高效办公必备：10款最佳知识管理工具

文章中介绍的工具包括：PingCode、Worktile、塔多思（Taskade）、华为云WeLink、蓝凌、Confluence、Milanote、Bloomfire、Slab、Quip。

在信息爆炸的时代，管理和利用好企业内外部的知识已经变得至关重要。很多企业常常面临这样一个难题：在众多的知识管理软件中，如何找到真正适合自己团队的那一款？本文整理了10款市场上表现出色的知识管理软件，每一款都有独特的优势，能够满足不同企业的需求。

一、好用的10款知识管理软件

1.PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；

【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2.Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。

【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3.塔多思（Taskade）

概述：塔多思（Taskade）是一款专为提升团队生产力和简化项目管理而设计的全能团队协作平台。作为一个整合了多种AI工具的平台，Taskade 旨在为团队提供一个统一的工作空间，支持任务管理、思维导图、文档协作、视频会议等多种功能，从而帮助团队在一个平台上高效完成所有工作。

主要功能：Taskade 提供了多样化的工作区管理方式，如看板、列表、思维导图等，还内置了实时协作工具，支持团队成员同时办公。此外，Taskade 的 AI 助手可以帮助用户自动化重复任务，提供智能工作流建议，甚至辅助头脑风暴和内容生成，使工作更加高效​。

优势：Taskade 的优势在于其高度可定制化和强大的AI功能。团队可以根据自己的业务需求灵活调整工作区布局和功能展现形式，同时，AI 的加入让工作流程更加智能化和自动化，从而显著提升团队协作效率和整体生产力。

适用场景：Taskade 适用于各种场景，尤其是在远程团队、内容创作团队以及需要复杂项目管理的企业中表现出色。无论是进行项目规划、任务管理还是实时团队沟通，Taskade 都能够提供全面支持。对于个人用户，它也同样适合用于日常任务管理和目标规划。

官网： taskade.com

4.华为云WeLink

概述：华为云WeLink 是华为公司推出的一款全场景数字化办公平台，凭借华为在科技领域的强大实力和市场影响力，WeLink在企业数字化转型领域占据了重要地位。作为华为内部数字化办公实践的延伸，WeLink已经在多个行业中得到广泛应用，帮助企业实现高效协同和安全管理。

主要功能：包括团队在线沟通与协作、音视频会议、知识管理、云空间存储、智能助手小微、企业邮箱集成等。WeLink还支持与企业现有业务系统的深度集成，提供开放平台和低代码开发环境，便于企业根据自身需求进行个性化定制​。

优势：WeLink的优势在于其全面的安全防护措施，如数据加密、权限管理、安全围栏等，确保企业信息的安全。其智能化功能如智能会议纪要、语音助手等，可以显著提升办公效率。此外，WeLink还具备高度的开放性和灵活性，能够与多种企业应用无缝对接。

适用场景：包括企业内部的跨部门协作、远程办公、教育机构的教学资源管理、政府机构的数字化治理等。它特别适合那些需要保障数据安全、提高办公效率，并且要求较高灵活性的企业和机构​。

官网：https://welink.huaweicloud.com

5.蓝凌

概述：蓝凌知识管理系统（KM）是由蓝凌软件公司开发的知识管理解决方案，蓝凌在中国生态OA和数智化办公领域具有领先地位，拥有超过21年的行业经验，市场地位稳固，被誉为智慧办公的推动者，尤其在制造业和大型企业中广受认可。

主要功能：蓝凌知识管理系统具备多项强大功能，包括知识建模工具、智能搜索、知识图谱构建、智能问答系统等。系统支持知识的自动采集、分类、推送，并可与其他企业系统无缝集成。此外，它还提供了丰富的知识应用场景，如研发、营销、质量管理等，帮助企业实现知识的高效管理和应用​。

优势：蓝凌知识管理系统的主要优势在于其智能化和集成化能力。系统内置AI技术，支持自动化的知识采集与推送，极大提高了企业知识管理的效率。同时，其知识图谱和智能问答功能，能够帮助企业快速定位和利用知识资源，从而提升决策和运营效率。

适用场景：蓝凌知识管理系统适用于各类需要系统化管理知识的企业，特别是制造业、研发型企业和需要大量文档管理的大型组织。其智能化的知识管理功能特别适合那些需要快速应对市场变化、提升内部协作效率的企业。此外，中小企业也可以通过蓝凌的定制化解决方案，受益于其高效的知识管理功能。

官网：https://www.landray.com.cn

6.Confluence

概述：Confluence 是由Atlassian公司开发的企业级知识管理和团队协作工具。Atlassian作为一家全球领先的软件公司，以其项目管理和开发工具如Jira和Bitbucket闻名，Confluence则在知识管理领域占据了重要市场地位，被广泛应用于各类企业和组织，尤其是技术团队和大型跨国企业。

