如何选择适合你的文档管理系统？推荐9款工具

本文推荐的9款企业文档管理软件包括:1. PingCode；2.Worktile；3.腾讯文档；4.飞书文档；5.语雀；6.石墨文档；7.WPS Office；8.Zoho Docs；9.Confluence。

在企业管理中，文档的混乱和信息的丢失是最让人头疼的事之一。许多企业还在用传统的方式处理文档，这不仅效率低下，还可能导致重要文件的丢失或难以追踪。而且，随着团队的扩展，如何确保每个人都能方便地访问最新版本的文件，如何满足安全存档和数据合规的需求，也变得越来越重要。我一直在寻找能够解决这些问题的文档管理软件，经过深入研究，总结出2024年不可错过的9款工具。每一款都经过市场验证，具备高效的存档功能、安全保障、团队协作支持等优势。无论是中小企业还是大型组织，总有一款适合你的需求。

2024不可错过的9款企业文档管理软件

1. PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。
PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；
PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；
该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；
【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2. Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。
此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。
【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3.腾讯文档

腾讯文档是腾讯公司推出的一款在线文档管理与协作工具，具备较强的市场竞争力，尤其在中国国内市场占据领先地位，适用于各类企业和个人用户。作为互联网巨头，腾讯依托其生态系统为用户提供多平台无缝的文档管理服务。主要功能：支持多人实时协作编辑文档、表格、演示文稿，提供自动保存、版本管理、权限控制等功能，且可通过QQ、微信快速分享和访问文档。优势：腾讯文档提供强大的跨平台支持和便捷的社交账户登录方式，具备高度的安全性和操作简单的界面，且可与腾讯生态中的其他工具无缝整合。适用用户场景：适用于需要高效文档协作的中小型企业，以及个人用户，特别是那些需要经常远程办公或团队合作的场景。
官网：https://docs.qq.com

4.飞书文档

飞书文档由字节跳动推出，旨在提升团队协作和办公效率。字节跳动作为中国领先的科技公司，依托其技术和生态，飞书文档在国内市场拥有较强的用户基础，尤其受到现代化企业的青睐。主要功能：提供在线文档、表格、思维笔记等功能，支持多人实时编辑、内容共享、版本控制以及丰富的模板库，能满足不同企业的需求。优势：飞书文档的优势在于其高度集成，能与飞书的其他功能如即时通讯、视频会议无缝对接，极大地提升了团队协作效率，同时具备较高的数据安全保障。适用用户场景：适合中大型企业，尤其是需要远程协作、敏捷管理和数据隐私保护的团队。
官网：https://www.feishu.cn

5.语雀

语雀是阿里巴巴旗下的一款文档协作与知识管理工具，凭借阿里巴巴的技术和资源支持，语雀在国内迅速崛起，成为许多中小企业和开发者的首选文档管理平台。主要功能：提供文档编辑、知识库、任务管理和话题讨论等功能，用户可创建、存储并共享知识，支持实时协作和讨论，帮助企业系统化管理大量信息。优势：语雀具备结构化的知识管理功能，支持不同形式的文档，并且操作界面简洁流畅，适合需要管理大量知识和文档的团队。适用用户场景：特别适合中小企业、技术团队及知识密集型团队，能够满足知识管理、协同办公等需求。
官网：https://www.yuque.com

6.石墨文档

石墨文档是一款由国内团队开发的文档协作工具，专注于简洁高效的多人文档编辑体验。作为国内最早的在线协作文档工具之一，它在市场上占有一席之地，特别是注重简约设计和实用性的用户群体。主要功能：支持多人实时协作编辑文档、表格、幻灯片，提供版本历史追踪、模板支持、自动保存等核心功能，同时具备在线评论、讨论区等增强团队协作的功能。优势：界面简洁明了，功能聚焦，适合需要高效文本编辑和协作的团队。石墨文档还支持多平台同步，方便用户随时随地办公。 适用用户场景：中小型团队、自由职业者以及需要频繁进行文档协作的办公人员，尤其适合简单、高效的日常办公需求。
官网：https://shimo.im

7.WPS Office

WPS Office由中国的金山软件公司开发，作为国内最早的办公软件之一，它在市场中拥有广泛的用户基础，尤其是在个人和中小企业市场中占据重要位置。WPS Office在国内外都享有较高的知名度。主要功能：提供文档、表格、演示文稿编辑与协作，具备文件格式转换、PDF编辑、文档模板等丰富的功能，且支持多人实时协作和云存储功能。优势：界面友好且支持多平台，兼容性强，适配Microsoft Office文档格式，同时具备大量免费的模板和插件，适合各种办公需求。 适用用户场景：适合个人用户、中小型企业，尤其是需要一体化办公解决方案的用户，支持在线和离线模式切换。
官网：https://www.wps.cn

