盘点2025年值得尝试的18款文档管理系统（含免费、开源）

国内外主流的18款文档管理软件对比：PingCode、亿方云、Worktile、石墨文档、腾讯文档、有道云笔记、华为云WeLink、金山文档、滴答文档、Google Workspace、Dropbox等。

在这篇文章中，我将盘点2025年值得尝试的18款文档管理系统，涵盖免费和开源选项，让你在选择工具时少走弯路。无论是小型企业还是大型组织，都能找到适合自己的解决方案。

一、国内外主流的18款文档管理管理软件

1. PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；

【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2、亿方云

亿方云是360集团旗下的专业企业网盘服务。一度登上国企业云盘第一梯队榜首，企业用户数量达65万+，如：吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等数万人规模的超大型客户，具有极强大产品能力和稳定性。

亿方云主要功能包括：大容量的文件存储与同步、支持Office/WPS等各种形态的文档在线编辑、安全文件共享、企业数据保护、AI文档助手、多设备访问、精细化权限管控等。非常适合需要处理大量文件和高效协作的企业环境。

除了企业网盘核心能力，还提供了各种效率办公工具，比如PDF转换、音频转文字等等。

在安全方面，亿方云通过了ISO 20000, 27001，公安部三级等保、CSA权威认证，实现本地碎片化存储、三重备份与容灾，且针对不同企业用户提供不同的私有化部署方案，包括私有云、混合云、跨云等。

从技术层面来讲，亿方云采用了行业级别的二次AES CTR 256算法流式分块加密，在文件上传过程中就能给文件加密，落入服务器后二次存储加密，保障文件安全。产品层面有完善的日志监控系统和网银级数据安全保障系统，企业员工的所有操作都可以在第一时间就记录下来，企业负责人可以全盘掌握网盘内的数据和操作轨迹。还有多重权限设置功能，数据安全方面做得还是很完善的。【官网：https://bit.ly/3BiVGaB】

3. Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。

【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

4. 腾讯文档

腾讯文档是腾讯推出的在线文档编辑和协作工具，允许用户在线创建、编辑和共享文档。它集成了文档、表格和演示文稿功能，提供高效的团队协作平台，适合企业和团队使用。

主要功能

包括实时文档编辑、多人协作、云端存储、权限管理、评论与批注等。腾讯文档还支持与腾讯云其他服务的无缝集成，增强了文档管理的便捷性。

优势

其与腾讯生态系统的深度集成，企业用户可以将文档与QQ、WeChat等即时通讯工具结合使用，极大地方便了团队间的沟通与协作。同时，它提供丰富的权限管理和安全设置，保障文档的安全性。

适用场景

适用于需要高效文档协作的大型企业、教育机构以及政府部门，特别是已经在使用腾讯其他产品的用户。

官网：https://docs.qq.com

5. 石墨文档

石墨文档是一款国内知名的在线文档协作平台，提供在线文档编辑、表格、演示文稿等工具，旨在帮助团队实现高效的在线文档管理与协作。它支持多人实时协作，并具有强大的版本管理和云存储功能，广泛应用于团队协作与文档管理中。

主要功能

包括在线文档编辑、表格处理、多人协作、版本控制、权限管理和文件共享。石墨文档支持文档批注、评论、自动保存和历史记录查看，帮助团队成员实时查看和协作编辑文件。

优势

其简单易用的界面设计和强大的协作功能，支持多人同时编辑、即时沟通，能够有效提升团队的工作效率。它还支持跨平台使用，用户可以在PC端、移动端等多设备上访问文件。

适用场景

适合各类团队，包括中小企业、教育机构和个人用户，尤其适用于需要频繁协作和共享文档的场合。

官网：https://shimo.im

6. 有道云笔记

有道云笔记是一款由网易推出的云端笔记管理工具，旨在帮助用户在多设备间同步、保存和管理笔记、文档和文件。它支持个人与团队之间的内容协作，特别适用于学习、工作和信息管理。

