8大文档管理系统：2024年企业效率提升利器

本文主要介绍了以下8大文档管理系统：1.PingCode; 2. Worktile；3. 石墨文档；4. 腾讯文档；5. 百度网盘企业版；6. 坚果云；7. Evernote；8. Confluence。

在数字化转型的浪潮中，文档管理系统成为了企业提升工作效率、保障信息安全的重要工具。面对海量的文件和数据，如何有效管理成为了每个企业管理者的痛点。今天，我将为大家揭开2024年八大主流文档管理系统的面纱，看看它们如何帮助企业解决文档管理的难题。

一、8大文档管理系统推荐

1.PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；
【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2.Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。
【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3.石墨文档

石墨文档是一款在文档协作领域表现出色的工具，广泛适用于各类团队的日常协作需求。它以实时多人编辑功能为核心优势，团队成员无论身处何地，都能同时对文档进行编辑操作，这极大地提高了协作的效率和及时性。同时，它具备完善的文档历史版本管理功能，每一次的修改记录都能清晰追溯，方便团队成员了解文档的演变过程。评论和批注功能则为成员之间的沟通提供了便捷的渠道，大家可以在文档中直接发表自己的想法和意见。此外，团队共享文件夹的设置使得文件的集中管理和共享变得更加容易，团队成员可以快速找到所需的文件。石墨文档的界面设计简洁直观，操作方便，通过强大的协作功能，有效避免了因文档版本不一致而带来的困扰，是团队高效协作的得力助手。
【官网：https://shimo.im】

4.腾讯文档

腾讯文档是由腾讯公司推出的一款功能强大的文档管理系统，其用户群体涵盖了各种规模的团队以及个人用户。它具备多人实时编辑功能，这使得团队成员可以同时对文档内容进行修改，极大地提高了协作效率。文档分享功能十分便捷，用户可以轻松地将文档分享给其他成员，无论是在团队内部还是与外部合作伙伴进行协作，都能快速传递信息。权限设置功能是腾讯文档的一大特色，它能够根据用户的需求，对文档的访问权限进行精细的设置，从而保障文档的安全性和隐私性。此外，腾讯文档还提供了在线模板和智能排版等实用的特色功能，这些功能为用户在创建和编辑文档时提供了更多的便利和选择。由于它与腾讯公司的其他产品具有较高的集成度，用户可以在腾讯的生态系统内更加便捷地使用该文档管理系统，其操作简单易懂，深受广大用户的喜爱。
【官网：https://docs.qq.com】

5.百度网盘企业版

百度网盘企业版是专门为企业用户设计的一款文件存储和管理系统。它拥有海量的存储空间，可以满足企业大量文件的存储需求，无论是文档、图片还是视频等各种类型的文件，都能在其中找到安身之所。该系统支持文件的上传、下载和分享等基本操作，方便企业内部员工之间进行文件的传递和交流。在文件权限管理方面，百度网盘企业版表现出色，它能够针对不同的用户或用户组，设置不同的访问权限，确保文件的安全性和保密性。例如，企业管理者可以对重要文件设置严格的访问权限，只有特定的人员才能查看和修改。同时，通过分类管理和搜索功能，企业员工可以快速地找到自己所需的文件，提高了工作效率。这种分类管理可以根据文件的类型、部门、项目等多种维度进行，而搜索功能则支持关键词搜索，使得文件查找更加精准和高效。百度网盘企业版是企业进行文件管理的一款实用工具。
【官网：https://pan.baidu.com/enterprise】

6.坚果云

坚果云是一款专注于文件同步和共享的文档管理系统，适用于个人和企业用户。它提供了高效的文件同步功能，无论用户使用何种设备，只要设备与坚果云账户关联，就能确保获取到最新的文件版本。在多人协作方面，坚果云支持对部分文件类型（如 Office 文档等）进行协作编辑，团队成员可以共同对文件进行修改和完善。文件分享功能简单易用，用户可以通过链接或邀请的方式将文件共享给其他人。此外，坚果云还拥有强大的文件版本管理功能，它可以记录文件的每一次修改历史，用户可以随时查看文件的历史版本，以便于回溯文件的演变过程。为了保障文件的安全性和隐私性，坚果云采用了安全加密技术，对文件进行加密处理，防止文件在传输和存储过程中被窃取或篡改。坚果云以其高效的文件同步、协作编辑、分享和安全保障功能，为用户提供了便捷的文档管理服务。
【官网：https://www.jianguoyun.com】