主要功能：Confluence主要功能包括文档创建与编辑、团队协作、知识库管理和项目空间。用户可以在平台上创建、分享和编辑文档，支持实时协作和版本控制。此外，它还集成了强大的搜索功能和权限管理，使得团队可以轻松管理和共享信息，确保知识的组织和存储高效有序。

优势：Confluence的优势在于其高度的可定制性和与其他Atlassian工具的无缝集成。无论是项目管理、开发协作，还是知识共享，Confluence都能提供全面的解决方案。此外，平台支持多种第三方插件和API扩展，用户可以根据具体需求进行功能增强。其直观的用户界面和强大的搜索能力，也使得知识查找和利用变得更加便捷。

适用场景：Confluence特别适合那些需要高效管理项目知识、推动团队协作的企业场景。无论是软件开发团队、产品管理团队，还是需要建立企业知识库的跨部门团队，Confluence都能为其提供强有力的支持。它不仅适用于大型企业，也适用于快速成长的中小型企业和初创公司。

官网：https://www.atlassian.com/software/confluence

7.Milanote

概述：Milanote 是一款针对创意工作者的视觉工作区工具，专注于帮助设计师、作家和团队将想法和项目有序地组织起来。Milanote 在创意行业中享有盛誉，凭借其独特的视觉板式布局和灵活的笔记管理功能，在市场上占据了独特的地位，吸引了众多专业创意人群使用。

主要功能：Milanote 提供了包括视觉笔记、任务列表、图像上传、文件链接、脑图等多种功能，用户可以将各种信息整合在一个灵活的工作区中。该工具还支持团队协作，允许多个用户同时编辑和评论项目内容，并且可以轻松导出项目内容用于分享或存档。

优势：Milanote 的优势在于其直观的界面和强大的可视化功能，使得用户能够以视觉化的方式组织思维和项目，特别适合需要大量视觉资料和非线性思维的创意工作。它的拖放式操作和灵活的布局选项，使得用户能够快速上手并定制符合自己需求的工作区。

适用场景：它特别适用于那些需要灵活组织信息、从事视觉创作和协作工作的场景。该工具帮助用户在项目的早期阶段有效地捕捉和组织创意。

官网：https://milanote.com

8.Bloomfire

概述：Bloomfire 是一家专注于企业知识管理和团队协作的平台，成立于2010年，总部位于美国德克萨斯州奥斯汀。作为一家在知识管理领域具有重要市场地位的公司，Bloomfire 服务于各类规模的企业，尤其是那些希望通过高效知识共享来提升员工生产力和决策能力的组织。该平台以其直观的用户界面和强大的功能获得了广泛的认可。

主要功能：Bloomfire 的主要功能包括创建和共享知识库、全文搜索、自动化内容分类、以及通过AI推荐相关内容。它还支持文档、视频和图像等多种格式的内容上传，允许团队成员在内容上添加注释和评论，促进协作。平台的分析功能帮助管理员了解内容的使用情况和用户的参与度，从而不断优化知识管理策略。

优势：Bloomfire 的优势在于其高度可定制性和用户友好性，适合不同规模的团队使用。其强大的搜索功能和AI驱动的推荐系统能够帮助员工快速找到所需信息，减少重复工作，提升效率。此外，Bloomfire 提供了全面的安全措施，确保企业知识资产的安全性。

适用场景：Bloomfire 适用于需要集中管理和共享知识的企业，尤其是那些分布式团队或需要频繁培训的组织。它在客户支持、销售、市场营销、以及人力资源等多个领域均有广泛应用，帮助团队更好地协作并提升整体工作效率。

官网：https://bloomfire.com

9.Slab

概述：Slab 是一款现代化的知识管理工具，旨在帮助团队创建和管理知识库。Slab 由总部位于旧金山的公司开发，该公司以其专注于简洁直观的设计和强大的集成功能而著称。尽管市场上有许多竞争对手，但 Slab 凭借其出色的用户体验和高效的搜索功能在知识管理工具领域占据了一席之地。

主要功能：Slab 提供了一个直观的编辑器，使团队可以轻松创建内容，并通过层级主题组织信息。此外，Slab 支持实时协作编辑、标签管理以及统一搜索功能，用户可以通过该平台快速找到所需的知识内容。它还与多个工具（如 Slack、GitHub、Google Drive 等）无缝集成，增强了其在团队工作流程中的实用性。

优势：在于其简洁的界面和强大的搜索功能。用户能够在不牺牲内容质量的情况下，轻松创建和管理知识库。此外，它的集成能力极强，可以与现有的工作流程工具无缝配合，帮助团队更有效地协作。Slab 还提供了对内容进行上下文分类的功能，使团队能够在最合适的情境下获取信息。

适用场景：包括各类需要组织和分享知识的团队，如工程团队、内容创作团队以及教育机构。对于需要高效管理文档、促进团队协作的企业来说，Slab 是一个理想的选择。无论是处理日常的公司文档，还是进行复杂的项目管理，Slab 都能够提供卓越的支持。

