如何选择在线文档共享平台：9款热门推荐

本文主要介绍了以下9款在线文档共享平台：1.PingCode；2.亿方云；3.Worktile；4.Confluence；5.WPS Office 云协作；6.Box；7.石墨文档；8.语雀；9.WeTransfer。

在当今数字化办公环境中，团队协作和文档共享已经成为企业高效运营的核心。无论是跨部门合作还是远程办公，选择一款合适的在线文档共享平台都至关重要。通过这些平台，团队成员可以实时编辑、存储、共享文件，极大地提升工作效率。今天，我们将为你推荐并对比9款市场上表现突出的在线文档共享平台，帮助你找到最适合自己企业需求的工具。

一、什么是在线文档共享平台，为什么企业需要它？

在数字化办公环境中，在线文档共享平台是一种基于云技术的工具，允许团队成员通过互联网创建、编辑、存储和共享文档。与传统的本地存储方式相比，这些平台提供了更高效的协作和管理功能。

企业使用在线文档共享平台的主要原因包括：

提升协作效率：团队成员可以实时编辑同一文档，减少版本冲突，提高工作效率。

确保数据安全：云端存储提供了数据备份和恢复功能，防止因设备故障导致的数据丢失。

方便远程访问：无论身处何地，只需有互联网连接，即可访问和编辑文档，支持灵活的远程办公模式。

简化权限管理：平台通常提供细致的权限设置，确保只有授权人员才能访问特定文档，保护企业机密信息。

二、9款在线文档共享平台大比拼

1.PingCode

PingCode 国内非常推荐的一款企业级知识管理系统，简单易用，功能成熟，服务口碑好，曾入选36氪发布的年度口碑企服产品榜单。长城汽车、小红书、华夏基金都是其用户。

PingCode 被市场、销售、项目经理、研发部门广泛用于团队知识库创建、项目文档的管理、文档的在线编辑协作、跨团队信息共享、集体讨论、帮助中心、产品介绍、开发文档、在线手册等制作。

PingCode 知识库工具核心功能包括多人在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面。支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；AI助手等。

这款产品在软件开发团队的使用体验远超其他团队，因为PingCode 除了有知识管理子产品外，产品矩阵覆盖了研发全生命周期，具备目标管理、产品管理、项目管理（敏捷/kanban/瀑布）、测试管理、缺陷追踪、项目文档管理、效能度量等不同的子产品，客户可以按需购买。并且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飞书等主流工具。

这款软件具有多方面的优点：产品开箱即用，操作简单易上手，且服务口碑良好；为25人以下的团队免费提供基础版本；支持国产化，兼容信创、麒麟等系统；同时提供私有部署、定制化及SaaS等多种购买方式。此外，它还通过国际信息安全体系认证，并具备精细的权限管控功能，确保了高安全性。

但其缺点在于：它不支持多语言环境，无法满足构建像百度百科这类复杂的知识库需求。【官方地址：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2.亿方云

亿方云是网盘类的知识文档管理系统，曾一度登上国企业云盘第一梯队榜首，企业用户数量达65万+，如：吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等数万人规模的超大型客户，具有极强大产品能力和稳定性。

亿方云主要功能包括：大容量的文件存储与同步、支持Office/WPS等各种形态的文档在线编辑、安全文件共享、企业数据保护、AI文档助手、多设备访问、精细化权限管控等。非常适合需要处理大量文件和高效协作的企业环境。

除了企业网盘核心能力，还提供了各种效率办公工具，比如PDF转换、音频转文字等等。

在安全方面，亿方云通过了ISO 20000, 27001，公安部三级等保、CSA权威认证，实现本地碎片化存储、三重备份与容灾，且针对不同企业用户提供不同的私有化部署方案，包括私有云、混合云、跨云等。

