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vika 维格表:固定资产管理的高效解决方案

维格星球

无论你从事的是行政或是财务工作,在处理固定资产管理相关工作时,常常会面临这些问题或窘境:

👉 采购、入库、出库的管理不完善,流程审批常出现重复或撤销,造成领导的不满和同事的抱怨;

👉 通过手工盘点来整理数据,费时费力的同时,无法实时了解到库存及领用情况;

👉 数据对接太麻烦,行政和财务需要分别记账,线下核对,N 个 Excel 表衍生出无数个版本,数据核对苦不堪言;

👉 领导临时要个资产报表,就会手忙脚乱,加班加点。

对于这些难题,市面上已经出现了许多提供相关解决方案的软件系统,比如财务管理会用到:

又比如,资产管理,你会用到:

但综合来看,它们或多或少都有这样的问题让我们无从下手:

❌ 费用昂贵

❌ 定制开发多

❌ 实施周期长

❌ 需要专业 IT 团队管理

❌ 系统不够灵活

设想一下,如果存在一款固定资产管理系统,能够实现:

✔️ 统一管理采购流程审批;

✔️ 简单管理采购 / 入库 / 出借 / 移交 / 维修 / 报废等;

✔️ 实时管理库存信息及领用情况,让管理员当「甩手掌柜」;

✔️ 行政与财务实时共享数据,不用各自做一本账;

✔️ 只需要手机,就可以随时进行资产盘点;

✔️ 领导可以通过自定义 BI 化仪表盘,实时看到资产财务统计数据;

✔️ 灵活易管理,普通员工就能用,不需要专业的 IT 人员。

vika 维格表就是这样一款好用的资产管理工具,兼具统一高效、简单灵活、实时协作、数据共享、精细化权限设置、BI 仪表盘等等优点于一身。

今天维卡比就来和你分享一下,如何通过 vika 维格表轻松实现固定资产高效管理吧~

一、零门槛易上手:轻松做固定资产全周期管理

无论是员工资产的申领,还是领导的审批;无论是资产变更转移,还是资产盘点,vika 维格表都能一站式解决。

用 vika 维格表搭建的全流程固定资产管理系统,充分解放你公司的打印机,还有你。👇

员工资产申领

员工资产申领

在员工的资产申领阶段,vika 维格表的「神奇表单」功能可以用来快速收集相关信息,并汇总整理到相应的表格之中,便捷解决申请问题:

同时,vika 维格表支持多人实时在线协作,收集到的数据可以远程多端记录。直属主管收到新申请的消息提醒后,可以通过浏览器登录 vika.cn 或维格表小程序,随时随地批复意见并 @其他审批人,不再需要繁琐地将文件发来发去。

你可以在任意一条记录中,评论并 @其他审批人员,资产申领的前因后果一目了然,不用在多个沟通软件中反复确认。

资产分配

如果刚好申请的需求有库存,可以直接用 vika 维格表进行资产分配。

「神奇关联」功能可以将库存表格与员工花名册互相关联,数据打通,直接在资产库存的表格中实现指定人员分配,领用状态还可以用智能公式自动填充。

资产过程管理

如果没有库存,行政人员就需要进行采购。

你可以在原有的固定资产收集表中 @相关领导,让其填写意见,同时通过附件字段附上报价对比单。

领导同意采购后,就可以找供应商采购了。在「供应商库」表里,可以看到供应商的编号、联系方式等信息。

采购到货后,相关人员就可以进行付款,并由资产管理员在资产记录表中录入新采购到的资产信息进行验收入库,包括:资产编号、资产名称、数量、单位、单价、存放地、关联申请内容、员工、资产类型、供应商、实际金额等等(你可以根据需要完全自定义这些信息)。

