如果你做过采购、仓库管理、生产计划,甚至是财务,肯定都被物料编码折腾过。

尤其是ERP系统一上,物料编码就是整个供应链运转的“身份证”,文中更多的ERP系统详情,自取>>https://s.fanruan.com/4xlkc

  • 搞得好,库存、采购、生产、销售全都顺畅无比;
  • 搞不好,那就是灾难现场——找不到货、下错单、库存爆表、财务对不上账,分分钟让人抓狂。

那么,物料编码到底该怎么做?

今天就跟你聊聊 10个必须掌握的基本原则,让你彻底搞懂物料编码的门道,避免踩坑,工作更顺心!

1. 物料编码要唯一,绝对不能重复

物料编码就像人的身份证号码,一个编码代表一个物料,必须保证唯一性,不能有重复,否则:

  • 采购用错物料,买了一堆不该买的东西;
  • 仓库收货混乱,同样的东西有不同的编码,不知道该入哪一个;
  • 生产领料时,找不到正确的材料,甚至用错导致产品报废。

如何保证唯一性?

  • 中心化管理——设立一个专门的编码规则,由PMC或ERP系统统一维护,谁都不能随意改。
  • 避免手动编号——建议使用ERP或MES系统自动生成编码,避免人为出错。

💡 案例: A公司以前让不同部门各自编号,导致同样的螺丝有5种不同的编码,采购、仓库、生产全乱套。后来他们改用ERP系统自动生成编码,并设立唯一性检查机制,直接解决了混乱问题。


2. 物料编码要简单清晰,能看懂

一个好的物料编码,应该让人一眼就能看出大致含义,而不是一堆让人完全看不懂的乱码。

比如:

134FJGFJ93LXX02

✅ :ABC-001(ABC代表类别,001是流水号)

如何做到简单清晰?

  • 采用分类+流水号方式,比如“材料-规格-流水号”
  • 尽量避免全数字编码,适当加入字母或分隔符,提高可读性

💡 案例: B公司原来用的是“543765198XYZ”,员工根本看不懂。后来改成了“ELEC-220V-001”(电气类-220V设备-流水号001),结果仓库领料速度提高了30%。


3. 物料编码要有分类层级

物料编码不能胡乱排,而应该按照类别-子类别-具体物料的方式分类,比如:

  • ELEC-001(电气类)
  • MECH-001(机械类)
  • PACK-001(包装类)

这样:

  • 采购一看编码前缀,就知道是什么类型的物料;
  • 仓库可以按照类别摆放,提高存取效率;
  • 生产排产时,可以快速查找需要的材料。

如何分类?

  • 先确定大类(如电子、机械、五金)
  • 再细分子类(如电阻、电容、变压器)
  • 最后加上流水号,形成唯一编码

💡 案例: C公司采用“类别+规格+流水号”编码,比如:

  • ELEC-RES-001(电子类-电阻-001)
  • ELEC-CAP-002(电子类-电容-002) 这样,所有电子物料的编码一目了然,查找效率提高50%。

4. 物料编码要有足够的扩展性

如果你的编码规则设计不合理,可能用不了两年就要推翻重做,比如:

  • 代码位数不够,新物料编号塞不进去;
  • 类别太死板,新产品不知道该放哪里。

如何保证扩展性?

编码长度要预留一定的空间,避免用完

类别设计要有弹性,留出扩展类别的可能性

流水号尽量从001开始,避免后续无法追加

💡 案例: D公司原本物料编码是“AAA-001~999”,结果两年后编号用完,后来改成“AAA-00001”,确保10年都不用改。


5. 物料编码要避免重复编号

公司里的物料编码一旦重复,就会出大问题

  • 采购可能下错单,买到不需要的东西;
  • 仓库不知道该放哪里,导致库存混乱;
  • 生产领错料,影响产品质量。

如何避免重复?

  • 建立唯一性检查机制,编码只能由系统生成
  • 定期清理历史编号,避免废弃物料继续使用

💡 案例: E公司以前用Excel手动管理编码,导致“ABC-001”被用两次,结果仓库数据混乱。后来改用ERP系统,强制所有新编码自动生成,避免重复


6. 物料编码尽量避免使用特殊字符

有些人喜欢在编码里加“/”或者“#”等特殊字符,比如: ❌ ABC/123XYZ#456

但这些特殊字符在不同的软件系统里可能会报错,比如:

  • ERP、MES、WMS等系统有的支持“/”,有的不支持;
  • Excel导出数据时,可能会自动去掉这些符号,导致编码错误。

如何避免?

  • 尽量只用字母+数字,必要时用“-”或“\_”分隔
  • 测试编码在不同系统中的兼容性

7. 物料编码要考虑多部门协作

物料编码不仅是PMC在用,采购、仓库、生产、财务、IT、销售都需要用:

  • 采购要根据编码下单;
  • 仓库要根据编码入库、出库;
  • 生产要根据编码领料;
  • 财务要根据编码核算成本。

如果编码规则不同部门各自为政,那就等着天天对不上数据、加班整理吧!