官网：https://slab.com

10.Quip

概述：Quip 是一款由Salesforce推出的协作和生产力工具。作为全球领先的客户关系管理（CRM）平台，Salesforce在企业级市场占有重要地位，这使得Quip在市场上也具有强大的竞争力和可靠性。Quip旨在通过集成文档、电子表格、聊天和任务管理，帮助团队实现更高效的协作和沟通。

主要功能：包括实时文档和电子表格协作、内置聊天功能、任务管理以及与Salesforce的无缝集成。Quip还支持离线访问和跨设备同步，用户可以随时随地编辑和管理文档。它还提供模板和自动化功能，以便用户快速开始并优化工作流程。

优势：在于其高度的集成性和易用性。由于与Salesforce平台深度集成，用户可以在一个平台上管理客户数据和协作文档，简化了工作流程。它的实时协作功能和内置聊天工具减少了邮件和会议的需求，从而提高了团队的工作效率。此外，Quip支持离线编辑，这使得用户即使在没有网络连接时也能继续工作。

适用场景：主要集中在需要高效文档协作的团队，尤其是已经使用Salesforce的企业。无论是销售团队的客户管理，还是项目管理和内容创作团队，Quip都能提供一个强大的协作平台，帮助团队更好地组织和执行任务。

官网：https://quip.com

二、如何判断哪款知识管理软件适合我的企业

选择知识管理软件时，最关键的是要明确自己的需求。不同的企业有不同的规模、行业背景和管理方式。这些因素都会影响到软件的适配度。对于一家大型企业，可能需要一个功能强大的平台，可以支持多部门、多层级的知识共享。而小型企业则可能更关注软件的易用性和价格。

另外，团队的技术水平也是选择的重要因素。对于技术团队，可以选择一些配置灵活、功能丰富的软件。而对于非技术团队，用户友好的界面和简单的操作流程可能更为重要。

不要忽视预算。不同的软件价格差异很大，有的按用户收费，有的按功能模块收费。选择时要考虑到企业的长期预算和增长需求，避免因为价格问题在未来几年内需要更换软件。选定几款备选软件后，可以尝试申请试用，看看哪一款最符合企业的实际需求。

三、知识管理软件选型时需注意哪些关键因素

用户体验：软件再强大，如果不容易上手或不符合用户的操作习惯，使用率都会大打折扣。可以通过试用版或观看演示视频来感受软件的用户体验。

数据安全性：企业的知识库通常包含大量敏感信息，选择具有高水平安全保障的软件非常重要。要确保软件提供数据加密、权限管理和备份恢复等功能，以保障企业信息的安全性。

成本和ROI（投资回报率）：要结合企业的预算和长期发展规划，选择性价比最高的软件。可以通过对比分析各款软件的功能、价格和服务支持，找到最符合企业需求的解决方案。

四、知识管理软件的主要种类有哪些，如何选择

市面上主要有三大类知识管理软件：文档管理类、协作工具类、知识库平台类。

文档管理类软件，主要用于管理和共享企业内部的各种文档。这类软件通常具有强大的搜索功能和权限管理机制，适合需要集中存储和管理文档的企业。

协作工具类软件，除了知识管理功能外，还注重团队间的即时通讯和协作。这类软件适合需要频繁沟通和团队合作的企业。

知识库平台类软件，专注于创建和维护企业的知识库，便于员工随时查阅和更新。适合需要建立系统化知识体系的企业。选择时，可以结合企业的管理需求，考虑哪种类型的知识管理软件更符合实际情况。

总结

综上所述，选择合适的知识管理软件对于提升企业的工作效率和竞争力至关重要。通过了解不同软件的功能、优势和适用场景，可以更好地做出决策，找到最适合自己团队需求的工具。无论是简单易用的协作平台，还是功能强大的知识库系统，这篇文章推荐的10款软件都能提供有力支持。

常见问答（FAQS）

1.知识管理软件有什么用处？

答案：知识管理软件用于组织、存储和共享企业内的知识和信息。它能帮助团队更有效地管理文档、流程和项目，提升协作效率，减少信息孤岛的现象。

2.如何选择适合我企业的知识管理软件？

答案：选择时应考虑企业的规模、行业需求、预算以及团队的技术能力。功能全面、易于使用、价格合理的软件通常更适合中小企业，而大型企业可能需要更具定制化的解决方案。

3.知识管理软件有哪些常见功能？

答案：常见功能包括文档管理、协作编辑、搜索功能、权限管理、版本控制、以及与其他办公软件的集成。部分软件还提供智能化的推荐和分析功能。

4. 免费和付费的知识管理软件有哪些区别？

答案：免费软件通常功能较为基础，适合小团队使用，但可能缺乏技术支持和高级功能。付费软件则提供更多的功能模块、定制选项和专业的客户支持，适合需要更多功能和安全保障的企业。

5.知识管理软件如何保障数据安全？

答案：大多数知识管理软件都提供数据加密、权限管理、多重认证和定期备份等安全功能。选择时，确保软件符合行业标准并提供充分的安全措施，特别是对于敏感信息的管理。