一个好的项目管理软件能做到什么？这篇文章说清楚了

这篇内容就以做项目管理的重要载体之一——项目管理为切入点，跟大家梳理一下，一个好的项目管理软件都能做到什么？

01 什么是项目管理软件？

项目管理，是指在一定的时间、成本、范围和质量约束下，通过对资源、风险、沟通、变更等方面的规划、执行、监控和控制，实现项目目标的过程。
而项目管理软件，则是一个集项目管理、任务管理于一体，专业、易上手的解决方案，让项目全流程线上化、流程化、可视化，帮助企业更高效地规划、执行和监控项目，实现项目的成功交付。

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上项目管理软件，主要是为了解决以下问题：

• 最大的痛点：项目执行与监督的成本高，风险高
• 流程化、机制化项目少的时候，靠牛人，效率为主项目多的时候，靠机制/工具，减少不确定性，可靠性为主，同时执行成本也会降低，越来越低。
• 可视化、可跟踪、可复盘、可分析、可改进

02 项目管理软件需要有哪些能力？

项目管理的5大阶段分别是：项目启动——项目规划——项目执行——项目监控——项目收尾，只要是个项目，就一定要按这5大阶段去推动。
那么在项目管理软件中，我们可以将它抽象为这样一个流程图：

当然，不同的项目类型、交期、客户，项目管理的内容也会不同，所以项目管理软件最好是要有自定义能力，能够根据不同项目需求自定义修改。
具体来说，项目管理系统需要有以下几方面的能力：

1.客户管理

客户管理是企业全面管理项目相关客户的关键过程，在客户管理模块，项目管理系统一般会有以下几个功能点：

• 【客户】：用于维护客户信息，查看到该客户的跟进记录、合同记录、回款/开票记录。
• 【联系人】：用于维护客户的联系人信息，一个客户可以有多个联系人
• 【跟进记录】：登记客户的跟进记录，更好地维护客户关系，挖掘商机。

2.项目启动与计划

项目启动是指在项目正式开始之前进行的一系列活动和决策过程，包括项目立项和项目计划，在这一模块，主要包括以下功能点：

• 【项目立项】
• 【项目计划】
• 【项目管理】项目管理的综合、统一窗口

完整的业务流如下：

在这一模块，项目负责人根据对所负责的项目，进行项目里程碑计划内容的填报：

2）以项目负责人发起里程碑计划审核流程时，已经填报具体的里程碑计划内容为例，流程流转至部门上级审批 >> 总经理审批，如下：

注：这一环节还会产生项目合同，也可以做进来，做好项目合同信息查询+附件上传功能即可。

3.项目执行与监督

项目执行是项目管理过程中按照项目计划和目标进行实际工作的阶段，整体业务流程如下：

在这一模块需要的功能点有：

• 【任务管理】：所有任务统一管理的窗口
• 【创建任务】：用于任务的创建，任务创建后会给任务负责人推送提醒
• 【任务验收】：对关键任务进行任务验收，确认任务的完成情况
• 【任务进度汇报】：针对每项任务进行任务进度的汇报与更新

下面以填报「起重设备生产项目 >> 生产制造任务」的任务进度为例，由任务未开始状态，填报任务进度为 20%，各步骤及其效果如下：
1）项目成员定期进行任务进度填报：

2）项目负责人收到任务进度审批待办后，根据完成情况与汇报情况进行审批：

3）当完成任务进度汇报审批流程后，通过智能助手Pro，自动向「任务管理」表单中同步任务进度值为 20%，并设置任务状态为“进行中”：

4.项目结项

项目结项标志着项目目标的实现和交付成果的完成，是项目管理过程中至关重要的一步，这一环节的流程大致如下：

项目结项模块主要的功能点如下：

• 【项目结项】：对项目进行结项审批，审批通过后，自动修改各表单中的项目状态，关闭单据。
• 【项目成果上传】：归档项目成果，沉淀项目知识与管理经验、

例如，结项后项目成员进行项目成果附件上传：

当项目负责人收到待办后，对项目成果内容进行审批：

5.项目收支

项目收支旨在有效管理项目的财务活动，确保项目资金的合理运用和监督，完整的功能点包括：

• 【回款登记】：用于回款的登记与审核
• 【开票申请】：用于财务开票的申请与审核
• 【付款申请】：用于财务付款的申请、审核与执行

比如项目成员根据实际支出需求，进行付款申请：

上级审批同意后，由财务人员进行付款：

最后就是所有软件都需要的：统计分析看板

项目管理中的统计分析看板主要涉及客户跟踪、财务收支以及项目过程中各方面的数据。通过提供实时、可视化的数据。
统计分析看板是根据需求来设计的，一般来说，常见的有：

• 【客户分析看板】：查看客户分布、客户签单、客户画像等数据的统计与分析
• 【财务收支看板】：公司、项目的应收应付、实收实付及开票情况的统计与明细
• 【项目综合看板】：支持管理者在本工作台上查看单项目的里程碑任务及完成情况，任务甘特图、里程碑进度明细，根据项目实际情况，做调整。

完成看板设计后，可通过各个快速筛选条件、分析统计模块查看各项数据，效果如下：

基本上这6大模块就是一个项目管理系统所必须具备的功能，剩下的一些个性化的需求就靠项目管理软件的自定义能力去实现了。