如何挑选共享文档管理工具？10款热门工具推荐

本文主要介绍了以下10款共享文档管理工具：1.PingCode；2.亿方云；3.Worktile；4.有道云笔记；5.Notion；6.Box；7.金山文档；8.语雀；9.Dropbox；10.Google Workspace。

在数字化办公日益普及的今天，企业和团队对共享文档管理工具的需求不断增长。共享文档管理工具不仅能够帮助团队更高效地协作，还能有效提高文档的安全性与管理效率。无论是小型企业还是大型跨国公司，选择一款合适的文档管理工具，已经成为提升工作效率和优化团队协作的关键。

本篇文章将为您推荐10款最受欢迎且功能强大的共享文档管理工具，帮助您在海量选择中找到最适合自己企业需求的工具。无论您关注的是文件存储、版本控制、协作功能，还是安全性，这些工具都能满足您的需求。

一、共享文档管理工具的基本功能是什么？

共享文档管理工具是企业数字化转型的关键组成部分，旨在提升文档管理效率和团队协作能力。其核心功能包括：

• 集成与兼容性：与其他办公软件和平台的无缝集成，提升工作流程的连贯性。
• 文档存储与同步：集中存储各类文档，支持多设备同步，确保团队成员随时访问最新版本的文件。
• 多人实时协作：支持多人同时在线编辑文档，实时同步修改，提升团队协作效率。
• 版本控制与历史记录：自动保存文档的历史版本，便于追溯和恢复，防止数据丢失。
• 权限管理与安全控制：细化权限设置，确保文档的安全性和合规性。

二、10款共享文档管理工具推荐

1.PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，能满足你几乎所有文档、知识管理场景的诉求，以及私有部署、国产化等安全合规诉求。

PingCode的知识管理工具是一款专注于企业知识全生命周期管理的解决方案，旨在通过结构化沉淀、高效协同与安全管控，帮助团队构建智能化的知识体系。

PingCode 核心功能模块可以分为以下方面：

知识创作：提供多级知识空间，支持组织、团队、个人多级知识空间的分级管理，适配不同业务场景，并支持其他文档系统数据（如 Confluence 等）一键迁移。提供专业编辑器，支持插入图片、表格、代码块、Markdown、页面关联等组件，满足多样化内容创作需求。支持多人同时在线编辑，内容实时保存与同步，支持@同事、评论、表情互动等功能。
知识共享：多端同步，PC端与移动端实时同步，随时随地访问知识库。对外发布，可在线制作帮助手册、FAQ等，并发布至企业对外网站，搭建客户支持窗口。灵活共享，支持按组织或个人共享知识页面或空间，权限可控，避免信息泄露。
知识沉淀：构建结构化体系，通过“知识空间+页面”的层级化架构，清晰整理知识内容。提供丰富的文档模板，支持自定义模板，帮助团队快速套用框架，保持专业性与规范性。
安全管控：精细化权限：可设置空间或页面的编辑、阅读、共享权限，保护敏感内容。版本管理：历史版本回溯与对比功能，防止误删或内容丢失；企业级安全：通过 ISO27001、ISO9001 等认证，支持数据加密、审计日志、安全水印等，保障知识资产安全。

除此以外，PingCode 是一款特别适合研发团队使用的知识库，因为 PingCode 的知识管理工具并非孤立系统，而是与研发全流程无缝衔接，比如能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。

对比其他产品，该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；【官方地址：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2.亿方云

亿方云是360公司推出的一款企业级文件共享和协作管理平台，艾媒咨询报告显示：360亿方云一度登上国企业云盘第一梯队榜首。企业用户数量达65万+，其中包括浙江大学、碧桂园、长安汽车、吉利集团、晶科能源、金圆集团等数万人规模的超大型客户，具有极强大产品能力和稳定性。

作为打造十多年的企业网盘产品，360亿方云支持大文件存储管理、版本管理和协作、多格式预览、全文检索、文件评论、安全管控等功能，能够满足企业在文件管理和团队协作中的多样化需求。此外，亿方云还支持与其他工作应用和系统的集成，提升企业数字化管理的便利性。

在安全方面，亿方云通过了ISO 20000, 27001，公安部三级等保、CSA权威认证，实现本地碎片化存储、三重备份与容灾。

对比其他产品，其优势在于，超大容量存储和大文件快速传输能力，全球加速节点支持。多设备访问和精细化权限管控。采用行业级别的二次AES CTR 256算法流式分块加密，保障文件安全。完善的日志监控系统和网银级数据安全保障系统，确保企业数据和操作轨迹的安全。【官网：https://bit.ly/3BiVGaB】

