技术选型指南：企业文档管理，这10款软件工具你不可不知

比较好用的 10 款企业文档管理系统推荐：1.PingCode；2.Worktile；3.语雀；4.Revver；5.M-Files；6.Dokkio；7.OpenKM；8.泛微OA；9. 飞书文档；10.石墨文档。

管理企业文档常常让人头疼：信息太多、不易找到、安全问题多。在高效率和保密性要求日益严格的今天，传统的文件夹管理方式已经难以满足现代企业的需求。一个好的文档管理软件能改变这一切，但找到合适的工具并不简单。

一、比较好用的10款企业文档管理系统

1、PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2、Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3、泛微OA

泛微OA是中国领先的协同办公系统供应商，专注于为大中型企业提供数字化转型解决方案。该公司服务于70,000多家客户，涵盖87个行业领域，帮助企业优化内部流程、提升效率，并通过其创新的OA系统占据了市场的领先地位​。

主要功能包括文档管理、流程审批、项目管理、人力资源管理、客户关系管理等。它还支持与多个系统的集成，帮助企业实现一体化管理和信息共享，消除信息孤岛问题。

泛微OA的优势在于其强大的可定制性和高安全性，支持内外协同，确保企业敏感数据的安全。其平台灵活，能够根据企业需求进行深度配置，满足不同规模和行业的特定需求。

泛微OA特别适用于需要高效管理文档和工作流的中大型企业，以及希望通过数字化办公提高工作效率的组织。它为企业的管理和协作提供了一站式解决方案，尤其适合那些需要处理复杂流程的公司​。

更多信息，请访问泛微的官网：www.weaver.com.cn

4、OpenKM

OpenKM 是一款集成了文件管理、用户协作和高级搜索功能的文档管理软件。这个平台通过提供一系列的管理工具，比如定义不同用户的角色、文档级别的安全措施、完整的活动日志以及自动任务配置，使得文档管理变得既简单又高效。

主要功能包括但不限于版本控制、工作流定义、自动化任务应用、以及强大的模块系统扩展等。OpenKM 特别强调其灵活性和互操作性，提供了丰富的定制化和集成选项，以适应不同业务需求​。

OpenKM 的优势在于其全面的文档管理能力，可以帮助组织不仅简化文档相关工作，还能确保数据的安全性和合规性。其自动化的元数据捕获和光学字符识别（OCR）功能极大地提高了文档处理的速度和准确性。

这个系统适用于需要高度文档管理和控制的各种组织，无论是需要严格遵守记录保存法规的企业，还是希望提高研发效率的科研机构。OpenKM 通过其强大的功能帮助用户从文档管理中获得最大的业务价值。

更多信息，请访问 OpenKM 的官网：www.openkm.com.

5、Dokkio

Dokkio 是一款利用人工智能技术提供云文件协作的工具，已成为推动团队协作和文件管理效率的重要平台。该软件特别适用于需要高效整理和管理文件的团队和个人，使其在多个云存储服务之间进行无缝集成和协作。

Dokkio 主要功能包括管理多个活动、搜索文档和文件、整理研究材料、组织内容库以及集成所有文件和内容到一个统一的平台。这些功能帮助用户将分散的存储转化为有组织的团队协作环境，显著提高工作效率和项目管理能力。

该平台的优势在于其强大的人工智能功能，可以自动识别和标记内容，简化了研究和文档整理工作。此外，Dokkio 还提供了丰富的搜索和整理工具，使用户能够快速找到所需信息，无论这些内容最初是如何被存储和命名的​。

Dokkio 特别适用于需要处理大量分散文件的企业和研究团队。无论是科研人员进行信息收集，还是企业团队管理日常文档，Dokkio 都能提供有效的支持。它帮助团队在一个集中平台上协作，从而提高整体的项目效率和文档管理的安全性。

更多信息和详细功能，可以访问 Dokkio 的官方网站：www.dokkio.com.