主要功能

包括笔记创建、文字编辑、附件管理、任务清单、标签分类等，支持跨设备同步，用户可以在PC端、手机端随时访问笔记内容。

优势

其强大的云同步功能和多平台支持，能够实现数据的实时更新和备份。此外，用户可以将笔记分类整理，并通过标签、文件夹进行高效管理。

适用场景

适合个人用户、学生以及需要管理大量信息的专业人士，尤其适用于学习、工作中的信息存储与管理。

官网：https://note.youdao.com

7. 华为云WeLink

华为云WeLink是一款企业级云协作平台，提供高效的文档管理和团队协作功能。它结合了即时通讯、任务管理、云文档、日程安排等多种工具，帮助企业提高内部沟通和协作效率。

主要功能

包括文档共享与管理、团队实时协作、视频会议、任务分配、日程安排等。WeLink支持在线编辑和多方协作，可以帮助团队提升工作效率。

优势

在于其集成了华为云生态系统，能够与其他华为云服务无缝连接，提供强大的企业级安全保障。同时，它支持大规模企业用户的管理需求，适合各类企业使用。

适用场景

适用于中大型企业，尤其是需要加强协作和管理的团队，适合企业内部文件管理与团队协作。

官网：https://support.huaweicloud.com

8. 金山文档

金山文档是金山软件推出的在线文档编辑和协作平台，支持文档、表格和演示文稿等多种类型的文件编辑与管理。它为用户提供了灵活的文档管理工具，适合企业和团队协作。

主要功能

包括在线文档编辑、多人实时协作、版本控制、权限管理、文件评论等。金山文档还具备强大的数据加密功能，确保文件的安全性。

优势

在于其与金山办公软件（如WPS）的深度集成，用户可以轻松在平台上进行多种文档处理。此外，平台界面简洁，操作流畅，支持跨平台使用。

适用场景适合各类企业和团队，特别是需要同时处理大量文档和表格的用户。

官网：https://www.kingsoft.com

9. 滴答文档

滴答文档是一款集文档管理、任务协作和项目管理为一体的工具。它支持在线编辑、多人协作、文件共享和版本控制，适合团队使用。

主要功能

包括文档编辑、任务分配、日程管理、团队协作、版本历史记录等。滴答文档还具有简单易用的界面和便捷的操作方式，提升了团队成员的协作效率。

优势

在于其全面的协作功能，不仅能处理文档，还能有效地管理任务和项目进度，帮助团队更好地跟进项目执行。

适用场景

适用于中小型企业和项目管理团队，尤其是需要协作、任务管理和文档管理的团队。

官网：https://dida365.com

10. Google Workspace

Google Workspace（原G Suite）是谷歌推出的一套基于云的办公协作工具，涵盖文档、表格、演示文稿、邮件等多种应用。它广泛应用于全球各类企业和团队，是一款全面的在线办公平台。

主要功能

包括文档编辑、电子邮件管理、云存储、视频会议、日程安排、团队协作等。Google Workspace还支持与其他Google服务（如Google Drive、Google Meet等）无缝集成。

优势

在于其强大的集成性与协作功能，支持实时协作和数据同步。它提供的云存储和强大的安全性保护使其成为企业级用户的首选。

适用场景

适用于各种规模的企业和团队，尤其适合全球化或分布式团队。

官网：https://workspace.google.com

11. Dropbox

Dropbox是一款全球知名的云存储服务工具，支持文件同步、共享和存储。用户可以通过Dropbox将文件存储到云端，并在不同设备间同步访问，提供便捷的文件管理与分享功能。

主要功能

包括文件存储、同步、分享、团队协作、版本控制等。Dropbox还支持与第三方应用（如Google Workspace、Microsoft Office等）的集成，提升文档管理效率。