3.Worktile

Worktile 是项目管理与文件共享整合平台。所以除了文件共享功能外，Worktile 还具备任务管理、项目跟踪、数据统计和报表、实时协作工具、OKR 目标管理等功能，适合项目驱动的团队。

网盘作为 Worktile 重要的一个功能，能够搭建知识库让企业的资料文件管理井井有条，企业内文件实时共享，随时可与企业成员共享、讨论文件，并且无限存储空间，上传下载不限速。Worktile 网盘通过团队协作和强大的存储功能，更好的实现了企业的文件管理。

Worktile网盘的功能强大，不仅实现了团队内部的文件在线协作问题，还解决了文件内部的存储问题，真正实现了企业的文件关系需求。

Worktile 是国内市场占有率非常高、非常知名的项目管理软件之一。百度、小米、中粮集团等都有团队在使用。且支持私有部署、买断、云版本，能够很好的适配国产化。【官网：https://sc.pingcode.com/egxzn】

4.有道云笔记

作为网易旗下的老牌云笔记工具，有道云笔记在国内办公和学习场景中一直保持着不错的用户基础。它主打多端同步、团队协作和知识管理，支持文档、表格、PPT、图片等多种文件格式的在线编辑与存储，尤其适合需要频繁跨设备办公的用户。2025年的最新版本还强化了AI优化功能，比如自动矫正白板照片、智能OCR文字识别，以及三备份存储技术，确保数据安全不丢失。

相比国外同类产品，有道云笔记在中文生态适配上做得不错，比如深度整合微信收藏、支持Markdown写作，并提供企业级权限管理，方便团队协作。不过，它的功能设计更偏向实用主义，界面虽然不算极致简洁，但胜在功能齐全，适合需要稳定存储和基础协作需求的用户。如果你是轻度笔记用户，它的免费版已经够用；而企业或高频使用者，则可以考虑会员解锁更多高级功能。

总的来说，有道云笔记是一款稳扎稳打的国产云笔记工具，没有太多花哨的创新，但在文件管理、团队协作和跨平台同步上表现可靠，适合追求稳定性的个人和团队使用。

5.Notion

Notion 是一款近几年在个人和团队中广受欢迎的综合性知识管理和协作工具。它集笔记、任务管理、数据库、日历等功能于一体，通过高度的自定义选项，用户可以根据需求轻松创建页面、模板、表格等内容，从而在一个平台上处理各种工作内容。无论是用于个人项目管理，还是团队协作，Notion 都能提供灵活的布局和强大的整合能力，尤其适合需要集中管理多种信息和文档的用户。

然而，尽管 Notion 提供了极大的自由度和灵活性，某些用户可能会觉得它的功能有些繁琐，尤其是在初次使用时，学习曲线相对较陡。Notion 的界面设计简洁直观，但也因为高度自定义的特性，一些高级功能和模板的配置可能需要花费更多时间去探索和调整。此外，虽然 Notion 在国内的用户群体日益增长，但其服务器位于海外，对于部分用户而言，访问速度可能会受到影响。

总体而言，Notion 是一款功能丰富且高度自定义的工具，非常适合那些需要一个灵活平台来管理工作和知识的用户。对于习惯于结构化工作流程的人来说，它提供了几乎无限的可能性，而对于新手或不喜欢过多配置的用户，可能需要一段时间来适应。

6.Box

Box是一款广受欢迎的企业级云存储与文档管理工具，专为团队协作和文档共享设计。它提供了强大的文件存储、访问控制和协作功能，特别适合那些需要高安全性和合规性的企业用户。Box支持文档版本控制、文件预览、任务分配以及实时协作等功能，帮助团队提升工作效率，避免传统文档管理方式中可能出现的混乱。

然而，尽管Box在功能上非常全面，但其定价模式可能对一些小型企业来说稍显昂贵。特别是在企业级功能的使用上，Box提供的存储空间和功能往往需要购买更高阶的套餐。此外，Box的界面设计相对简洁，虽然能满足大多数用户的需求，但在一些小细节的优化上可能未必达到极致。对于某些习惯了更直观操作体验的用户来说，Box的上手过程可能稍有挑战。

