终于搞懂企业为什么要买OA系统了！

——OA系统到底有啥用？企业为啥要买？

简单来说，它就是帮企业把那些繁琐的行政事务管起来，能省事就省事，能自动化就自动化。文中提到的OA系统模板，自取>>https://s.fanruan.com/m7mks

以前办事靠人盯人，Excel、微信群、邮件来回折腾，效率低还容易出错。现在有了OA系统，流程、审批、沟通、文档全在线搞定。

所以对企业来说，它不只是个工具，而是提升效率、降低成本的关键。

那一个完整的OA系统，到底有哪些功能？能解决哪些痛点？咱们来盘一盘。

1. 流程审批：不再满世界找领导签字

审批是所有企业都会遇到的难题，报销、请假、采购、合同审批……没有顺畅的流程，审批就会卡在某个节点。

痛点：

• 纸质或邮件审批，流程混乱，容易丢失或遗忘。
• 领导不在公司，审批就得等，影响工作进度。
• 多级审批低效，审批人忙不过来，导致流程拖延。

而OA系统的审批功能能把流程设定好，谁审批、顺序怎么走、多久不批自动催促，全都能搞定。甚至领导出差的时候，也能在手机上一键审批，避免流程卡住。

用了OA系统：

• 电子化审批流程，在线提交、自动流转、手机批复。

• 自定义审批规则，金额低的报销可由部门经理直接批，减少不必要的环节。
• 超时自动提醒，避免流程卡死，提升审批效率。

关键是还能设置自动化，比如金额低于5000块的报销，部门经理直接批了就行，不用往上送，效率直接翻倍。

2. 公文管理：重要文件不会石沉大海

很多公司都有公文、通知、公告这类东西，但以前都靠邮件或者群发，信息杂乱，容易漏掉。

痛点：

• 重要公告发了但没人看，影响执行。
• 文件分散在各种邮件和聊天记录里，找起来费劲。
• 版本管理混乱，不知道哪个是最终版。

但OA系统能让这些文档有序管理，确保信息传达到位。

公文管理主要包括：

• 发文管理：公司发公告、文件，自动推送给相关人员，阅读情况可追踪。

• 收文管理：外部来的文件可以登记、归档，方便后续查阅。
• 通知公告：可以设置强提醒，重要信息不会被忽略。

• 公文流转：电子化传阅文件，避免纸质文档在办公桌上“失踪”。

这样一来，公司里的各种政策、制度、通知，都能清清楚楚，谁看了、谁没看，领导也能一目了然。

3. 考勤管理：告别手工统计，考勤透明化

HR每个月核算考勤，常常累得焦头烂额，各种迟到早退、加班、请假数据繁琐易错。

痛点：

• 手工统计考勤数据，容易出错，计算复杂。
• 员工外勤、出差打卡难监管。
• 请假、加班审批流程不透明，影响薪资结算。

有了OA考勤管理，员工上下班打卡、请假、加班申请、外勤打卡，全都能在线搞定，系统自动算工时、算加班费，HR轻松很多。

考勤管理功能：

• 在线打卡：支持手机GPS打卡、人脸识别打卡、指纹打卡。

• 考勤规则设置：弹性工作制、固定工时、轮班制，都能配置。
• 请假、加班、出差审批：直接在系统里提交申请，不用跑HR办公室。
• 考勤统计：迟到、早退、旷工、请假、加班情况一目了然，月底自动生成报表。

并且，OA考勤和工资系统还能打通，考勤数据直接对接薪资计算，HR连数据都不用导，自动就能算出来。

4. 会议管理：让会议安排高效不混乱

企业里会议多，但会议安排、会议室管理混乱，导致效率低下。

痛点：

• 会议室抢占、撞时间，开会没地方。
• 会议通知靠群发，参会率低。
• 会议纪要没人记录，决策落地困难。

而OA会议管理可以一键搞定会议预定、通知、签到、纪要，极大提升效率。

会议管理功能包括：

• 会议预约：在线预订会议室，系统自动检查冲突，避免抢会议室的尴尬。
• 会议通知：参会人自动收到通知，还能设置短信或微信提醒。
• 会议签到：可以扫码签到，统计谁到了、谁没到。
• 会议纪要：支持在线记录会议纪要，会后自动归档，方便随时查阅。