优势

在于其简单易用的操作界面和高效的文件同步功能。它支持多种平台，并提供强大的文件恢复功能，确保文件的安全性和可靠性。

适用场景

适合个人用户、小型团队及跨地区协作的团队，尤其适合文件共享和备份需求高的用户。

官网：https://www.dropbox.com

12. Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive是微软提供的云存储服务，集成了Windows操作系统和Office套件，方便用户存储、同步和分享文件。它为用户提供安全的云存储空间，并支持与微软其他服务的无缝对接。

主要功能

包括文件存储、同步、分享、版本控制、在线编辑等。OneDrive支持与Office 365等微软工具的集成，增强了办公效率。

优势

在于其与微软生态系统的深度集成，特别适合已经使用Office套件和Windows操作系统的用户。它还提供强大的文件保护和安全加密功能。

适用场景

适合个人用户、企业用户及教育机构，尤其适合已经在使用微软产品的用户。

官网：https://onedrive.live.com

13. Box

Box是一款企业级文档管理与协作平台，专为团队与公司提供安全的文件存储、共享与协作功能。它能够将不同部门和远程员工的工作整合在一起，使文档管理更加高效且安全。

主要功能

包括云存储、文件同步、文件共享、协作编辑、版本控制、权限管理以及集成第三方应用（如Microsoft Office、Google Workspace等）。Box还提供企业级的安全措施，包括文件加密、访问日志和细粒度的权限管理，确保数据安全。

优势

在于其强大的企业级功能和灵活的文件管理，尤其适用于需要与多个合作伙伴或跨地域团队共享文件的场景。它提供的严格安全措施和高效协作工具帮助企业在确保数据安全的同时提高工作效率。

适用场景

适合需要高安全性、协作性和跨部门工作的中大型企业，尤其是具有严格数据保护需求的公司，如金融、医疗和法律行业。

官网：https://www.box.com

14. Evernote

Evernote是一款跨平台的笔记管理工具，允许用户记录、整理和搜索各种信息。它通过云同步功能，让用户能够随时随地查看和编辑自己的笔记和文档，帮助提升工作和生活的效率。

主要功能

包括文本笔记、图片、音频和网页剪辑等多种形式的内容管理。Evernote的标签、笔记本和搜索功能能帮助用户轻松管理和查找笔记，它还支持手写笔记和PDF注释等高级功能。

优势

在于其丰富的功能和易用的界面，能够帮助用户在一个平台上集中管理工作、学习和生活中的所有笔记。它还具备强大的搜索能力，即使文档内容较为庞杂，也能快速找到所需信息。

适用场景

适合个人用户、学生、企业工作人员等需要管理信息和记录笔记的人群，特别适用于知识管理、任务规划和创意灵感记录。

官网：https://www.evernote.com

15. Zoho Docs

Zoho Docs是Zoho公司推出的一款在线文档管理和协作工具，它提供一个集中的平台，供团队和企业管理文件、文档和任务。该平台整合了文档存储、协作和工作流自动化，帮助团队高效管理所有工作内容。

主要功能

包括在线文档编辑、团队协作、文件共享与存储、权限管理、任务分配、版本控制等。Zoho Docs还与Zoho其他产品（如Zoho CRM、Zoho Projects）无缝集成，增强了文档管理的整体效率。

优势

在于其集成的协作工具和灵活的文档管理方式。它不仅适合文件存储，还能与其他Zoho工具无缝衔接，提供更多的功能支持。此外，它的企业级安全和数据加密措施也为公司用户提供了更高的数据保护。

适用场景

适合中小型企业和团队，尤其是那些已经使用Zoho其他产品或需要一个集成化文档管理系统的公司。

官网：https://www.zoho.com/docs

16. Slack

Slack是一款团队协作与沟通平台，主要通过即时通讯、文件共享和集成外部工具帮助团队高效协作。它将通讯、项目管理和文件管理整合在一个平台上，提升团队的工作效率。

主要功能

包括即时消息、文件共享、语音和视频通话、任务管理、频道和标签等。Slack还支持与其他常用应用（如Google Drive、Trello、Zoom等）的集成，方便团队管理和共享信息。