总体来说，Box是一款功能强大且安全性高的企业文档管理工具，尤其适合需要跨团队协作和严格文档控制的公司。虽然它的价格可能不适合所有规模的企业，但对于大企业或数据安全要求较高的行业来说，Box无疑是一个值得投资的工具。

7.金山文档

金山文档是金山软件推出的一款云端文档协作工具，广泛应用于团队协作和文档管理。凭借其强大的在线文档编辑、实时协作和版本控制功能，金山文档成为了企业和团队高效管理文档的得力助手。用户可以通过浏览器、手机端等多平台随时随地进行文档编辑和共享，特别适合需要跨区域、跨设备协作的团队。

这款工具的界面简洁直观，操作非常友好，基本上没有学习曲线，即使是非技术背景的用户也能轻松上手。此外，金山文档支持多种文件格式，且与其他金山办公软件如WPS Office完美兼容，确保了企业在日常工作中无缝衔接不同类型的文档需求。总的来说，金山文档是一款功能全面、稳定且易于使用的文档管理工具，特别适合国内团队使用，能够大幅提升团队协作效率和文档管理的便利性。

8.语雀

语雀是一款非常受欢迎的企业级文档管理与协作工具，特别适合团队内部的知识分享与协作。它不仅支持文档的实时编辑和多人协作，还提供了极为方便的知识库管理功能。无论是公司内部的技术文档、项目计划，还是各种会议记录，语雀都能提供一个结构化且高效的管理平台。

语雀的最大亮点在于其丰富的模板库和灵活的内容组织方式。你可以根据不同的团队需求，自由创建和组织文档，不同类型的文档之间可以轻松链接和共享，极大提高了工作效率。此外，语雀还具备强大的搜索功能，能够迅速找到需要的资料，大大减少了时间的浪费。

总的来说，语雀是一款面向团队知识管理与协作的工具，功能丰富且灵活，适合各种规模的企业使用。其简单易用的界面和强大的文档管理能力，使得团队在日常工作中可以更加高效地沟通与协作。对于那些追求高效协作和知识管理的团队来说，语雀无疑是一个非常值得尝试的工具。

9.Dropbox

Dropbox 是一款广受欢迎的云存储服务，以其高效的文件同步和共享功能著称。无论是在个人使用还是团队协作中，Dropbox 都能提供便捷的文件管理体验。

Dropbox 提供了强大的文件同步功能，用户可以在不同设备间无缝访问和编辑文件。此外，Dropbox 还支持与多种第三方应用的集成，如 Microsoft Office、Zoom 等，进一步提升了工作效率。

然而，Dropbox 的免费存储空间相对较小，仅为 2GB，且免费用户只能在三台设备上使用，这在某些情况下可能会限制用户的使用体验。此外，Dropbox 的定价相对较高，可能不适合预算有限的用户。

总体而言，Dropbox 是一款功能强大的云存储服务，适合需要高效文件管理和团队协作的用户。尽管存在一些限制，但其丰富的功能和稳定的性能仍然使其成为许多用户的首选。

10.Google Workspace

作为一款由Google推出的企业级办公套件，Google Workspace（前身为G Suite）已经成为全球数百万企业的首选工具。它整合了Gmail、Google Drive、Google Docs、Google Meet等一系列功能，旨在提升团队的协作效率和工作生产力。其最大的优势是基于云端的工作方式，用户可以随时随地访问文档、表格、演示文稿，并与同事进行实时协作，极大地提高了远程办公和跨地域团队的工作效率。

然而，Google Workspace也有一些不容忽视的挑战。首先，尽管大多数功能都已高度集成，但对于不熟悉Google生态系统的企业来说，初期的学习曲线可能略显陡峭。尤其是对于那些依赖于传统办公软件（如Microsoft Office）的团队，转型到Google Workspace可能需要一些适应。其次，Google Workspace的付费版功能强大，但对于小型企业或个人用户来说，价格可能会稍显偏高，尤其是在没有完全利用其强大功能的情况下。

总的来说，Google Workspace凭借其强大的集成功能、便捷的协作工具以及无缝的云端体验，特别适合中小型企业及跨地区团队使用。如果你的团队重视高效协作和灵活办公，这款工具无疑是一个极佳的选择，但对于预算有限或偏好传统软件的企业，可能需要考虑更多的成本效益因素。