如何解决?

  • 制定全公司统一的物料编码标准,让所有部门都按同一套规则执行
  • 编码系统要兼容采购、库存、生产、财务等不同环节

8. 物料编码要有生命周期管理

一个物料可能会被淘汰,但如果编码管理混乱,就会出现:

  • 废弃物料的编码还在使用,采购可能会误下单;
  • 同样的物料换了新编码,导致库存数据分裂。

如何管理?

  • 设定物料的“生效-停用”机制,旧编码不能再采购或领料
  • 定期清理过时的编码,确保数据库干净整洁

9. 物料编码不能和实际描述冲突

有些公司编码直接带着物料信息,比如“ABC-20CM-001”,但如果这个物料后来改成30CM了,编码就和实际情况对不上了。

解决方案:

  • 编码不要包含容易变更的参数(如尺寸、颜色)
  • 变更物料时,新旧编码要有清晰的替换关系


10. 物料编码必须在系统里自动生成

手动管理物料编码是灾难,用ERP或数据库自动生成才是王道。

  • 系统自动生成唯一编码,避免人工出错
  • 编码格式自动化,减少手工维护的工作量

如何在ERP系统里做好物料编码?

1. 制定物料编码规则

在ERP上线之前,一定要先制定物料编码规则,这样才能确保编码的一致性。

几个关键点

  • 确保唯一性:每个物料的编码都不能重复,否则系统无法区分。
  • 长度适中:编码不要太长,也不要太短,一般8-15位比较合理。
  • 层级清晰:比如先定义物料类别,再细分属性,最后加上流水号。
  • 考虑扩展性:企业产品会增加,编码规则要能适应未来发展。
  • 避免手工干预:尽量让ERP系统自动生成编码,减少人为录入错误。

ERP如何实现

  • 系统自动编号——在ERP系统中设定自动编号规则,防止人工重复输入错误。
  • 唯一性检查——ERP系统可设定物料编码唯一性验证,避免重复编码。
  • 编码规则模板——在ERP中定义标准编码格式,例如“类别-规格-流水号”。

2. 让ERP系统自动生成编码

ERP系统可以自动生成编码,确保编码符合标准,并减少人为干预:

  1. 设定自动编码规则: 选择编码方式,如“类别+子类别+流水号”。 设定流水号起始值,如从001开始。 设定编号长度,避免过短或过长。
  2. 与BOM(物料清单)集成: 物料编码自动关联BOM,确保生产、采购、仓储数据一致。

比如在ERP里设定:

  • 物料类别(RM-原材料,SF-半成品,FG-成品)
  • 属性(材质、规格、型号等)
  • 流水号(确保每个物料编码唯一)

这样,新增物料时,系统能按照规则自动生成编码,比如:

复制编辑

RM-SS304-5MM-10001

这个编码就表示:

  • RM:原材料
  • SS304:不锈钢材质
  • 5MM:规格
  • 10001:流水号

3. 物料数据要定期清理

物料编码不能无限增长,需要设定生命周期管理

  1. 启用“启用/停用”状态: 物料编码创建后默认为“启用”状态。 物料停用后,调整为“停用”,防止采购和生产继续使用。
  2. 设定“过时物料”清理机制: 定期检查库存,识别长期未使用的物料编码。 12个月未使用的编码自动归入“停用”状态
  3. 版本控制: 物料升级时,新旧编码应有替代关系,如: “ELEC-220V-001”停用,替代编码“ELEC-230V-002”。

4. 物料编码要跟业务流程打通

物料编码不仅仅是仓库的事,它涉及到采购、生产、销售、财务等各个环节。

物料编码需要与ERP系统各模块联动

  1. BOM管理:物料编码与BOM挂钩,确保产品结构清晰可追溯。
  2. 采购管理:供应商按物料编码提供报价,采购订单(PO)自动调用编码,减少错误。
  3. 库存管理:物料编码关联库存数据,准确反映库存情况。
  4. 财务成本核算:物料成本归类到不同科目,确保财务数据准确。
  5. 供应链协同:供应商、工厂、仓库共享统一的物料编码,提高协作效率。

怎么做?

  • 采购下单时,必须用标准物料编码,避免采购员随意填名称导致混乱。
  • 生产部门根据物料编码领料,确保生产计划准确执行。
  • 财务结算时,用物料编码匹配采购订单,避免错账。

只有让编码贯穿整个业务流程,才能真正发挥ERP的作用。

总结:

用ERP做好物料编码的关键

  1. 制定规范的编码规则,确保唯一性、层级清晰、长度适中。
  2. 用ERP系统自动生成编码,减少人为干预,避免错误。
  3. 定期清理物料数据,合并重复编码,淘汰过时编码,优化规则。
  4. 让编码贯穿业务流程,确保采购、生产、库存、财务各环节协同管理。

总之,物料编码虽然是个小细节,但它是ERP系统高效运行的基石。编码做好了,库存管理更精准,采购下单更顺畅,财务核算更清晰,整个企业的运营都会更高效!



保卫大狮兄
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