如何编写产品手册？（定义、优势和工具推荐）

想要为用户创建一份出色的产品手册吗？想知道您的手册中必须包含哪些关键组件，以及如何有效地创建一份吗？
 
产品手册是用户开始使用产品时首先寻找的东西。但事实是，用户常常发现产品手册令人沮丧且效果不佳。大多数用户不使用产品说明书，因为他们觉得布局和语言难以理解，并且没有使用产品的所有功能。
 
因此，注意创建一份用户便捷使用的产品手册，可以为您带来巨大的回报。您可以通过创建一份出色的产品手册，给用户留下良好的“第一印象”，并在用户心中树立独特的品牌形象。

 
下面，我们将帮助您做到这一点，并提供使此过程更轻松的工具。
 
首先，让我们概述一下产品手册、其类型以及关键部分。
 

什么是产品手册？

产品手册不仅包含产品的简要概述，还包含有关产品的所有关键信息，包括但不限于：

功能与规格
安装和操作说明
故障排除提示
保修信息
安全和预防措施

产品手册帮助用户更好地了解产品，并协助他们以预期的方式使用产品。它还包含故障排除提示，使其成为减少支持请求的第一道防线，并确保用户在需要时采取必要的安全预防措施。
 
由于其在多个层面的实用性，产品手册在许多情况下可能是法律要求，并且根据产品的不同，它可能采用不同的形式。
 

企业创建的产品手册类型

企业为用户创建各种手册，以帮助他们了解产品、高效地上手，并在安装、维护和维修过程中提供支持。

用户手册

与用户手册相比，产品手册有两个基本区别——目标受众和范围。产品手册可能针对开发者或其他负责设置产品的技术受众，但用户手册始终针对产品的最终用户。
用户手册使产品的最终用户能够以简单、非技术性的语言更好地使用产品。目标是启用产品的使用，因此可以包含任何有助于此的内容，如视觉内容、视频、逐步说明或其他内容。例如，一份帮助新用户使用相机的用户手册。
 

快速启动手册

快速启动手册或指南是用户手册的简洁形式，重点在于让用户尽快、顺畅地启动并使用产品。它是一个简短的过程文档，其必要性因产品类型而异。
例如，开始使用在线图形设计应用（如Canva）可以是快速启动手册的一个例子。另一个例子是设置适配器以连接Wi-Fi网络。
快速启动指南让用户对复杂/庞大的产品有一个初步的了解，通过提供一个起点来消除他们的不知所措感。
 

安装手册

安装手册比用户手册更技术化，专门帮助用户成功安装产品或软件。它包含安装的逐步说明。

然而，安装手册与装配手册不同，装配手册仅提供如何将产品的各个部分组装在一起的说明。安装手册涉及一个已经可以使用的产品，只需要做好准备以供使用，例如为房屋安装太阳能电池板。

安装手册对于产品的安全和正确安装至关重要。
 

 

维护手册

某些产品（如家用电器或复杂的软件系统）需要定期维护。特别是如果您为产品提供保修，您会希望用户遵循一定的流程，以便能够兑现保修承诺。

例如，前置式洗衣机用户应该使用某种特定的洗涤剂、定期清洁门封、平衡负载等。但您不能期望用户本能地知道所有这些并去做，您需要给他们明确的操作指南，因此就有了维护手册。
 