从技术层面来讲，亿方云采用了行业级别的二次AES CTR 256算法流式分块加密，在文件上传过程中就能给文件加密，落入服务器后二次存储加密，保障文件安全。产品层面有完善的日志监控系统和网银级数据安全保障系统，企业员工的所有操作都可以在第一时间就记录下来，企业负责人可以全盘掌握网盘内的数据和操作轨迹。还有多重权限设置功能，数据安全方面做得还是很完善的。【官方地址：https://bit.ly/41QIe7b】

3.Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。

它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘（不限速），通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官方地址：https://sc.pingcode.com/bnkot】

4.Confluence

作为一款由Atlassian打造的企业级Wiki工具，Confluence在技术团队中几乎是「神级存在」——它不仅能无缝集成Jira实现需求文档-开发任务闭环，还通过树状目录、富媒体编辑（比如Gliffy图表）和内置评审流程，把技术文档协作玩出了花。尤其是它的模板库和插件市场（比如审批流、思维导图），让写规范文档像拼乐高一样简单，难怪连阿里、腾讯的团队都曾为它买单。

不过，这玩意对国内用户来说槽点也挺硬核：首先，年费10万+（100人团队）的价格直接劝退中小公司，而且国内版停售后，云服务还得翻墙，连代理商实施费都敢收1万/人/天。再加上权限配置反人类（每加一个人得手动改上百个页面），非技术团队用起来简直头秃。

5.WPS Office 云协作

WPS Office 云协作是金山软件推出的办公套件，专为团队协作设计，特别适合需要高效文档管理和共享的企业。作为一款集文字处理、表格编辑和演示制作于一体的办公工具，它为用户提供了云端存储和多人实时协作的功能，极大地方便了团队的远程办公和协同工作。通过WPS云，文档可以在不同设备之间同步，团队成员可以随时随地查看和编辑文件。

WPS Office 云协作的一个亮点是其无缝的跨平台兼容性，无论是在Windows、Mac、Android还是iOS设备上，都能提供一致的操作体验。此外，平台支持文件权限管理，可以细化到单个文档的访问控制，确保敏感信息的安全性。这些功能使得它非常适合企业使用，尤其是在快速变动的工作环境中。

总体来看，WPS Office 云协作凭借其稳定的云端同步能力和多设备支持，为团队提供了一个便捷、安全的办公解决方案。无论是日常办公文档的处理，还是团队项目的协作，它都能够很好地满足企业的需求。

6.Box

Box是一款知名的企业级文件共享和协作平台，广泛应用于全球多个行业。它不仅提供文档存储和共享功能，还强大的协作工具，能够让团队成员在不同地点实时编辑、评论和管理文件。Box特别注重企业的安全需求，提供先进的数据加密、权限管理和审计功能，确保企业资料的安全性和合规性。此外，Box还与许多第三方应用程序集成，如Salesforce和Microsoft Office 365，使得跨平台协作变得更加顺畅。

尽管Box在安全性和集成功能方面表现出色，它的用户体验却被一些用户评价为稍显复杂。尤其是在设置和管理方面，初次使用者可能需要花费一些时间才能熟练操作。此外，Box的定价方案对于中小型企业来说可能略显昂贵，因此它更多地适用于对安全性和功能有较高要求的大型企业或团队。

总体来说，Box是一款非常适合注重数据安全和协作需求的企业级文件管理工具，虽然它的界面和定价可能让一些小团队望而却步，但它强大的功能和企业级服务无疑为大型企业提供了稳定的支持。

7.石墨文档

石墨文档是一款近年来在国内团队中备受推崇的在线文档协作工具。它提供了流畅的实时协作体验，使团队成员能够同时编辑文档，极大提升了工作效率。石墨文档的界面简洁且易于上手，支持文档、表格、PPT等多种文件格式的编辑与共享，适合各类企业团队，尤其是需要高度协作和实时编辑的团队。

此外，石墨文档还具备强大的权限管理功能，企业可以轻松设置不同的访问权限，确保文档安全性。在团队日常使用中，石墨文档的版本控制功能非常有帮助，它能够让用户随时查看历史版本，并恢复到之前的版本。对于需要频繁更新和共享文档的团队来说，这无疑是一项非常实用的功能。