6、Revver

Revver（原名eFileCabinet）是一款经过多年发展并获得多个奖项的文档管理平台，旨在通过数字化和自动化文件依赖性工作来转变传统的文档管理方式。这个平台不仅支持最佳实践并提供可重复的、可扩展的业务流程自动化，而且还帮助团队遵守合规和治理政策，致力于将繁琐的文件管理工作转化为推动组织成长和产生积极影响的强大工具​。

Revver的核心功能包括实时文档编辑、访问权限控制、版本跟踪和内置聊天功能。此外，它还提供了文件和文件夹的自动化模板，高级搜索功能，以及电子签名等工具，使文件管理更加高效和安全​。

该平台的主要优势在于其易于使用的界面和强大的自动化功能，能够显著提高工作效率，减少人为错误，并加速业务流程。Revver还特别重视文件的安全性和合规性，提供严格的访问控制和自动化的治理措施，确保文档的安全和组织的合规性。

Revver非常适合那些需要优化复杂文件处理流程的中大型企业，尤其是在金融服务、政府、医疗保健、保险、物流和制造等行业中，这些行业对文档管理的要求尤为严格和复杂。

更多关于Revver的信息和功能，可以访问官方网站：www.revverdocs.com。

7、M-Files

M-Files 是一款智能化文档管理平台，通过元数据驱动技术，帮助企业简化文档存储、检索和管理流程。作为市场领先的解决方案，M-Files

在全球拥有超过5000家客户，覆盖众多行业。它不仅支持文件的创建、协作和审批，还提供全方位的文档安全、合规性和审计追踪，确保企业在各类业务环境下高效、安全地处理文档。

M-Files
的主要功能包括自动化工作流、版本控制、元数据搜索、电子签名支持和移动端访问。用户无需依赖传统文件夹结构，通过元数据即可轻松定位所需文档。同时，它与
Microsoft 365、Salesforce、SharePoint 等多个主流平台无缝集成，提升了跨平台操作的便捷性。

M-Files 的优势在于其强大的搜索功能和简化的用户界面，用户可以快速访问任何存储在不同系统中的文档。此外，它提供了高效的文档共享和协作功能，确保信息安全的同时，实现团队协同工作和数据共享。

M-Files 适用于需要高效管理和存储大量文档的各类企业，尤其是那些对合规性和安全性有严格要求的行业，如金融、制造和法律领域。

更多信息请访问官网：www.m-files.com。

8、语雀

语雀是阿里巴巴开发的一款企业级知识管理和文档协作工具，自推出以来已广泛服务于多个行业，包括技术、教育和媒体等。该平台以其系统化的知识管理和高效的协作功能在业界获得认可，特别是其能在企业内部广泛推广使用，显示了其在市场上的强大影响力和广泛的适用性。

语雀的核心功能包括结构化的知识库管理，支持丰富的文档类型如Markdown和Office文件，同时提供了多人实时协作编辑文档的能力。此外，语雀还具备任务管理、文档共享和评论等功能，支持插入多种内容如代码块和数学公式，使得内容创建和知识共享更为高效和灵活。

语雀的主要优势在于其深度集成和高度定制的界面，能够满足各种复杂的企业应用需求。其金融级的数据安全保护和全面的权限设置也确保了企业数据的安全性。语雀支持的高效知识创作和团队协作功能，特别适用于需要高度信息整合和快速知识沉淀的组织。

语雀适用于各种规模的企业和团队，尤其适合那些需要系统化管理大量信息和文档的企业。从技术团队到研发部门，从初创企业到大型集团，都可以通过语雀实现信息的有效管理和团队的高效协作。

更多关于语雀的信息，可以访问其官网：https://www.yuque.com.

9、石墨文档

石墨文档是由武汉初心科技有限公司在2014年创立的在线协作文档品牌，已经发展成为国内外广泛认可的企业协作办公软件。该平台在企业在线文档协作领域中表现出色，特别是在云端协作和文档安全管理方面具有明显优势，服务于包括互联网、教育、媒体等多个行业的85万家知名企业用户。

石墨文档的主要功能包括实时多人协作编辑、云端自动存储、版本控制、权限管理以及支持多种文件格式如Office、PDF和Markdown的在线预览等。其灵活的权限设置和细化的管理功能，使得团队协作更加透明和高效。

石墨文档的优势在于其简洁易用的界面和强大的实时协作能力，支持多端同步操作，确保团队成员可以随时随地进行高效沟通和协作。此外，石墨文档还提供了严格的内容安全控制措施，如访问者水印和访问权限管理，有效防止信息泄露。

石墨文档特别适用于需要频繁协作的团队，如项目管理团队、研发团队以及需要高度数据安全保护的企业。无论是日常的文档处理还是复杂的项目协作，石墨文档都能提供有效的支持和解决方案。

更多详细信息，您可以访问https://www.shimo.im。

10、飞书文档

飞书文档是字节跳动推出的一款企业级协作平台的重要组成部分，已经在国内外众多企业中获得了广泛的应用和认可。作为一个综合性的办公自动化工具，它不仅提供文档管理，还整合了即时通讯、视频会议和任务管理等多功能协作工具，支持现代企业的多元化办公需求。

