企业文档管理技巧：5种主流工具解析

本文将介绍5款企业文档管理工具：Pingcode、亿方云、Worktile、飞书文档、Egnyte。

在如今信息爆炸的时代，管理企业文档真的能让人头疼。文件堆积如山、权限管理混乱、查找和共享的效率低下……这些问题让许多企业在日常运营中吃尽苦头。好的工具不仅能帮你轻松归档、快速搜索，还能保障信息安全，让文档随时随地触手可及。本文将带你深入了解五种主流的企业文档管理工具，每种都有其独特优势，可以帮助根据企业需求轻松找到最合适的解决方案。

一、主流的5种企业文档工具

1.Pingcode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；

【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2.亿方云

亿方云是360集团旗下的专业企业网盘服务。一度登上国企业云盘第一梯队榜首，企业用户数量达65万+，如：吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等数万人规模的超大型客户，具有极强大产品能力和稳定性。

亿方云主要功能包括：大容量的文件存储与同步、支持Office/WPS等各种形态的文档在线编辑、安全文件共享、企业数据保护、AI文档助手、多设备访问、精细化权限管控等。非常适合需要处理大量文件和高效协作的企业环境。

除了企业网盘核心能力，还提供了各种效率办公工具，比如PDF转换、音频转文字等等。

在安全方面，亿方云通过了ISO 20000, 27001，公安部三级等保、CSA权威认证，实现本地碎片化存储、三重备份与容灾，且针对不同企业用户提供不同的私有化部署方案，包括私有云、混合云、跨云等。

从技术层面来讲，亿方云采用了行业级别的二次AES CTR 256算法流式分块加密，在文件上传过程中就能给文件加密，落入服务器后二次存储加密，保障文件安全。产品层面有完善的日志监控系统和网银级数据安全保障系统，企业员工的所有操作都可以在第一时间就记录下来，企业负责人可以全盘掌握网盘内的数据和操作轨迹。还有多重权限设置功能，数据安全方面做得还是很完善的。

【官网：https://sc.pingcode.com/x9168】

3.Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。

【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

4.飞书文档

飞书文档是由字节跳动开发的一款集成了多种办公自动化工具的平台，主要包括文档、表格、思维笔记等功能。该平台以其高效的协作功能和广泛的适用场景，在企业办公软件市场中占有一席之地，特别是在促进团队协作和远程工作方面显示出其独特优势。

飞书文档的主要功能包括实时多人编辑文档、支持插入表格、图片、视频、文件以及投票和代码块等。此外，飞书文档还能通过@提及同事和添加评论来增强文档中的互动性，有效提高团队的沟通效率。

飞书文档的优势在于其强大的协作性和灵活性。用户可以在任何设备上访问和编辑文档，所有更改都实时同步至云端，无需担心版本不一致的问题。同时，飞书文档还提供丰富的模板和自定义选项，帮助团队根据具体需求快速创建内容。

飞书文档适用于需要高度协作的团队环境，尤其适合那些需要处理大量文档和数据的企业。无论是初创公司还是大型企业，飞书文档都能通过其多功能性帮助团队提升工作效率和协作能力。

【官网：feishu.cn】

5.Egnyte

Egnyte 是一款广受信赖的文档管理软件，专为满足现代企业在数据安全和内容管理上的需求而设计。作为一个领先的智能内容平台，Egnyte 自 2008 年以来，一直在帮助全球企业高效、安全地管理其数字内容。凭借其人工智能技术，Egnyte 能够提供数据发现、分类以及安全存储，使之成为市场上的佼佼者。

Egnyte 的主要功能包括文件存储、版本控制、实时协作、文件共享以及高级的权限管理系统。它还特别强调数据的安全性和合规性，提供灾难恢复支持和敏感内容的分类功能。

这款软件的优势在于其全面的安全功能和高度的定制性，支持多种合规标准，包括 GDPR 和 ISO 27001 等，同时提供面向不同行业需求的解决方案。Egnyte 适合需要严格数据治理和安全需求的中大型企业，尤其是那些需要符合特定行业合规性的企业。

