如何为部门选对知识库管理软件？9大工具详解

这篇文章介绍了以下工具：PingCode、Worktile、幕布、腾讯文档、坚果云、Notion中国版、Evernote、SharePoint、Confluence。

在选择知识库管理软件时，面对众多选项是否感到头疼？对于部门内部的协作和知识管理，选择一款适合的工具至关重要。不合适的选择不仅浪费时间和资源，还可能影响团队的工作效率和知识共享。

本文将分析市面上九款主流的知识库管理软件，并将它们的优缺点、功能差异以及适用场景一一对比，帮你轻松找到最适合部门需求的工具。

一、9大主流知识库管理软件

1.PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；

【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2.Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。

【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3.幕布

幕布是一款结合了大纲笔记和思维导图功能的管理工具，定位于帮助用户通过简洁高效的方式来组织和管理信息。作为中国市场上一款受欢迎的工具，幕布的市场地位稳固，以其极简设计和多功能性赢得了广泛用户的认可。其企业实力和市场占有率也逐步提升，特别是在知识管理和思维整理领域拥有一席之地。

幕布的主要功能包括大纲笔记的创建与管理、一键生成思维导图、知识拆解与整理、任务管理和项目跟踪。此外，幕布支持跨平台使用，用户可以在iOS、Android、macOS、Windows等多个平台上无缝切换，并且提供了云端同步功能，确保数据安全和便捷访问。它还具备团队协作功能，允许多人同时编辑文档，适合用于项目例会、沟通讨论和目标制定。

优势方面，幕布以其直观的操作界面和简洁的设计赢得了用户的喜爱。它不仅支持快速的笔记与思维导图转换，还提供了多样化的模板库，满足不同用户的个性化需求。幕布的跨平台支持和灵活的协作功能使其成为许多用户的首选工具。

幕布适用于广泛的用户场景，无论是个人的日常生活规划、学习笔记管理，还是企业的项目管理与团队协作，都能通过幕布来实现更高效的工作流程。对于需要频繁整理信息、梳理思路或进行头脑风暴的用户，幕布更是一个理想的选择。

【官网：https://mubu.com】

4.腾讯文档

腾讯文档是腾讯公司推出的一款基于多人实时在线编辑技术的文档协作与文件共享平台，依托腾讯强大的云计算和技术实力，在市场上占据重要地位。腾讯文档不仅在个人用户中广受欢迎，还广泛应用于企业环境，支持高效的团队协作与知识管理。

腾讯文档的主要功能包括在线文档、表格、幻灯片等多种格式的实时协作编辑，支持多人同时编辑文档，并提供丰富的模板选择。它还支持数据收集表、思维导图和流程图的制作，满足不同办公场景的需求。此外，腾讯文档提供了精细化的权限管理，确保文档共享的安全性。

腾讯文档的优势在于其与腾讯其他产品的无缝集成，如微信和QQ，使用户能够方便地在多平台之间进行协作。同时，它的高安全性和灵活的权限控制，特别适合企业内部的文档管理和团队协作。此外，腾讯文档的用户界面友好，使用简单，适合从小型团队到大型企业的各种用户群体。

腾讯文档适用于多个用户场景，包括企业的知识库管理、项目协作、数据收集和日常办公等。它在教育、金融、制造业等行业中的应用也十分广泛，帮助企业提升工作效率，降低运营成本。

【官网：https://docs.qq.com】

5.坚果云

坚果云是一款由上海亦存网络科技有限公司开发的云存储和文件管理工具，在国内市场上有着稳固的地位和广泛的用户基础。它通过为用户提供可靠的文件同步、备份和分享服务，帮助个人和企业用户更高效地管理和保护重要文件。

坚果云的主要功能包括自动同步本地文件夹与云端存储、历史版本管理、文件加密、团队协作共享文件夹以及跨平台支持等。这些功能让用户可以随时随地访问和管理自己的文件，并确保数据安全。

坚果云的优势在于其高效的同步速度、强大的安全性，以及良好的用户体验，特别适合那些需要频繁管理和备份文件的专业人士或小型团队。

适用的用户场景包括企业文件备份与管理、团队协作文件共享以及个人的跨设备文件同步需求。

【官网：https://jianguoyun.com】

6.Notion中国版

Notion中国版是一款功能强大且灵活的工作区管理工具，致力于满足个人和团队的多种需求。Notion最早由美国的Notion Labs公司开发，目前在全球拥有广泛的用户基础，并逐步在中国市场站稳脚跟。其用户界面友好，功能全面，受到许多初创公司和大型企业的青睐。

Notion提供了多种功能，包括文档管理、任务跟踪、数据库创建和知识库维护。每个页面都可以自由组织和布局，用户可以通过添加不同类型的内容块来定制自己的工作空间。它的多视图功能（如表格、看板、日历等）使项目管理变得更加直观和高效。