这样一来，开会就不会乱成一团，谁来谁没来，讨论了什么，定了啥事儿，都有迹可循。

5. 文档管理：找文件不再靠翻聊天记录

公司里最怕文件乱飞，找个合同、策划案，全靠翻微信、邮件，特别低效。

痛点：

• 文件存储分散，找起来特别费劲。
• 误删、重复修改，版本混乱。

但是OA的文档管理功能可以把所有文件有序存放，按权限管理，想找的时候秒搜出来。

核心功能：

• 文件分类管理：按部门、项目、文档类型存放，清晰明了。
• 权限控制：不同人有不同权限，防止乱删乱改。

• 全文搜索：想找某个文件，输入关键词就能搜到。
• 版本管理：支持文档版本追踪，防止误删或覆盖。

这样一来，公司文件的存储和管理都系统化了，找东西更快，安全性也更高。

6. 资产管理：办公用品、设备在线管理

很多公司都有各种资产，比如电脑、打印机、办公桌椅、车辆等，之前都是人工登记，东西多了以后，根本搞不清楚谁拿了什么，损坏了怎么处理。

有了OA的资产管理模块，所有物品都能登记在案，借用、维修、报废全流程可追踪。

资产管理功能包括：

• 资产登记：录入所有办公资产，支持分类管理。

• 借用管理：谁借了什么设备、什么时候归还，系统全记录。
• 维修管理：设备坏了可以在线提交报修，维修进度可追踪。
• 报废管理：不能用的设备申请报废，审批后自动从系统中移除。

这样，公司就能清楚知道哪些资产在哪里，什么时候该维修或者更新了。

7. 人事管理：员工信息、合同、培训一手掌握

HR的日常事务特别多，光是管理员工档案、入离职、绩效考核、培训，就能忙得焦头烂额。

痛点：

• 新员工入职、离职手续繁琐。
• 绩效考核数据分散，统计困难。
• 培训安排混乱，员工发展缺乏规划。

而OA系统的人事管理模块，能把这些流程标准化，省去很多重复性工作。

用了OA：

• 员工档案数字化，所有信息统一存储。
• 在线入离职管理，流程标准化，减少HR重复劳动。
• 绩效考核&培训管理，考核流程自动化，培训计划智能安排。

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OA系统可以帮助企业管理好日常行政事务，让审批、考勤、会议、文档、资产、人事这些工作都变得高效、有序、透明。

对于管理层来说，OA能提供数据支持，优化决策；对员工来说，能减少繁琐的流程，提高办公体验。

不管是大公司还是小团队，OA系统都是一个提升效率的必备工具，如果企业还在靠传统模式管理，不如试试OA，省时省力，管理更智能！

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最后针对常见疑问，我们整理了以下解答，希望对您有所帮助。

Q：什么是OA系统？

A：OA系统（Office Automation System，办公自动化系统）是一种通过信息技术实现企业内部办公流程自动化和信息化的工具。它可以帮助企业实现文档管理、流程审批、沟通协作、任务分配等功能，提升办公效率和管理水平。

Q：OA系统适合哪些类型的企业？

A：OA系统适合几乎所有类型的企业。

Q：如何选择适合自己企业的OA系统？

A：选择OA系统时，企业应考虑以下因素：

• 功能匹配：根据企业需求选择功能合适的系统。
• 易用性：系统界面是否友好，员工是否容易上手。
• 扩展性：系统是否支持未来业务扩展和功能升级。
• 成本预算：根据企业预算选择性价比高的系统。
• 供应商口碑：选择有良好口碑和技术支持的供应商。