8.Zoho Docs

Zoho Docs是印度公司Zoho推出的企业级文档管理与协作平台，专注为全球中小企业提供经济实惠的云端办公解决方案，Zoho在全球范围内拥有庞大的客户群。 主要功能：提供在线文档编辑、文件共享与存储、版本控制、权限管理，支持跨平台同步，且集成Zoho Office Suite其他办公工具。 优势：Zoho Docs以安全性著称，提供了全面的权限管理和数据保护功能，适合有远程办公需求的团队，且性价比极高。 适用用户场景：中小型企业，尤其是需要云端办公、文档管理和协作工具的企业用户。
官网：https://www.zoho.com/docs

9.Confluence

Confluence是Atlassian公司推出的一款企业级协作与文档管理工具，广泛应用于全球各类企业，特别是在项目管理和知识管理方面表现突出。Atlassian是全球领先的协作工具供应商。 主要功能：提供项目文档管理、知识库、团队协作等功能，支持文档编辑、权限管理、任务分配和项目跟踪，并可与Jira等项目管理工具无缝集成。 优势：Confluence的优势在于其强大的项目管理和团队协作功能，适合跨部门、跨项目的团队使用，并且集成度高，支持多种第三方应用。 适用用户场景：中大型企业，特别是需要进行复杂项目管理和知识管理的团队。
官网：https://www.atlassian.com/software/confluence

如何选择兼具高效存档和数据安全的文档管理软件

企业数据安全的重要性不言而喻，尤其在当今的数字化时代。信息泄露或文件丢失不仅仅影响业务，还可能引发法律问题。因此，企业需要选择一款既能高效存档，又有严格数据安全保障的文档管理软件。
DocuWare就是一个不错的选择。它不仅支持快速的文档存档，还提供先进的加密技术，确保文档的安全。DocuWare符合GDPR等国际数据合规标准，非常适合那些有严格数据安全需求的企业。此外，它的自动化归档功能还能帮助企业减少人为操作错误，提升整体存档效率。根据Gartner的研究，60%的中型企业计划在未来三年内增加对数据安全的投入。
另外一个推荐的是Box，它主打企业级文件存储和管理，尤其注重数据的加密和访问控制。Box支持多层加密技术，确保即使文件在传输过程中，也不会被截获。它的合规性极强，能够满足全球不同地区的法规要求。

总结

在选择适合自己企业的文档管理工具时，最重要的是明确企业的实际需求，不同工具提供了不同的功能和优势，涵盖了从协作、存储、安全性到跨平台操作等各个方面。无论是小型企业追求简洁高效的解决方案，还是大型企业需要高度安全、权限控制的工具，市场上都有相应的选择。通过本文推荐的2024年不可错过的9款工具，相信你可以找到一款适合企业需求的文档管理解决方案，帮助团队更好地协作、管理和保护企业的核心文档。

常见问答(FAQ)

1. 文档管理工具主要解决哪些问题？
文档管理工具主要用于解决企业在管理大量文件时面临的难题。它能帮助用户集中存储、组织和归档文件，避免文件丢失或重复。通过权限控制和版本管理，还能确保信息的安全性和更新的实时性，同时方便团队协作与跨部门沟通。
2. 如何选择适合自己企业的文档管理工具？
选择文档管理工具时，应考虑企业的具体需求，例如团队规模、所需的协作功能、数据安全要求和预算。小型企业可能需要轻量级、易上手的工具，如石墨文档或腾讯文档，而大型企业则更可能选择功能更复杂、支持权限管理和高级安全功能的工具，如Box或Confluence。
3. 文档管理工具如何确保数据安全？
大部分文档管理工具都提供多层次的安全措施，如数据加密、权限控制、操作日志记录和两步验证等。同时，企业还可通过内部部署或选择符合国际安全标准的工具（如GDPR、ISO 27001认证）来增强数据安全性。
4. 文档管理工具支持哪些文件格式？
常见的文档管理工具一般支持广泛的文件格式，包括但不限于Word文档（.doc/.docx）、Excel表格（.xls/.xlsx）、PDF文件、图像文件（如JPEG、PNG）以及PowerPoint演示文稿（.ppt/.pptx）。部分工具还提供文件格式转换功能，如WPS Office或OnlyOffice。
5. 如何确保团队成员可以实时协作？
大多数现代文档管理工具，如飞书文档、Google Docs和Zoho Docs，都支持多人同时编辑同一文件。系统会自动同步所有修改，并保留版本历史，确保每个团队成员都能看到最新的更改。同时，这些工具通常配有聊天功能，方便即时沟通。