7.Evernote

Evernote 是一款适用于个人和团队的知识管理和文档存储系统。它支持多种类型的文档创建和存储，包括文字、图片、音频等多种形式，满足了用户不同的知识记录需求。在知识管理方面，Evernote 具备强大的搜索功能，用户可以通过关键词搜索快速找到自己所需的文档。同时，它采用了标签和笔记本的分类方式对文档进行结构化管理，这种分类方式使得文档的检索和访问更加方便快捷。此外，Evernote 还提供了同步功能，确保用户在不同设备上都能使用相同的文档内容，方便用户随时随地获取知识。其界面设计简洁明了，操作简单方便，用户可以轻松地创建、编辑和管理自己的文档。Evernote 是知识工作者进行知识积累和文档管理的一款实用工具。
【官网：https://evernote.com】

8.Confluence

Confluence 是一款面向企业团队协作和文档管理的系统。它提供了丰富的模板和页面布局选项，团队成员可以根据不同的项目需求和文档类型，选择合适的模板进行文档创建，例如项目文档、会议记录等。在权限管理方面，Confluence 具备强大的权限管理功能，它可以对不同的用户或用户组设置不同的访问权限，确保文档的安全性。多人协作编辑是 Confluence 的一个重要功能，团队成员可以共同对文档进行编辑，在编辑过程中，通过评论和批注功能促进成员之间的交流和沟通。

此外，Confluence 还提供了搜索功能，帮助用户快速找到自己所需的文档。它还可以与其他企业工具进行集成，进一步提高团队的协作效率。Confluence 以其丰富的模板、强大的权限管理、协作编辑和搜索功能，以及与其他工具的集成能力，成为企业进行文档管理和团队协作的有效工具。
【官网：https://www.atlassian.com/software/confluence】

二、文档管理系统的关键特性分析

文档管理系统的核心特性对于满足企业需求至关重要。首先，强大的搜索功能可以让用户快速定位所需文档，而版本控制则确保了文档的更新和修改历史得到妥善管理。权限管理是另一个关键特性，它决定了谁可以访问、编辑或共享文档。此外，一个好的文档管理系统还应该支持跨平台访问，以便团队成员无论身处何地都能访问系统。云同步功能也是现代文档管理系统的一大亮点，它允许文档在不同设备间无缝同步，提高了移动办公的便利性。

三、文档管理系统的未来趋势

文档管理系统的未来发展趋势指向了智能化和集成化。随着人工智能技术的发展，越来越多的系统开始集成机器学习算法，以提供更智能的搜索结果、自动化的文档分类和个性化的用户体验。同时，系统之间的集成也越来越受到重视，许多文档管理系统开始提供与项目管理工具、CRM系统和ERP软件的无缝集成，以实现数据的流畅流转和业务流程的自动化。

四、如何通过文档管理系统提升团队协作

文档管理系统不仅是存储文件的地方，也是团队协作的重要平台。通过设置共享文件夹和权限，团队成员可以轻松地共享和协作文档，从而提高工作效率。此外，通过使用文档管理系统的任务分配和进度跟踪功能，团队可以更好地管理项目进度和责任分配。为了最大化团队协作效果，建议定期组织培训，确保团队成员熟悉系统的所有协作功能。同时，鼓励团队成员积极使用系统进行沟通和反馈，以促进信息的流通和任务的顺利完成。

总结

在当今快节奏的商业环境中，文档管理系统已成为提升企业效率的利器。从微软SharePoint的企业级解决方案到腾讯文档的便捷协作工具，每一款系统都有其独特的优势和适用场景。选择合适的文档管理系统，不仅能够提高文档处理的效率，还能加强团队间的协作，保障企业信息的安全。随着技术的不断进步，文档管理系统也在不断地发展和完善，为企业提供了更多的选择和可能。希望这篇文章能帮助你找到最适合自己企业的文档管理系统，让管理工作变得更加轻松高效。

常见问答（FAQ）

1.文档管理系统的主要功能有哪些？

答：文档管理系统通常包括文件存储、版本控制、权限管理、全文搜索、协作编辑和文件共享等功能，帮助企业高效管理文档资料。

2.为什么企业需要文档管理系统？

答：企业需要文档管理系统来提高工作效率，确保信息安全，促进团队协作，以及便于文档的检索和再利用。

3.云基础的文档管理系统和传统系统有什么区别？

答：云基础的文档管理系统提供随时随地的访问能力，易于扩展，且通常具有较低的维护成本。而传统系统可能在本地部署，对硬件依赖性更强，维护成本也相对较高。

4.如何选择适合自己企业的文档管理系统？

答：选择文档管理系统时，应考虑系统的功能、安全性、易用性、成本以及与现有业务流程的兼容性。

5.文档管理系统如何帮助保护企业的数据安全？

答：通过权限管理、数据加密、访问审计和备份恢复等功能，文档管理系统有助于防止未授权访问和数据泄露，从而保护企业的数据安全。

6.文档管理系统是否支持移动办公？

答：大多数现代文档管理系统都支持移动设备访问，使得员工可以在任何地点通过智能手机或平板电脑进行文档的查看和编辑。