优势

在于其简单而强大的团队协作功能，它不仅提高了团队的沟通效率，还能使成员更方便地追踪任务和讨论内容。Slack的强大集成功能使其能够与众多工作工具兼容，极大提升了工作流的整体效率。

适用场景

适合各种规模的企业和团队，尤其是远程工作、跨区域团队以及需要高度协作和任务管理的公司。

官网：https://slack.com

17. Nextcloud

Nextcloud是一款开源的企业级文档管理和云存储解决方案，用户可以自己托管或通过提供商托管该系统。它允许团队创建、存储、共享、协作编辑文件，并提供强大的权限管理和安全措施。

主要功能包括文件存储、同步、分享、多人协作编辑、版本控制、文件加密、权限管理等。Nextcloud还支持与各种第三方应用和服务的集成，增强了其灵活性和适用性。

Nextcloud的优势在于其开源特性，用户可以完全控制数据和服务器设置，满足对数据隐私和安全性有高要求的企业。它提供强大的自定义功能，适合需要自托管文档管理系统的企业。

适用场景适用于对数据隐私要求较高的企业，尤其是需要完全控制数据和文档存储的公司，如政府机构、大型企业和安全敏感行业。

官网：https://nextcloud.com

18. M-Files

M-Files是一款企业级文档管理和信息管理软件，专为提升企业文件管理效率、合规性和安全性而设计。它帮助企业通过智能化文档分类和管理来优化工作流程，提高工作效率。

主要功能包括文档存储与分类、版本控制、权限管理、审计日志、工作流自动化、任务管理等。M-Files还利用人工智能技术帮助自动化分类和信息提取，极大提升文档管理的效率和准确性。

M-Files的优势在于其智能分类和高效的文档管理能力，它能够根据文件内容自动分类和标记，从而提高文档处理的准确性。此外，它的工作流和任务管理功能也帮助企业提高了整体效率。

适用场景适合需要复杂文档管理和严格合规要求的企业，尤其是那些涉及大量文档处理、存储和归档的行业，如金融、法律、医疗和制造业。

官网：https://www.m-files.com

二、 如何选择最适合你需求的文档管理系统

选择文档管理系统时，首要任务是明确自己的需求。如果你是一个小型企业，可能会需要一个简单易用的系统，不需要过于复杂的功能；而如果你所在的是大型企业或跨国公司，那么高安全性、强大协作功能和自定义能力就显得尤为重要。

在做出选择之前，最好对你的团队进行一次需求评估。你可以问自己几个问题：需要哪些核心功能？团队规模如何？是否有特定的合规需求？对文件安全性和权限控制是否有高要求？这些都能帮助你缩小选择范围。例如，像Google Workspace和Zoho Docs适合大多数企业，尤其是中小型企业，因为它们功能全面且价格合理。而像M-Files则更适合那些需要处理大量文档且对合规性要求较高的企业。

此外，系统的易用性也非常关键。没有一个系统能在短时间内帮助你的团队适应复杂的操作流程。选择界面直观、操作简单的系统，可以显著减少员工的学习曲线，提高团队的工作效率。

三、 免费与开源文档管理系统有什么区别，哪个更适合企业使用

免费和开源文档管理系统有一个明显的区别：开源系统通常提供更大的灵活性和自定义能力，而免费系统则主要是为小型团队提供基础的文件存储和管理功能。

免费文档管理系统像Google Drive和Dropbox，是非常适合个人和小团队使用的工具。它们提供了基本的文件存储和共享功能，并且大多数功能是免费的。对于那些不需要复杂文档管理流程的小型企业或个人用户，这些系统非常合适。但一旦企业规模扩大，需求变得更加复杂，免费版的功能可能无法满足要求。对于这类情况，升级到付费版本或选择开源系统可能是更好的选择。