总体来说，石墨文档凭借其简单易用、功能丰富且高效的协作体验，成为了很多企业和团队的首选工具。无论是日常的文档共享，还是复杂的团队协作，它都能很好地满足需求，是一款值得推荐的在线文档共享平台。

8.语雀

语雀是一款由阿里巴巴出品的在线文档管理和协作平台，它集文档编辑、团队协作、知识管理为一体，深受企业和团队的青睐。语雀的最大特色是它结合了强大的文档管理和知识库功能，支持团队成员在平台上共同编辑、共享和整理知识，帮助企业实现知识的沉淀和高效管理。

语雀的界面简洁而现代，操作起来非常直观。它支持多种文档格式，并且具备丰富的团队协作功能，如实时编辑、评论、标签管理等，使得团队成员可以轻松协作，不同文档间的关联和管理也非常高效。此外，语雀还支持自定义模板和丰富的权限管理，特别适合企业在知识管理、内部文档共享、项目管理等场景中的使用。

总的来说，语雀作为一款国内领先的文档管理工具，它不仅帮助团队实现了高效的知识共享，也提供了极高的灵活性和定制化功能。无论是小型团队还是大企业，都能在语雀中找到适合自己的工作方式。如果你在寻找一个集文档管理、团队协作和知识沉淀于一身的工具，语雀无疑是一个非常不错的选择。

9.WeTransfer

WeTransfer是一款非常受欢迎的在线文件传输平台，它的最大特点就是简洁且易于使用。用户可以轻松上传文件，并通过生成的链接将文件分享给他人，上传和下载过程都不需要复杂的操作，极大地方便了日常工作中的文件传递。WeTransfer支持免费传输最多2GB的文件，对于需要发送大文件的用户来说，它提供了一个非常便捷的解决方案。

然而，WeTransfer也有一些局限性。例如，免费版本的文件传输只保留7天，而付费版本虽然提供了更长的存储时间和更多的传输空间，但在某些企业需求中，可能显得不够灵活和全面。特别是对于需要更高安全性和数据保护的用户来说，WeTransfer的加密和隐私保护功能可能不如一些专业的企业级文件管理平台。

总体来说，WeTransfer非常适合个人用户和小型团队进行快速、大文件的分享。如果你需要一个直观、快速且免费的文件传输工具，WeTransfer无疑是一个值得尝试的选择。

