减少纸质合同存储成本

• 项目目标最终要做到什么程度

  • 例6个月内实现90合同电子化签署，并与ERP系统打通

团队知道了为什么做，才会更投入

5功能清单到底要做啥

这是PRD的核心但千万别只列功能名，要描述清楚每个功能是干嘛的，比如
合同模板管理

• 支持上传编辑合同模板DOCXPDF格式
• 支持动态字段如公司名称签约日期自动填充
• 支持版本控制，可回溯历史版本

合同模板管理就这开发看了直接懵
如果功能很多，记得标优先级P0P1P2，让团队知道先做哪个

6名词解释别让团队猜术语

每个行业都有专业术语，如果没解释清楚，团队理解可能完全跑偏
比如合同管理系统里的

• 相对方管理指合同签约方的资质审核与管理，包括企业信息授权代表等
• 模板引擎支持动态生成合同的系统组件，可自动填充变量字段

别让开发自己去猜，否则做出来的东西可能根本不是你要的

7全局交互避免重复写规则

有些规则是全局通用的，如果在每个功能里都写一遍，PRD会变得又臭又长
比如

• 输入框规则字符限制必填校验错误提示样式
• 分页逻辑每页显示多少条如何排序
• 异常处理网络中断时怎么提示数据加载失败怎么处理

集中，避免PRD变成裹脚布

8三大结构图让需求可视化

文字描述再详细，也不如图表直观

1. 功能结构图产品有哪些模块
   
2. 信息结构图数据库里要存哪些字段
   
3. 业务流程图关键流程怎么跑
   
   
   

开发看了图，能更快理解你的需求

9项目风险提前预警

不是必写，但如果项目有高风险点，一定要提前告诉团队
比如

• 电子签章的法律效力需法务确认，否则可能影响合同有效性
• 与旧系统数据兼容性待验证，可能需要额外开发适配层

让大家提前准备，避免最后才发现做不了

10运营计划别让功能上线就凉

很多产品经理写完PRD就不管了，结果功能上线后没人用提前和运营沟通推广计划，比如

• 分阶段上线先内部试用，再开放给客户
• 培训计划如何让业务团队快速上手
• 数据监控哪些指标衡量成功如合同签署率审批时效

功能做得好，不如用得好

11非功能性需求别忽略这些

除了功能，性能兼容性埋点等也很重要

• 性能需求支持多少并发响应时间要求
• 兼容性支持哪些浏览器移动端适配吗
• 埋点需求哪些操作需要统计如合同签署次数审批耗时

这些不写，上线后可能出大问题

12上线要求明确验收标准

最后，告诉团队这个项目要做到什么程度才算成功，比如

• 所有合同支持电子签署，且符合电子签名法
• 与ERP系统数据打通，合同状态实时同步

这样开发和测试才知道到底要做到什么程度，避免验收时扯皮

总结PRD不是填空题，而是沟通工具

写PRD最怕的就是堆砌模板，却讲不清需求记住

• 清晰比完整更重要别为了凑字数写没用的东西
• 逻辑比格式更重要让团队能顺畅理解你的思路
• 沟通比文档更重要PRD写完后，一定要和团队对齐
  希望这套方法能帮你写出清晰实用不被吐槽的PRD如果有更好的建议，欢迎交流
  参考链接：
  本文修订记录格式和项目简介参考客户案例
  本文三大结构图得内容参考功能简介