如何改善IT项目团队资源利用，避免超负荷工作？

更好的产能计划使项目经理和项目组合经理能够提高项目资源利用率和绩效。

将你的项目团队想象成高速公路上行驶的车辆。当交通密度（或资源利用率）很高时，轻微的碰撞会立即对交通流量产生影响——大幅降低交通流量或使交通流量完全停止。你不需要100%的交通密度就能看到这种效果。当道路利用率达到70%或更高水平时，交通堵塞就会开始出现。

IT项目资源也是这个道理。超负荷工作通常会适得其反，降低绩效，增加错误。美国咨询公司高德纳（Gartner）的研究表明，低利用率的团队可以将交付业务价值所需的时间减少30%或更多。

项目团队需要计划能力、反思能力和创新能力

罗伯特·汉德勒（Robert Handler）认为，资源短缺可能归因于特定技能的短缺或真正的数量短缺，但问题往往是对现有资源的使用不当。IT员工要做的事情太多，往往超负荷工作。这让他们试图做完所有事，但效果不是特别好。

管理层可以遵循以下四个基本步骤来优化项目资源的利用：

步骤1：确定项目可用资源的能力

计算有多少人可以完成项目工作，作为全时等量（FTE），乘以他们在项目上的可用时间。

步骤2：确定可用时间

将FTE转换成小时，得出可用时间的真实表示。例如，在考虑假期、病假、培训时间和假期后，声称有50%的时间可用于项目工作的人实际上可用时间只占理论工作年的37%，即760小时。

步骤3：设置利用率目标

计算低于80%的所有项目资源的利用率目标，使用该数据来限制进行中的项目的数量。虽然在目标之下工作的资源看起来效率很低，但在目标之上工作的资源可能会给项目带来昂贵的延迟和错误。

步骤4：限制或修改队列

如果你曾经在餐厅等过位子，即便你看到空桌，但这很可能是一种策略，避免让服务员超负荷工作，避免给你带来糟糕的用餐体验。服务器的数量是提供良好服务的限制器。

对于PPM办公室，你必须在项目资源利用率接近80%时设置限制。当资源达到目标或超过目标时启动新项目可能会让项目干系人满意，但后阶段肯定会让他们、项目团队、用户，以及可能会让其他人失望。

在上面的餐厅例子中，队列本身可以修改，使其更美味和愉快，方法是把顾客转移到酒吧并提供特色菜。

在IT项目中，采用更严格的选择和审批标准，可以避免价值较低的项目审批通过，从而将它们完全排除在队列之外。

在主要项目阶段的后期添加有效的关卡评估法（gate review），检查与战略目标的一致性，这也可以用来阻止项目的继续，并释放资源。

创建多个工作队列也可能有所帮助。为了方便，组织经常使用单个项目队列，但太多小的工作项会使项目队列混乱，有时会不必要地减慢交付速度。

拥有专门团队、队列和治理的产品管理方法，在不断变化的处理数字业务时会更加有效。

尝试使用资源管理工具

项目管理中的资源优化技术是用于调整项目活动的实施和完成日期以调整计划使用的资源和资源可用性的工具。

专业资源管理软件必须具有足够的灵活性，以允许项目经理按需重新分配资源，以便跟上进度延迟。8Manage PM是一个面向实时交易的项目管理软件，不仅可以创建资源利用计划并提供一种衡量计划成功与否的方法，还能提高ROI，确定项目改进领域。

在8Manage PM项目管理软件中，可以通过将资源分配给项目或将项目分配给资源来完成计划。计划资源或项目后，可以查看以下内容：

▪ 查看哪些项目已分配资源
▪ 查看已分配给项目多少时间与预算的关系
▪ 查看将资源分配给项目的时间及其可使用的时间

有了这些信息，项目经理就可以在项目或资源之间移动，以优化员工利用率并最大程度地减少“替补”时间。团队成员、项目和生产率趋势都可以通过8Manage PM实时预测和报告。当工作负载转移或可用性发生变化时，项目组合经理可以收到警报。

实现资源管理是一个持续的过程。出色的资源管理软件和遵循以上优化资源的实践可以极大地改善你的资源管理，并将其转化为团队以及个人生产力和满意度的提高。