【官网：www.egnyte.com】

二、如何选择适合企业的文档管理工具

在众多企业文档管理工具中找到合适的一款，确实需要一些策略。每个工具都有自己的特点，但关键在于它是否能真正解决企业的痛点。例如，小型企业可能更关注性价比，而大型企业更看重数据安全和权限管理。

首先要了解企业的实际需求。是否需要支持团队协作？是否需要跨部门访问？对于一些项目密集型的公司，文档版本的追踪也是不可忽视的。根据 Gartner 数据，有超过 45% 的企业在选择工具时，因为忽略了团队需求，导致后续使用率低下。

其次，评估工具的易用性和扩展性非常重要。太复杂的工具，往往让团队难以快速上手；不具备扩展性的工具，未来需求增长时很难支持。想想工具的功能，能不能跟上企业未来几年的发展？考虑清楚这些，才能更有效地找到适合的工具。

三、哪些工具能提升企业文档管理的效率

市面上的文档管理工具众多，但真正提高效率的只有少数。效率提升主要体现在文档查找、共享和协作上。这些环节做得越好，团队的工作流越流畅，文档管理的效果越好。

一个好工具首先要让文档的查找方便快捷。像谷歌文档和 Microsoft SharePoint 都有强大的搜索功能。对大型企业来说，这种智能搜索尤为重要。据 Forrester 的研究，企业员工平均每周花费 8 小时寻找信息，效率低下导致的成本损失可达每年数百万美元。

其次，权限管理是另一个关键。好的工具应该支持灵活的权限控制，确保每个人只接触到自己负责的内容。工具的协作性能也同样重要，尤其是团队远程办公时。Dropbox Business 和 OneDrive 提供的实时协作功能，能显著提升团队合作的效率。

四、企业文档管理工具是否支持跨团队协作

跨团队协作是企业发展的重要需求。不同部门之间的沟通越流畅，越能提升工作效率和团队凝聚力。而文档管理工具在跨团队协作中扮演了关键角色。Dropbox Business、Google Workspace 等平台支持多用户实时编辑，显著增强团队协作体验。

好的文档管理工具应该具备共享和同步功能，确保所有团队成员能够同时访问最新的文档信息。Forbes 的报告指出，企业在协作工具上的投入正逐年增加，因为这些工具显著提高了跨部门沟通的效率。

沟通功能是另一个加分项。如果工具内有即时通讯或评论功能，团队成员可以更快地反馈问题、解决误解。微软的 SharePoint 就提供了内置的协作平台，方便团队成员在文档内直接沟通，减少了不必要的邮件往来。

总结

选择一款适合的企业文档管理工具，远远不只是提升效率，更是为企业的安全性和协作打下坚实基础。通过这些主流的工具和方法，不仅可以解决查找难、共享难的问题，还能让团队更灵活地跨部门协作，确保关键信息随时触手可及。在数字化转型的时代，好的文档管理系统不仅是工具，更是企业保持竞争力的有力支持。

常见问答（FAQ）

1. 企业文档管理工具有哪些常见功能？
答案：企业文档管理工具通常包括文档存储、版本控制、权限管理、搜索功能、协作编辑和自动备份等功能。这些功能可以帮助企业更高效地管理和访问文档，确保信息安全。

2. 如何选择适合我公司的文档管理工具？
答案：选择文档管理工具时，需要考虑公司的规模、具体需求和预算。首先，明确需要解决的痛点，比如文档查找效率、权限管理和协作需求。然后，评估工具的易用性、安全性和扩展性，确保它能跟上公司未来的发展。

3. 文档管理工具如何提高团队协作效率？
答案：好的文档管理工具支持多用户实时编辑和共享，减少了邮件往来和信息传递的时间。此外，内置的评论和沟通功能可以让团队成员及时反馈和解决问题，从而提升协作效率。

4. 企业文档管理工具的安全性如何保障？
答案：安全性保障主要依赖于数据加密、访问权限控制和多因素身份验证等措施。企业应选择提供这些安全功能的工具，以确保敏感信息不会被未经授权的人员访问。

5. 如何确保文档的备份和恢复？
答案：许多现代文档管理工具提供自动备份功能，可以定期备份文档，防止数据丢失。在选择工具时，查看其备份和恢复选项，确保能快速恢复误删或丢失的文件。