Notion的优势在于其高度的灵活性和定制化能力。用户可以根据自身需求调整工作区的布局和功能，适合从个人使用到团队协作的多种场景。此外，Notion还提供了强大的集成功能，可以与其他工具和平台无缝衔接，提升工作效率。

适用的用户场景包括个人项目管理、团队协作、企业知识库管理等。Notion尤其适合那些希望在一个平台上整合多种功能的用户群体，无论是小型团队还是大中型企业，都能找到适合的使用方式。

【官网：https://notionchina.co】

7.Evernote

Evernote 是一款广受欢迎的笔记管理工具，专注于帮助用户捕捉、组织和管理各类信息。作为市场上的领先者之一，Evernote 已成为许多个人和企业的首选工具。它提供了强大的笔记记录、任务管理和多设备同步功能，适用于从个人日常管理到团队协作的各种场景。

主要功能包括创建和编辑富文本笔记、添加图像和音频、网页剪辑、PDF标注、文档扫描等。此外，Evernote 还支持多设备同步，确保用户随时随地访问他们的笔记。高级用户可以利用其搜索功能，通过标签、关键词甚至手写识别快速找到需要的信息。

Evernote 的优势在于其强大的搜索功能、多平台兼容性以及与第三方应用的无缝集成，如 Google Drive 和 Slack。这些功能使得 Evernote 能够满足各种复杂需求，从简单的笔记记录到复杂的项目管理。此外，用户界面友好，学习曲线较低，新用户能够快速上手。

适用用户场景非常广泛，从学生和学者到企业团队再到创意工作者，都能从中获益。学生可以用它来管理课程笔记和研究资料；企业可以利用它进行项目管理和团队协作；创意工作者则可以用它来捕捉灵感和组织创意内容。无论是个人还是团队，Evernote 都是一个强大的知识管理工具。

【官网： https://evernote.com/】

8.SharePoint

SharePoint 是由微软开发的一款企业级协作和内容管理工具，广泛应用于全球各类企业。目前，超过20万家组织和1.9亿用户依赖SharePoint来构建企业内部的协作平台和内容管理系统。这款工具凭借其强大的可扩展性和企业级功能，成为了市场上的领先产品之一。

SharePoint 提供了多种功能，涵盖文档管理、项目管理、团队协作、流程自动化等。用户可以使用SharePoint创建公司内网，管理项目文档，建立自定义的工作流程，并通过与Outlook和Teams的集成，轻松组织和跟踪任务。此外，SharePoint 还支持信息权限管理（IRM）和企业合规性策略，确保企业数据的安全性和合规性。

SharePoint 的优势在于其高度的集成性和灵活性。作为Microsoft 365的一部分，它能够与其他微软产品无缝协作，提供统一的用户体验。同时，SharePoint 具备强大的文档管理和搜索功能，支持大型文档库的管理和用户并发访问。这些特性使其成为大型企业处理复杂业务环境的理想选择。

SharePoint 适用于需要集中管理文档、推动团队协作并且有严格数据安全要求的企业。无论是用于创建企业内部网站，还是支持跨部门的项目协作，SharePoint 都能提供可靠的支持。它特别适合大中型企业，以及那些已经在使用Microsoft 365生态系统的组织。

【官网：https://www.microsoft.com】

9.Confluence

Confluence 是一款由澳大利亚软件公司Atlassian开发的企业协作和知识管理工具，广泛用于全球各类企业。Confluence在全球拥有强大的用户基础，其功能涵盖了从小型团队到大型企业的广泛需求。

主要功能方面，Confluence提供了强大的文档创建、编辑和协作功能。用户可以在一个集中的平台上创建和管理项目文档、笔记、设计图和计划等。Confluence允许团队成员实时协作，支持评论、标注和通知功能，让团队始终保持同步。此外，它还提供了模板、版本控制和搜索功能，方便用户快速找到和管理所需的信息。

优势主要体现在其灵活性和扩展性上。Confluence提供了广泛的定制选项和强大的权限管理，使其能够适应不同规模和复杂度的团队需求。它的直观界面和丰富的模板库使得即使是没有技术背景的用户也能轻松上手。此外，Confluence的强大集成能力和高度安全性使其成为企业文档和知识管理的理想选择。

适用场景包括需要集中管理文档和知识的企业，尤其是那些需要跨部门或跨地域协作的团队。它特别适合研发团队、产品管理团队和市场营销团队使用，可以用于管理项目、计划市场活动、撰写技术文档等。

【官网：https://www.atlassian.com/software/confluence】

二、不同规模的部门如何选择适合的知识库管理工具

对于小团队来说，轻量级且易上手的工具更合适。Notion和Evernote这样的软件，由于其简洁的界面和灵活的组织方式，特别适合小型团队使用。这些工具不仅价格亲民，还能快速部署，无需复杂的设置和培训。这对小型团队来说尤为重要，因为他们通常没有专门的IT支持。

