如何避免流程形式化导致的效率低下？

要避免流程形式化导致的效率低下，核心在于：聚焦流程价值、保障执行灵活性、优化流程设计、建立反馈机制、提升执行感知。其中，聚焦流程价值 是解决流程“空转”的首要原则。流程不应只是文档或制度的堆叠，而要服务于业务目标，真正解决问题。正如《哈佛商业评论》指出：“流程的目的是赋能，而不是束缚”，任何流程如果脱离实际场景与用户体验，就会沦为形式主义，拖累组织效率。

一、聚焦流程价值：回归流程的服务本质

流程设计的第一要义是“解决问题”，而不是“设立障碍”。企业在设立流程时应明确流程目标是什么，是为了质量保障、风险控制还是协作规范？如果流程本身不能提升交付效率，就应及时精简或调整。

推荐使用“流程价值评估矩阵”，分析流程的实际效能：高价值低效率流程应优化，高效率低价值流程应淘汰，确保流程配置资源与目标高度一致。流程不能只看“有无”，更应看“是否必要”。

二、优化流程设计：去除冗余环节

流程效率低下往往源于流程链条过长、审批层级繁琐、节点重复配置等问题。设计流程时应遵循“最小环节原则”，即在满足控制要求的前提下，压缩流程步骤。

可以借助 BPMN建模工具 或企业内流程管理平台，对现有流程进行梳理和优化，如合并重复审批、取消“多人知会”、避免“超多前置条件”等，做到流程为人所用而不是人被流程牵制。

三、赋予流程灵活性：允许例外机制

流程不能“一刀切”，应针对不同情境预留“灰度处理”空间。例如设置“快速通道”“应急流程”“授权替代”等方式，为高优先级或低风险场景提供更快速的执行路径。

以需求管理流程为例，关键Bug或紧急补丁无需走完整评审流程，可走简化路径交付，保障业务不中断。流程必须“可控而不死板”，让效率与规范找到平衡点。

四、提升执行者体验：流程也需“用户思维”

流程设计需考虑执行者的使用感受，例如是否步骤过繁、是否平台跳转频繁、是否信息填写重复等，减少“操作性摩擦”。

推荐在流程上线前组织用户测试，观察执行路径是否顺畅，并收集反馈持续优化。例如在使用 Worktile 或 PingCode 等平台时，流程配置应关注用户体验和行为路径，增强流程“使用意愿”。

五、建设流程指标与评估机制

缺乏反馈的流程，容易长期低效却无感。建议为关键流程设置衡量指标，如平均流转时长、执行失败率、审批超期率等，通过系统自动记录并定期发布流程运营报告。

借助数据看板工具（如Worktile、Tableau），将流程效能可视化，定期召开流程评审会议，根据数据推动流程优化，防止“只做不问”的形式主义。

六、推动流程协同与跨角色理解

流程往往横跨多个角色，若缺乏协同意识就容易“各走各的”，流程效率也无从谈起。建议通过流程演练、流程共创、模拟协作等方式增强多角色理解。

例如，在产品需求流程中，产品、开发、测试应共同确认流程关键路径；在项目交付流程中，项目经理与运维人员应同步上线节点与风险点，构建端到端共识机制。

七、优化流程平台体验与集成

流程效率还与平台能力直接相关。若企业同时使用多个系统，流程需频繁切换、重复填写，极大削弱效率。推荐建设统一流程平台，或以API/插件方式打通核心系统。

例如将项目管理系统（如Jira）与文档平台（如Confluence）集成，实现提测流程中自动带出版本说明、测试要点；通过Webhook打通自动化测试平台与部署系统，实现流程驱动型交付。

八、建立流程“最小可用单元”思维

不必每一流程都全面复杂部署。建议采用“最小可用流程”（MVP Flow）策略，先上线核心流程路径，逐步引入补充流程，如异常处理、审批分支等。

通过“从简而快”建立正向流程使用体验，再通过反馈逐步补齐非核心控制点，既保障上线节奏，又避免因流程复杂化导致团队抗拒。

常见问答

Q1：流程规范与“灵活交付”是否冲突？

不冲突。规范是为了保障一致性与可控性，灵活是为了解决突发与个性化，两者需在设计中设立“例外机制”和“风险分级路径”。

Q2：如何判断流程是否沦为形式主义？

可观察执行者是否“绕流程”、是否存在“填表不落地”的行为；若流程只是流于文档、无有效复盘与优化，就已偏离价值。

Q3：审批流程太多但又不能省，怎么办？

建议做“审批分级”设计。比如金额或风险越高层级越多；小额事务授权前线处理，既不牺牲效率，又能保障合规。

Q4：流程优化是否需要专职角色？

有条件可设“流程官”或流程架构师，负责收集反馈、优化设计、跨团队推动，若人手不足，也应设专责小组定期检查流程健康度。

流程不是束缚，而是赋能。避免流程形式化的根本，是建立以业务价值为导向的流程设计机制，在机制中找准控制与效率的平衡点。