维修手册

维修手册也称为服务手册或故障排除手册（取决于产品类型），其主要目的是解决出现的任何问题。

它们使用户能够在联系您之前自行解决问题，从而节省双方宝贵的时间和资源。这些手册可能比用户手册更技术化，但通常使用足够简单的语言，以便最终用户能够理解。

故障排除手册可以帮助用户诊断问题、了解可能的修复方法，并帮助他们就是否需要专业帮助做出明智的决定。以笔记本电脑为例！
 

安全手册

安全手册确保产品的正确使用，并且在某些情况下可能是法律要求，例如电子设备、玩具或化学设备。

在其他情况下，安全手册可以是可选择的，例如，一家好的公司会为员工提供安全手册，以使工作场所更安全。

无论哪种情况，安全手册都必须由主题专家编写或在他们的监督下编写。在发布之前，应由法律专家进行审查，以避免合规问题。
 

产品手册中应包含的关键组件

一份好的产品手册会指导用户从问题中找到解决方案。以下是产品手册的关键组件：
 

产品版本和发布信息

包含产品版本对于在需要时为用户提供最佳服务至关重要。它是跟踪库存以及产品演变不可或缺的一部分。它还为用户提供了他们所拥有产品的具体信息。

发布信息概述了产品的新功能或改进功能，增加了客户体验的愉悦感。
 

产品概述和规格

这一部分为手册的其余部分定下了基调，必须以友好和欢迎的语气编写。产品概述是对产品的高层次描述——它是关于什么的，它的用途是什么，以及如何使用。

具体功能或其组件属于产品规格，后面跟着简短的描述。您也可以使用视觉内容来使这一部分更具吸引力和全面性。

您也可以在这一部分简要介绍手册的其余内容，然后再详细介绍，或者选择准备一个单独的目录部分来做这件事。
 

正确的操作说明

如果您的产品需要组装或安装，请从那些说明开始，并使其尽可能易于遵循。对于数字产品，请考虑使用视觉内容或视频来帮助客户轻松完成此过程。

如果需要任何额外的工具，请在此部分中包含它们。

如果您的产品已准备好使用，您可以开始提供逐步说明。对于复杂或非常全面的产品，请考虑创建一个快速启动部分，指导用户快速开始使用。

但随后要提供有关产品基本和高级操作的详细信息。您必须确保指令的逻辑和自然流动，以免用户感到困惑和沮丧。

使这一部分具有吸引力和易读性可以极大地促使用户实际使用您的产品手册。请考虑包含专业提示、最佳实践，甚至视觉内容等。
 

故障排除提示

您希望您的客户能够继续使用您的产品，并解决任何阻碍他们的问题。因此，请考虑所有可能的场景，涉及所有主题专家，运行测试，并深入研究这些用例。投入所有资源来预见客户可能遇到的问题。

这可能是您在客户满意度方面表现出色并使您的品牌脱颖而出的关键部分。您不仅可以通过帮助他们解决问题来做到这一点，还可以通过帮助他们更好地使用产品来做到这一点，因此请包含所有方面。

同样，不要使其过于技术化，而是尝试通过使用简单的语言和视觉辅助工具等使其尽可能简单。
 

保修信息

在适用的情况下，产品手册必须包含详细的保修条款和条件。保修信息还包括联系电话和电子邮件地址等联系信息。您不希望客户在需要时单独搜索这些信息。

您还应该根据业务类型包含24x7帮助热线或营业时间。这些信息可以在线或以物理形式提供。
 

法规标签

根据产品和行业的不同，您必须在产品手册中包含法规标签。您的产品说明书必须符合相关政策和法规，否则可能会引发召回、诉讼和财务后果。

法规标签可能包括符合某些标准、处置说明以及其他法规细节。即使您对您的市场有深入的了解，也请考虑聘请第三方专家来确保这一部分正确无误，确保100%合规。
 

安全和预防措施

出于显而易见的原因，这是一个关键部分——安全。

作为负责任的企业，您必须包含所有安全指令和警告，以防止与您的产品相关的任何潜在事故或意外。

还应提供关于安全操作产品的指南，包括识别和避免潜在的安全问题。

综上所述，一份组织良好、符合合规性和安全标准的产品手册对于法律保护和使客户能够最佳地使用您的产品至关重要。
 

 

创建产品手册的快速正确方法

我们知道我们的用户并不想要花哨的故事或介绍，我们想要快速帮助他们。以下是编写产品手册时要遵循的关键步骤：

步骤1：定义目标和范围

考虑到我们前面讨论的各种类型的产品手册，请明确您的产品手册的主要目标。它是否有特定的范围，或者您是否想要创建一份全面的产品手册？

例如，您是在试图改善产品的使用、解决现有的维护或故障排除问题，还是需要更新新的安全措施？一旦完成这一步，您就知道需要包含哪些类型的信息了。
 

步骤2：进行信息准确性研究

一旦您的手册的目标和范围明确，您就可以开始研究以包含相关信息。客户概况必须是此研究的一个必要部分，因为无论您的手册的目标是什么，它都必须以客户能理解的语言与他们交流。

对所有手册组件进行深入研究，并确保您拥有每个组件的最新信息以包含在您的手册中。
 

步骤3：为内容可访问性构建内容结构

以逻辑流程构建您的内容结构，使其直观且用户友好。设身处地为用户着想，思考他们将如何使用和接触手册。

您可以让不同的团队参与进来，为结构提供丰富的视角，甚至邀请第三方来获得完全的外部视角。
 

步骤4：使用AI驱动的知识库软件

创建结构后，接下来就是动笔开始创建您的产品手册了。好消息是，动笔写作的日子已经一去不复返了！

如今，有先进的AI驱动的用户手册软件可用于这项工作。这种基于知识的软件允许您创建、管理、存储和无缝共享您的产品手册。

例如，HelpLook配备了先进的文档编辑器，并使用类别管理器来组织内容，它允许您创建多达8个以上的子类别。在使用编辑器时，您可以选择高级WYSIWYG编辑器（对于设计内容很理想）或Markdown编辑器（允许您编写代码密集型内容）。同时HelpLook允许自定义菜单栏，添加链接、更改颜色、在手册中添加您的品牌logo等。
 

 
希望大家在阅读完这篇文章之后，能意识到产品手册的重要性，并且拥有足够的信息和信心，开始使用先进技术为您的客户创建一个产品手册。感兴趣不妨使用邀请🐎【Looksff】，马上免费体验HelpLook。