开源文档管理系统，如Nextcloud和OpenDocMan，则能够提供更多的自定义选项。它们的代码是开放的，企业可以根据自己的需求修改和扩展功能。如果你对系统的安全性、功能和用户体验有特别要求，开源系统会更加灵活。而且，许多开源系统可以在本地部署，确保所有数据完全由企业掌控，适合对数据隐私有高要求的公司。

选择时，你需要根据企业的规模、预算和长期需求来判断。对于中小型企业，免费系统通常足够使用，而大型企业和对安全性有严格要求的公司则更适合选择开源系统。

四、 哪些文档管理系统在2025年更符合安全性和协作需求

在2025年，文档管理系统的安全性和协作功能将成为企业选择工具时的两大关键考虑因素。随着网络安全威胁的增加，数据保护和隐私成为首要任务。与此同时，随着远程办公和跨地域合作的普及，高效的协作功能也显得尤为重要。

一些文档管理系统，如Google Workspace和Microsoft 365，在安全性方面提供了强大的功能。它们支持双重身份验证（2FA）、端到端加密和详细的权限控制，确保文件在存储、传输和共享过程中不被泄露。特别是在跨国公司或需要处理敏感信息的行业中，选择具有高安全性保护的系统非常重要。

协作功能也是必不可少的。像Zoho Docs和M-Files提供了强大的协作工具，可以支持多人实时编辑、评论、批注以及任务分配等。这些功能不仅能提升团队的工作效率，还能确保在项目进行过程中，团队成员对文档的修改一目了然，避免了混乱和重复工作。

此外，Nextcloud作为开源解决方案，在安全性上表现不俗，它允许企业完全控制数据的存储位置，可以在企业自己的服务器上部署，从而避免将敏感信息托管在第三方服务器上。

总结

在选择和实施文档管理系统时，企业需要充分考虑自身的需求和目标。无论是提高工作效率、加强文档安全性，还是优化团队协作，合适的文档管理工具都能够带来显著的帮助。2025年，随着技术的不断发展，文档管理系统将更加智能化和集成化，提供更高效的解决方案。因此，选择一款适合的文档管理系统不仅能提升团队的工作效率，还能确保企业文档在日常运营中的安全与合规。

在决策过程中，企业应根据具体的业务需求、预算以及对安全性的要求，权衡免费与付费系统的优劣。如果您正在寻找一款适合的工具，不妨参考文中提到的几款系统，从中挑选最符合您企业需求的方案。通过优化文档管理，企业不仅能够提升内部工作流程的效率，还能为未来的数字化转型打下坚实的基础。

常见问答（FAQS）：

1. 什么是文档管理系统？

文档管理系统（DMS）是一种软件工具，旨在帮助组织管理、存储、共享和保护电子文档。它能够优化文档的创建、分类、存取、审批、版本控制等过程，提升团队协作效率和文档安全性。

2. 企业为何需要文档管理系统？

企业需要文档管理系统来提高文档处理的效率，减少纸质文档的使用，确保文件存储的安全和便捷。它还帮助团队实现无缝协作，避免文档丢失、版本混乱等问题，提升整体工作流程的透明度和合规性。

3. 如何进行文档版本管理？

文档版本管理是一项关键功能，通常通过自动保存文档历史版本来实现。当文档被编辑时，系统会记录每次修改并保留相应版本。用户可以随时查看历史版本，并根据需要回退到先前版本。这样可以避免多人协作时出现文档覆盖或误操作的情况。

4. 如何实现文档与团队的高效协作？

高效协作依赖于文档管理系统中的多种协作功能。系统通常支持多人实时编辑文档、在线批注、版本控制、任务分配与进度追踪等功能。团队成员可以实时查看文件更新，并在文档中留下评论与意见，避免信息滞后和重复工作。

5. 文档管理系统如何帮助提高企业效率？

文档管理系统通过简化文档的存储、检索、共享和协作流程，显著提高团队的工作效率。它减少了手动查找文件和手动审批的时间，确保文档在整个团队中能够及时、准确地传递。同时，系统的自动化功能（如自动分类、文件版本管理）也能够节省员工大量的管理时间。