大规模部门或公司则需要考虑扩展性和整合性。Confluence、Zendesk和SharePoint等企业级工具提供了强大的集成功能，能够与现有的企业系统无缝连接。这些工具通常有着更复杂的权限管理和更全面的支持服务，适合那些需要处理大量信息并且需要严格安全控制的大型组织。

在选择时，还要考虑未来的扩展需求。即便现在团队规模较小，但如果公司有扩展计划，那么选择一款可以随着公司成长而扩展的工具至关重要。提前规划，避免未来重新选择工具带来的麻烦和成本。

三、各主流知识库管理软件在功能和价格上有何差异

功能方面：Confluence和Notion是功能非常全面的选项。Confluence以其强大的文档管理和团队协作功能著称，特别适合大型企业和复杂项目。而Notion则提供了高度自定义的工作空间，适用于多种类型的工作流。不过，功能越多，学习曲线也就越陡。如果团队成员对新工具的适应能力有限，可以考虑更简单直观的工具，比如Evernote。

价格方面：企业级工具如Confluence和Zendesk往往价格较高，特别是当用户数量增加时，成本可能迅速攀升。相比之下，Notion和Dokuwiki提供了相对低廉的价格，甚至有免费版本或开源选项。这些低成本工具虽然功能可能不如企业级产品丰富，但对于预算有限的部门来说，性价比非常高。

最终的选择应该平衡功能需求和预算限制。如果不确定，可以先从免费或低成本的工具开始，然后根据部门的实际需求逐步升级到更高级的方案。这样既可以控制成本，又能确保团队能充分利用所选工具。

四、如何根据部门需求评估知识库管理软件的实用性

明确部门的主要用途：对于知识共享来说，结构化的信息管理和搜索功能尤为重要。像Dokuwiki和BookStack这种工具，特别擅长文档的分类和索引。对于项目协作，实时编辑和团队沟通功能则必不可少。

考虑团队的技术背景：如果团队成员大多不具备技术背景，那么一款易用的工具就显得非常重要。Notion和Evernote以其直观的界面和低学习成本，非常适合技术能力较弱的团队。而对于技术能力较强的团队，开源工具如Dokuwiki则提供了更多的自定义和扩展功能。

考虑软件的整合性：一个好的知识库管理软件，应该能与部门现有的工具无缝衔接。比如，如果部门已经使用了Jira进行项目管理，那么选择能与Jira无缝整合的Confluence可能是最佳选择。这样不仅能提高工作效率，还能减少额外的管理和维护工作。

总结

选择适合的知识库管理软件对于提升部门效率和促进团队协作至关重要。每个工具都有其独特的优势和适用场景，关键在于找到最契合部门需求的那一款。通过深入了解各大主流软件的功能、优势和适用场景，可以做出更加明智的决策，为团队选择一款既能提升生产力，又能满足长期发展的工具，为团队创造更高的价值。

常见问答（FAQS）

1. 知识库管理软件适合哪些类型的团队使用？

答案：知识库管理软件适合各种规模和类型的团队使用，从小型创业公司到大型企业均可受益。尤其是研发、技术支持、产品管理和市场营销等需要频繁协作和信息共享的团队，使用知识库管理软件可以显著提高工作效率和信息管理能力。

2. 如何确保知识库管理软件中的信息安全？

答案：确保知识库管理软件中的信息安全，通常可以通过设置严格的访问权限、定期备份数据、使用加密技术以及选择具备强大安全功能的软件供应商来实现。此外，定期进行安全审计和员工培训也有助于增强系统的整体安全性。

3. 知识库管理软件能否与其他工具集成？

答案：许多知识库管理软件可以与其他工具进行集成，例如项目管理工具（如Jira、Trello）、通讯工具（如Slack、Microsoft Teams）、文档编辑工具（如Google Docs、Microsoft Office）等。这种集成可以帮助团队在现有工作流中更高效地使用知识库管理软件。

4. 使用知识库管理软件的主要优势是什么？

答案：使用知识库管理软件的主要优势包括：集中化的知识管理、提高团队协作效率、减少重复劳动、提升信息查找速度，以及帮助新员工更快上手。此外，这类软件还提供版本控制和权限管理功能，确保知识的安全性和更新及时性。

5. 开源的知识库管理软件值得考虑吗？

答案：开源的知识库管理软件通常是值得考虑的，特别是对于预算有限的部门。开源软件通常免费，且具有高度的可定制性。不过，需要注意的是，开源软件可能在用户支持和维护方面不如商业软件，因此要确保有足够的技术资源来管理和维护这些工具。