三、为什么企业需要使用共享文档管理工具？

在信息化时代，企业面临着海量文档的管理挑战。共享文档管理工具的引入，带来了以下优势：

提升工作效率：集中管理文档，减少信息查找时间，提升工作效率。

加强团队协作：多人实时编辑和评论功能，促进团队成员之间的有效沟通和协作。

确保数据安全：权限控制和版本管理功能，降低数据泄露和丢失的风险。

支持远程办公：云端存储和访问，支持远程办公和异地团队协作。

符合合规要求：满足行业法规和标准，确保企业运营的合规性。

四、共享文档管理工具如何提升团队协作效率？

共享文档管理工具通过以下方式，显著提升团队协作效率：

实时协作：团队成员可以同时在线编辑文档，实时查看修改内容，避免了传统方式中版本混乱的问题。

任务分配与追踪：集成任务管理功能，明确分配责任人和截止日期，确保任务按时完成。

信息共享与沟通：文档内嵌评论和讨论功能，促进团队成员之间的信息共享和沟通。

统一文档管理：集中存储和管理文档，避免了信息孤岛现象，提升信息的可访问性和可追溯性。

自动化工作流：支持自定义工作流，自动化审批和流程，减少人工操作，提高效率。

五、选择共享文档管理工具时应该考虑哪些因素？

在选择适合的共享文档管理工具时，企业应综合考虑以下因素：

功能需求：根据企业的具体需求，选择具备相应功能的工具，如文档编辑、权限管理、版本控制等。

用户体验：界面友好、操作简便的工具，能够提高员工的使用积极性和效率。

安全性：具备数据加密、权限控制、备份恢复等安全措施，确保文档的安全性。

兼容性：与现有的办公软件和系统的兼容性，避免因系统不兼容导致的工作中断。

成本效益：考虑工具的采购成本、维护成本和培训成本，选择性价比高的工具。

六、如何保障共享文档管理工具中的文件安全？

文件安全是企业在使用共享文档管理工具时必须关注的重点。以下措施有助于保障文件安全：

权限控制：根据员工的角色和职责，设置不同的访问权限，确保敏感信息的安全。

数据加密：对存储和传输中的数据进行加密，防止数据被窃取或篡改。

备份与恢复：定期备份文档数据，确保在发生故障时能够快速恢复。

审计与监控：对文档的访问和操作进行审计和监控，及时发现和处理异常行为。

员工培训：定期对员工进行安全意识培训，提高其对文件安全的重视和防范能力。

总结

通过本篇文章的介绍，您已经了解了10款主流的共享文档管理工具，它们各具特色，能够根据企业不同的需求提供定制化的服务。从简单易用的工具到功能全面的企业级解决方案，每一款工具都有其独特的优势。选择合适的共享文档管理工具，不仅能提升团队的工作效率，还能保障文件的安全性和可管理性。

希望通过这篇文章，您能够更清晰地了解各款工具的功能，做出明智的选择。如果您仍然不确定哪款工具最适合您的团队，不妨根据实际需求进行试用，亲自体验它们的优势。无论是提升文档协作效率，还是增强文件管理安全，找到最适合的工具是企业成功的关键一步。

常见问答(FAQ)

1. 什么是共享文档管理工具？

共享文档管理工具是一种帮助团队或企业进行文档存储、编辑、共享和协作的在线工具。它通常支持文件的实时编辑、多方协作、版本控制、权限设置等功能，帮助企业提高文档管理的效率和安全性。

2. 共享文档管理工具与普通文档存储有什么不同？

普通文档存储工具通常只是用于存储和访问文件，而共享文档管理工具则提供更多的协作功能，如多用户同时编辑、文件版本控制、文档共享、任务分配等，能够显著提升团队的工作效率和文档安全性。

3. 共享文档管理工具能否支持离线访问？

许多共享文档管理工具支持离线模式，用户可以在没有网络连接的情况下查看和编辑文档。等到重新连接网络时，工具会自动同步离线期间的更改内容。不过，这一功能的支持程度因工具而异，具体功能可以根据工具的设置和说明来确认。

4. 企业选择共享文档管理工具的最大优势是什么？

企业选择共享文档管理工具的最大优势是能显著提高团队协作效率。通过实时共享文档、多人在线编辑、任务分配和进度追踪，团队成员能够更高效地协作，减少信息孤岛现象，避免了重复劳动和文档丢失的风险。

5. 共享文档管理工具支持哪些文件类型？

大部分共享文档管理工具支持常见的文档格式，如Word、Excel、PPT、PDF等。某些工具还可能支持其他格式，如图片文件、音视频文件、CAD图纸等。具体支持的格式可以根据不同的工具进行查阅。