三、在线文档共享平台有哪些主要功能？

在线文档共享平台通常具备以下核心功能：

实时协作编辑：多个用户可以同时编辑同一文档，系统会自动同步修改，确保团队成员始终查看最新版本。

版本控制：平台记录文档的历史版本，用户可以查看修改历史，必要时恢复到之前的版本。

权限管理：管理员可以设置文档的访问权限，如查看、编辑、评论等，确保信息安全。

跨设备访问：支持在不同设备（如电脑、平板、手机）上访问和编辑文档，满足移动办公需求。

评论与讨论：用户可以在文档中添加评论，与团队成员进行讨论，促进信息交流。

集成其他工具：与日历、任务管理、电子邮件等工具集成，提供更全面的协作体验。

四、如何选择适合团队的在线文档共享平台？

选择适合团队的在线文档共享平台时，需考虑以下因素：

功能需求：根据团队的具体需求，选择具备所需功能的平台。例如，如果需要复杂的权限管理，需选择支持细致权限设置的平台。

用户体验：平台的界面设计和操作流程应简洁直观，减少学习成本，提高使用效率。

安全性：确保平台采用数据加密和备份措施，保护文档免受未经授权的访问和数据丢失。

兼容性：平台应支持多种文件格式，并与团队常用的应用程序兼容，确保文档的顺利使用。

价格策略：根据预算，选择性价比高的平台。注意查看是否有隐藏费用，以及免费版和付费版的功能差异。

客户支持：优质的客户服务可以在遇到问题时提供及时帮助，确保团队的正常运作。

五、在线文档共享平台与传统文件共享方式有何不同？

与传统的文件共享方式相比，在线文档共享平台具有显著优势：

实时协作：传统方式通常依赖电子邮件传输文档，容易导致版本混乱。在线平台支持多人实时编辑，确保团队协作顺畅。

集中存储：传统方式可能在多台设备上存储不同版本的文件，难以管理。在线平台将文档集中存储，方便管理和访问。

自动备份：传统方式需要手动备份文件，容易遗漏。在线平台自动备份数据，减少数据丢失风险。

跨平台访问：传统方式可能受限于特定设备。在线平台支持在各种设备上访问，提供灵活性。

六、如何确保在线文档共享平台的文件安全性？

确保文件安全是选择和使用在线文档共享平台时的重点考虑事项。以下措施有助于保障文件安全：

数据加密：选择采用SSL/TLS协议加密传输和AES等高级加密标准存储数据的平台，防止数据在传输和存储过程中被窃取。

多因素认证：启用多因素认证（MFA），增加账户的安全性，防止未经授权的访问。

定期备份：确保平台提供定期的数据备份功能，以防止因系统故障或其他意外导致的数据丢失。

权限控制：严格设置文档的访问权限，确保只有授权人员才能查看或编辑敏感信息，减少内部泄密风险。

安全审计：选择提供安全审计功能的平台，记录用户的操作日志，便于追踪和分析潜在的安全问题。

合规认证：确保平台符合相关的安全标准和法规，如ISO 27001、GDPR等，保障数据处理的合法性和合规性。

总结

综上所述，选择合适的在线文档共享平台不仅能提高团队的工作效率，还能保障文件的安全性和可访问性。不同的平台各有优势，从简单的文档管理到复杂的权限设置和协作功能，每款工具都能根据企业规模和需求提供定制化服务。希望通过今天的对比分析，你能找到最适合自己企业的在线文档共享平台，推动企业更高效地协同工作。

常见问答（FAQ）

1. 在线文档共享平台是否适合所有规模的企业使用？

是的，在线文档共享平台适用于各类规模的企业。从初创公司到大型企业，平台可以根据不同团队的需求提供灵活的解决方案。小型企业通常需要简单、经济的文件存储和共享功能，而大型企业则可能更关注高级权限管理、大规模协作和安全性。选择时应考虑平台的可扩展性和所提供的定制功能，以确保满足团队需求。

2. 在线文档共享平台与Google Drive、Dropbox等有何区别？

Google Drive和Dropbox是两款常见的在线文档共享平台，但它们的功能重点略有不同。Google Drive以文档创建和实时协作功能著称，适合团队在同一文档上进行多人编辑和交流。Dropbox则强调文件存储和同步，特别适合需要大量存储空间的团队。与这些平台相比，其他一些在线文档共享平台可能在文档安全性、权限管理、团队协作功能方面有更强的优势。因此，企业在选择时应根据自身的需求来选择合适的平台。

3. 如何确保在线文档共享平台的合规性与隐私保护？

选择在线文档共享平台时，企业应重点关注平台的合规性和隐私保护措施。确保平台遵守当地的隐私法规（如GDPR、CCPA等）以及行业特定的合规标准（如HIPAA等）。此外，平台应该提供数据加密、用户访问控制、定期审计日志等安全功能，防止敏感信息泄露。选择具有合规认证的服务商，是确保数据安全与隐私保护的重要步骤。

4. 企业是否可以自定义在线文档共享平台？

许多在线文档共享平台提供定制化功能，帮助企业根据具体需求调整平台设置。例如，平台允许管理员设置不同的用户权限、创建自定义工作区、上传特定格式的文档以及集成其他业务软件。通过这些自定义选项，企业能够确保平台与其工作流程和内部政策相匹配，提升工作效率。

5. 在线文档共享平台是否支持多语言功能？

是的，许多在线文档共享平台都支持多语言功能，适用于全球化企业或跨国团队。这些平台通常提供多种语言界面选项，支持团队成员使用自己熟悉的语言进行文档编辑和协作。选择具备多语言支持的平台，可以提高跨地区、跨文化团队的协作效率。