最后选择对应的员工完成领用,实现资产从采购、信息录入、二维码生成、领用人员、价格记录、折旧计算、维修管理、资产价值等等全面管理。

遇到固定资产移交、退还等情况,只需在固定资产卡片的表格中进行变更即可,神奇关联的维格表数据会同步记录。

如果需要固定资产保修,可以填写保修 / 变更的神奇表单,并 @资产管理员,相关人员动态回复同意后,就可以执行维修。

对了,如果你在固定资产的信息录入时,建立了「发票」附件列,维修沟通成本将大幅减少。

资产盘点

vika 维格表支持 API ,所以你可以利用相关接口获得更多拓展功能,比如实现自动化办公。

资产到货并在固定资产表格中登记信息后,各项资产在 vika 维格表中可以通过 API 功能生成一个二维码,创建对应表格的相册视图后,就可以将固定资产卡片打印出来,标识在资产上,如下图:

后期盘点时,手机打开 vika 维格表,选择扫描插件及对应的固定资产业务,就可以进行盘点标记并且自动同步到资产管理表中。

👆 盘点后自动同步到资产管理表中

二、多维视图:资产信息全面呈现

vika 维格表的数据具备结构化特性,同一份底层数据,可以通过不同视图显示。

通过强大的分组筛选功能及新建视图,我们可以将同一个表的数据给不同需求的人看,方便快捷也一目了然。

比如,vika 维格表的筛选功能支持动态筛选,你可以将筛选条件设置为等于 「当前访问用户」 ,那么不同成员访问该表格时,系统会自动过滤出与访问者相关的资产信息。


👆「访问者」相关的资产

其它可呈现的分组视图如下:


👆通过「部门」筛选部门相关资产


👆通过「存放地」筛选区域相关资产


👆 通过「领用状态」筛选资产库存


👆 供应商明细表

三、高效协作与权限管理:不止数据安全,更是企业生产力

资产管理的过程,并不是一个部门就能完成的,它通常需要行政和财务的通力合作。

但实际磨合中,经常会发生行政和财务分别记账,线下数据对接麻烦、数据不安全等等问题。

在 vika 维格表中,你可以新建一个财务视图,让行政与财务共享同一个表,免去做 N 个表 N 个版本的苦恼,享受高效协作。

在原有固定资产表格中,将涉及到金额的如维修、变卖、报废数据关联起来,同时加上财务的相关折旧字段,包括残值率、期数(折旧月份)、当期折旧、累计折旧月数、累计折旧额、剩余价值等(具体公式可以参照模板)。

资产管理中也涉及到许多敏感的数据信息,该如何对其安全进行保障?vika 维格表拥有丰富的权限管理功能,可以实现单张表,甚至单列数据的权限设置,谁能看、谁能改、谁能管,都轻松分配。

四、专属 BI 大屏:可视化的数据,随时随地查看

将 vika 维格表的数据通过设置「仪表盘」功能中的一个个小组件,就可以轻松地制作出可视化的数据大屏,数据自动更新,老板随时想看就看。

行政采购 BI

行政采购人员可以用仪表盘统计库存表及供应商采购金额占比。目前可领用的资产数量通过柱状图清晰呈现,彩虹色区分更为舒适。饼状图展示供应商金额比例,查看更轻松。

财务管理 BI

财务人员可以用仪表盘统计资产合计、折旧、剩余价值等。用小组件大小和不同的颜色就可以清晰地看到目前的资产情况。柱状图可以一眼看到哪些资产需要更新、变卖或者报废。

如果你正在寻找固定资产管理系统,却害怕投入太大成本却看不见产出,不妨先尝试 vika 维格表的固定资产管理系统,一键即可保存使用,往里面填入你的业务数据即可,对行政及财务管理人员来说也没有任何难度,极易上手。

👆 固定资产管理系统

如果对固定资产管理系统的搭建及使用,仍然存在一些疑问,可以点击这里进入 vika 维格课堂,在线观看教学噢~

想要更直接的产品演示?点击这里,免费预约专属产品演示~

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