主要功能包括实时协作编辑文档、任务分配、日程管理、以及内容分享等。飞书文档支持多种数据格式和丰富的文档模板，使内容创作和数据整理更加高效。

其优势在于提供一站式的办公解决方案，通过高度集成的平台减少了切换不同应用程序的需要，提升了工作效率。同时，强大的数据安全措施和便捷的移动办公功能，使其成为适应快速发展和高效需求的企业的理想选择。

飞书文档适用于需要高效团队协作和灵活文档管理的各类企业和组织。无论是初创企业、中小企业还是大型企业，都可以利用飞书提高办公效率和团队协作性。

更多信息，请访问https://www.feishu.cn。

二、如何选择适合你企业的文档管理软件

选择合适的文档管理软件对于提高企业效率和文件安全性至关重要。首先，需要考虑软件是否支持你的业务需求。不同的企业有不同的需求，比如文档共享、版本控制和搜索功能。例如，如果你的团队经常需要远程协作，那么一款强大的云基础协作功能就非常重要。

其次，考虑用户友好性。软件应该易于使用，让所有员工都能快速上手，不需花费太多时间学习操作方法。可访问性也很关键，确保团队成员可以在任何设备上访问文档，无论他们身处何地。

最后，软件的可扩展性是一个不可忽视的因素。随着企业的发展，你的需求可能会改变，选择一款能够随着企业成长而升级和扩展的软件产品尤为重要。根据Gartner的研究，企业应优先考虑那些提供强大后续支持和服务的软件供应商。

三、你的团队在文档协作中遇到哪些挑战

文档协作在现代企业中是不可或缺的，但也面临诸多挑战。通常，团队成员在不同的时间和地点工作，这要求文档管理系统必须支持实时的多人编辑和更新，以避免信息孤岛。

另一个常见问题是版本控制。没有有效的版本管理系统，团队成员可能会在过时的文档上工作，从而导致工作重复或错误。因此，选择一款能够自动保存历史版本并允许快速回溯的文档管理软件至关重要。

此外，协作工具的集成也是一个关键考虑因素。最好的文档管理系统可以与其他工具如电子邮件、项目管理软件和即时通讯工具无缝集成。这种整合可以显著提高工作流程的效率，正如Forbes报道，集成平台可以提升团队效率高达30%。

四、数据安全如何在企业文档管理中保障

在任何企业文档管理系统中，数据安全都是首要考虑的问题。首先，强大的访问控制机制是必需的。这意味着系统应能精确控制谁可以访问哪些文档，包括查看、编辑和删除的权限。这种权限设置可以最大程度上减少内部数据泄露的风险。

加密是保护存储和传输中文档的另一个关键技术。选择一款提供端到端加密功能的管理系统，可以确保数据在传输过程中不被未授权访问。此外，定期的安全审计和漏洞扫描也是必不可少的，以确保系统始终处于最佳的安全状态。

最后，备份也非常重要。企业应选择一款支持自动备份功能的文档管理软件，确保在发生数据丢失或系统故障时，可以迅速恢复业务操作。根据MIT Technology Review的报告，有备份支持的企业在遭遇数据丢失事件后的恢复速度比没有备份的企业快50%以上。

总结

在当今数字化快速发展的商业环境中，有效的企业文档管理已经成为提高效率、保证数据安全和支持合规性的关键。通过实施先进的文档管理工具，企业不仅能够优化信息流动，减少文件管理成本，还能增强团队协作和决策效率。因此，选择一个功能全面、安全可靠且易于扩展的文档管理系统对于任何希望在激烈的市场竞争中保持领先的企业来说，都是一个不可或缺的投资。最终，合理的文档管理策略将使企业能够更好地掌握业务运营，从而推动持续创新和成长。

常见问答（FAQS）：

1.企业文档管理工具是什么？

企业文档管理工具是用来帮助企业系统地存储、管理、保护和检索各类文档和信息的软件系统。

2.如何选择合适的文档管理工具？

选择文档管理工具时应考虑其功能、安全性、用户界面、扩展性、支持的文件类型及其与其他系统的集成能力。

3.文档管理工具如何提高工作效率？

通过自动化处理流程、简化文件访问、提供高效的搜索工具和支持多用户协作，文档管理工具能显著提高工作效率。